Dans l'article qui suit, nous expliquons les astuces et options suivantes :

• Joindre des fichiers à votre proforma
• Dupliquer une proforma
• Rédigez des notes et des messages sur votre proforma
• Vérifiez l'historique de montage de votre proforma
• Exportez votre liste de proforma
• Convertir une facture pro forma en un autre document
• Regrouper les concepts dans un proforma

1) Joindre des fichiers à votre pro forma

Joindre des fichiers dans le courriel : Lorsque vous joignez un fichier au formulaire, il est envoyé avec le PDF du formulaire lorsque vous envoyez le formulaire par courrier électronique. (Activez cette option dans Paramètres>Envoi de courriels).

Types de fichiers acceptés : vous pouvez joindre des fichiers de type PDF,JPG,PNG, XLS,XLSX, ZIP, CSV, GIF avec une limite de volume maximale.

2) Dupliquer une proforma

Dupliquer la proforma : Gagnez du temps en dupliquant les pro formas ! Si vous cliquez sur le menu déroulant à droite de chaque ligne du pro forma, vous aurez la possibilité de le dupliquer. Un nouveau formulaire sera généré avec les mêmes informations mais un nouveau numéro de formulaire.

• Dupliquer : un nouveau formulaire sera créé en mode édition avec les mêmes informations mais avec un numéro de formulaire différent.

3) Rédigez des notes et des messages sur votre proforma

Communiquez avec votre client par messages : chaque fois que vous écrivez un message dans le pro forma, le client reçoit un courriel avec les informations et un lien pour vous répondre depuis son portail client.

• Message : Avec Holded, vous pourrez écrire des commentaires sur les proforma que vous avez créés précédemment et ils seront visibles par le client
• Notes : vous pouvez rédiger des notes qui ne seront vues que par les utilisateurs de votre compte d'entreprise

Notes en jaune : pour les différences entre les messages et les notes, vous verrez que les notes apparaissent en jaune et les messages en blanc.

4) Vérifiez qui modifie votre proforma

Vérifier qui a modifié le formulaire : en vous connectant, vous pouvez vérifier l'utilisateur et la date à laquelle le formulaire a été modifié.

• Edité par : le nom de l'utilisateur qui a créé ou modifié la proforma apparaîtra.
• Date : la date et l'heure de création ou de modification de la proforma apparaissent.

Date et heure : vous pouvez vérifier la date et l'heure auxquelles un document a été édité pour savoir qui a apporté des modifications au pro forma et quand.

5) Exportez votre proforma

Astuce : Filtrez par segment en attente + en retard et exportez votre proforma en attente pour garder une trace des proforma non collectés.

• L'importation : Téléchargez le modèle pour importer la liste des pro forma de vente
• Excel : Téléchargez la liste en excel en gardant les filtres et les dates sélectionnés
• PDF : Téléchargez la liste PDF en conservant les filtres et les dates sélectionnés

6) Convertir une pro forma en un autre document

Conseil : cette fonction vous permettra de créer de nouveaux documents avec les mêmes informations que le pro forma créé afin de ne pas avoir à le faire "manuellement".

• Facture : lors de la conversion en facture, l'écriture comptable sera enregistrée en comptabilité.
• Ticket de vente : lors de la conversion en ticket de vente, l'écriture comptable sera enregistrée dans les comptes.
• Bordereau de livraison : Lorsque vous convertirez les deux documents, ils seront liés et vous pourrez le vérifier dans la section droite du visualiseur PDF de "Origine".
• Commande de vente : Le bon de commande sera lié à la proforma
• Bon de commande : le bon de commande sera lié au pro forma.

7) Regrouper les concepts dans un proforma

Conseil : parfois, lors de la création d'une pro forma, nous voulons englober plusieurs lignes sous un seul concept ou nous voulons simplement ajouter une description pour les concepts indiqués en dessous de celui-ci.

1. Allez au concept et tapez *t* : en tapant *t*, les séparateurs de colonnes seront supprimés et vous pourrez écrire le concept correspondant.
2. Écrivez le concept correspondant que vous voulez inclure dans les lignes que vous ajouterez ci-dessous.
3. Ajoutez les lignes qui seront incluses dans ce concept : Cliquez sur ajouter une ligne et elle sera automatiquement incluse dans le concept. Si vous souhaitez ajouter un concept en dehors de ce regroupement, vous devez retaper *t* pour qu'il soit regroupé dans une autre section.
4. Cliquez sur "Save

Montants totaux : après avoir suivi ce processus et consulté le PDF, vous verrez que les lignes seront regroupées sous un même concept et que le montant total des lignes regroupées apparaîtra dans la colonne des totaux.

Ajoutez des lignes en dehors du groupement : Si vous souhaitez ajouter une ligne en dessous et en dehors du groupement, vous devez répéter le processus (écrire *t* sur la ligne et ajouter des lignes en dessous) afin qu'elle soit séparée du groupement précédent.

Maintenant vous savez tout sur les pro formas dans Holded !