Créer un contact
Comment y accéder:
- Accédez à l'application Facturation
- Cliquez sur le bouton "+" en haut de la page
- Sélectionnez l'option "Contact"
1) Ajouter les zones de base
Nom: Nom de l'entreprise ou de l'individu
Nom commercial: Ajoutez le nom commercial du contact, ce champ est facultatif.
Type de contact: Selon le type de contact que vous choisissez, un compte différent vous sera attribué.
ID: Dans cette section, indiquez l'ID du contact (il peut s'agir d'un nombre ou d'une série de chiffres et de lettres, cela dépend de l'ID que vous avez pour le contact. Un ID dans ce cas est un moyen d'identifier le contact).
Adresse: Ajoutez l'adresse de votre contact, nous vous recommandons d'inclure l'adresse fiscale car c'est celle qui apparaîtra dans tous les documents.
Ville: Ajouter la ville des contacts
Province: Ajoutez les coordonnées des personnes-ressources de la province ici
Code postal: Filtrez sur la zone où se trouve le contact.
Pays: Ajoutez le pays d'origine du client, selon le pays, vous pouvez choisir la langue dans laquelle vous voulez envoyer tous les documents par défaut.
Courriel: Entrez l'adresse e-mail du contact, c'est l'adresse e-mail que Holded utilisera pour envoyer les documents à
Téléphone: Entrez le numéro de contact du client.
Mobile: Ajouter un numéro de portable.
Site Web: Entrez une adresse Web pour la visiter quand vous le souhaitez.
Tags: Inclut des balises qui seront automatiquement incorporées lorsque vous créez un document en sélectionnant le contact.
Autocomplet: Les champs de la facture seront remplis automatiquement dans l'ordre de priorité suivant :
1) Préférences du contact
2) Préférences du produit
3) Préférences de l'entreprise
Par exemple, lors de l'ajout d'un contact à la facture, la date d'expiration sera indiquée, le formulaire de paiement, la numérotation des lignes, les taxes, le canal de vente, les rabais, le taux, les étiquettes, la devise, etc. attribués automatiquement à ce contact.
Quelles sont les implications du choix du type de contact ?
Selon le type de contact que vous choisissez, un compte comptable ou un autre compte sera créé.
- Non spécifié : Cette option assignera au contact un compte de groupe 44-DEBITEURS DIVERS avec la création du premier document.
- Client : Avec ce type de contact, 43 comptes CLIENTS sont créés.
- Prestataire : Ces contacts appartiennent au groupe 40-PROVIDERS compte comptable.
- Du plomb : Ce type de contact est utilisé pour les clients qui se sont inscrits à partir de l'APP CRM, ce sont des clients potentiels qui deviennent des clients fixes.
- Débiteur : Ce type de contact créera un compte pour le groupe 44-DEBTOR avec le premier document.
- Créancier : Si vous choisissez ce type de contact, vous créerez des comptes pour le groupe 43-CLIENTS.
2) Remplissez les informations bancaires
- IBAN : Indique l'IBAN du client, c'est essentiel pour pouvoir créer des transferts de fonds Holded.
- SWIFT : Ajoutez le code de sécurité du client pour pouvoir identifier la banque réceptrice lors d'un virement. S'il s'agit d'une personne-ressource nationale, il n'est pas nécessaire d'inclure cette information.
Réf. Mandat : Il s'agit de l'identifiant du créancier et doit être fourni par le contact.
Date du mandat:Correspond à la date de début du mandat avec le contact. Il expire au moment où 36 mois se sont écoulés depuis le dernier paiement.
Il est très important d'inclure correctement les informations bancaires afin de générer des remises et des remises de paiement avec le contact.
3) Définir les préférences
- Langue: Indique la langue du contact, gardez à l'esprit que Holded créera automatiquement les documents dans la langue de votre choix.
- Monnaie: Ajoutez la devise que vous voulez utiliser avec ce contact
- Compte de ventes: Indiquez un canal de vente en fonction du type d'activité que nous aurons avec le contact. Ces comptes apparaîtront dans la section Ventes> (Canaux de vente) .
- Compte d'achat: Ajouter un canal de vente si le contact est un fournisseur. Le compte que nous incluons est automatiquement ajouté aux documents et apparaîtra dans la section Achats > (Comptes de dépenses).
- Référence: Inclure la référence interne (si vous en avez une) du contact. Il sert à identifier un contact spécifique.
- Groupe de contact: Vous avez déjà appris à créer des groupes de contacts dans Académie> Facturation> Contacts> (Découvrez toutes les informations que vous offre votre liste de contacts) . De là, vous pouvez inclure le groupe créé .
- Mode de paiement: Choisissez le mode de paiement avec lequel le contact paiera vos factures, au moment où vous avez l'option "Paiement comptant" ou "Virement bancaire" .
- Expiration: Choisissez une date d'expiration par défaut qui apparaîtra automatiquement lorsque vous créerez une facture pour le contact.
- Remise: Si vous avez accepté une remise, vous pouvez l'ajouter dans ce champ pour qu'elle apparaisse automatiquement lors de la création d'un document pour ce contact.
- Taux: Ces tarifs sont inclus dans les produits, ce sont des prix spéciaux que vous pouvez attribuer au contact de votre choix.
- Afficher le nom de l'entreprise sur les factures: Cochez cette case si vous voulez que le nom de l'entreprise que vous avez précédemment inclus dans les factures que vous enverrez au client apparaisse.
- Montrer le pays: Ici, vous pouvez inclure le pays de chaque client dans le document.
Quelle est la date d'échéance? La date d'échéance est la date limite pour l'encaissement d'un paiement. Elle est généralement fixée à une date fixe (11 mars 2020) ou en nombre de jours 30.60.90.
4) Affecter l'information comptable
- Taxe de vente: Inclut une taxe par défaut qui apparaîtra automatiquement dans le document.
- Taxe d'achat: Ajoutez une taxe par défaut qui apparaîtra dans les documents d'achat du contact.
- Compte client: Cette zone n'a pas besoin d'être renseignée à moins que vous ne souhaitiez affecter une gouttière comptable spécifique. Holded créera un nouveau compte lorsque vous créerez une facture de vente avec ce contact.
- Compte fournisseur: Cette zone n'a pas besoin d'être renseignée à moins que vous ne souhaitiez affecter une gouttière comptable spécifique. Holded créera un nouveau compte lorsque vous créerez une facture d'achat avec ce contact.
- Le compte de ventes ou d'achats ne sera ajouté que si nous indiquons qu'il s'agit d'un "Client" (compte de ventes) ou d'un fournisseur (compte d'achats) en type de contact. Il est inclus lors de la création du premier document suivant la numérotation corrélative.
- VOUS POUVEZ AJOUTER UN COMPTE CLIENT ET UN AUTRE COMPTE FOURNISSEUR SI LE CONTACT NOUS VEND ET ACHÈTE EN MÊME TEMPS.
Type d'opération
Dans cette section, nous devons inclure le taux d'imposition que nous voulons ajouter au contact :
- Général : Cela prendra l'impôt que vous avez inclus dans la section des préférences.
- TVA intracommunautaire : Pour les contacts situés dans l'Union européenne avec lesquels vous appliquez le type de TVA communautaire.
- Importation / Exportation : Pour les contacts situés en dehors de l'Union européenne.
- Non soumis : les opérations effectuées avec ce contact ne sont pas soumises à la TVA.
- Supplément d'équivalence : Si vous ajoutez cette option, les suppléments suivants seront inclus : - 1,4% si la TVA est de 10%. - 5,2% si la TVA est de 21%. - 0,5% si la TVA est de 4%.
- Exonéré : Si vous choisissez ce taux d'imposition, l'opération d'achat ou de vente avec le contact sera exonérée de la TVA.
5) Sélectionner les lignes de numérotation
Comment y accéder:
1. Contacts d'accès
2. Cliquez sur une ligne pour sélectionner un contact
3. Cliquez sur le bouton "Modifier
4. Accédez à la section "Numérotation des lignes".
Dans cette section, vous pouvez sélectionner une ligne de numérotation pour chaque type de document.
Cette numérotation sera corrélative, si vous supprimez un document du contact après l'avoir enregistré, vous devrez corriger la numérotation dans cette section, pour éviter de sauter des informations. Cela vous permettra d'avoir des informations précises et à jour.
Numérotation des lignes par contact: Cette option peut être utile dans le cas où, par exemple, vous avez deux types d'entreprise et qu'il y a des clients pour lesquels les factures ont une numérotation de ligne différente de celle de l'entreprise générale.
Vous pouvez affecter une ligne de numérotation précédemment créée (point 2) à tout type de document :
Factures (vente), Billets de vente, Devis, Proformas, Bons de commande, Commandes, Commandes d'achat, Achats, Achats rectificatifs, Factures de vente rectificatives, Factures simples de rectification.
Paramètres des contacts : Les modifications que vous apportez dans cette section s'appliquent à tous les nouveaux documents de ce type que vous générez. La numérotation ligne par contact prévaudra sur celle attribuée dans Configuration > Documents.
Vous pouvez maintenant créer n'importe quel type de contact et le configurer en fonction des caractéristiques que vous possédez!