E-mails envoyés: Une fois les formulaires envoyés, une enveloppe à droite de chaque ligne de la liste. L ' enveloppe grise informe que l'e-mail a été envoyé tandis que enveloppe bleue correspond à envoyé et lu par votre client

Dans la section proformas vous pouvez consulter la liste des proformas que vous avez créés ou importés précédemment.

1) Personnalisez votre liste proforma

Holded vous permet personnaliser la vue de votre liste proforma afin que seuls les champs qui vous intéressent apparaissent.

Les champs qui apparaîtront seront les suivants. Pour savoir comment les remplir correctement, consultez l'article "Créer un proforma":

• Date: correspond à la date d'émission du formulaire pro
• Num: Numéro de document du formulaire pro
• Client: Nom du contact enregistré dans Détenu
• Description: Le concept de première ligne du formulaire pro
• Tags: Ce sont des balises pour filtrer facilement les documents
• Canal: correspond au canal de vente , utilisé pour segmenter les ventes.
• F. Paiement: Méthode de paiement , est ajouté de manière informative dans le formulaire.
• Sous-total: il s'agit de l'assiette fiscale (montant x prix hors taxes )
• TVA: Montant total des taxes du formulaire pro
• Rétention: Quantité totale de rétention du formulaire
• Employés: Champ non disponible dans la liste proforma
• Éq. rec.: Supplément d'équivalence
• Total: Montant total du proforma , taxes incluses
• Facturé: Montant total facturé
• Facturé: Statut proforma (en attente ou facturé).

Une fois que vous avez activé les champs, chaque fois qu'un utilisateur du compte accède à la liste proforma, les champs activés apparaissent par défaut.

Remarque: Les champs en rouge n'apparaîtront pas dans la liste. Pour les activer, cliquez dessus et ils seront marqués en noir .

2) Filtrez vos documents

Enregistrer le segment: dans l'option "Ajouter des filtres" ajoutez plusieurs filtres et cliquez sur Enregistrer le segment pour que le filtre personnalisé apparaisse par défaut dans la liste déroulante Segments.

Avec ces 4 outils, vous pouvez filtrer dans la liste des formulaires pour trouver rapidement vos formulaires ou exporter la liste dont vous avez besoin.

• Recherche: Tapez un numéro proforma , montant ou mot qui apparaît dans la liste
• Calendrier: Sélectionnez la plage de dates de diffusion du formulaire. Les options rapides de Année en cours, Année précédente, Mois en cours, Mois précédent, Trimestres ou l'option de Personnalisé pour que vous puissiez choisir les dates exactes.
• Segments: filtrez rapidement par statut proforma Facturé, non facturé, facturé partiellement, brouillon.
• Ajouter un filtre: cliquez sur sélectionner un filtre pour afficher les options suivantes
• Statut: Facturé, En attente , Annulé
• Facturé: Oui, Non
• E-mail: e-mail avec le formulaire peut être Non envoyé , Envoyé , Lire
• Canal de vente: Filtrer par canaux de vente
• Sous-total: Égale, supérieur à, inférieur à et entrez le montant souhaité
• Numérotation des documents: Choisissez parmi les différents types de numérotation créés.
• paiement: choisissez entre les différents Modes de paiement créés

Une fois que vous avez utilisé l'option Ajouter un filtre et que vous souhaitez revenir à la liste complète, cliquez sur le bouton rouge "Réinitialiser" .

Statut proforma: En attente (montant Total 0% facturé ), Facturé (Montant total 10 0% facturé)

3) Modifiez vos formulaires

Formulaire en double: Gagnez du temps en dupliquant les formulaires! Si vous cliquez sur le menu déroulant à droite de chaque ligne du formulaire, vous verrez l'option de dupliquer. Un nouveau formulaire sera généré avec les mêmes informations mais un nouveau numéro de formulaire.

Vous voyez la liste des formulaires et vous souhaitez apporter des modifications? Pour ce faire, cliquez sur Modifier.

• Envoyer: Un nouvel onglet s'ouvrira pour que vous puissiez "Envoyer par e-mail"
• Téléchargement: Le PDF proforma sera téléchargé sur votre ordinateur dans la section "Téléchargements"
• Modifier: le formulaire s'ouvre avec les champs à modifier directement
• Dupliquer: Un nouveau formulaire sera créé en mode édition avec les mêmes informations mais avec un numéro de formulaire différent.
• Supprimer : le formulaire sera supprimé et n'apparaîtra pas dans la liste

4) Exportez vos formulaires

Astuce: Filtrer par segment En attente + partiellement et exporter vos formulaires en attente pour les suivre.

• Importer: téléchargez le modèle pour importer la liste proforma
• Excel: téléchargez la liste dans Excel conservant les filtres et les dates sélectionnés
• PDF: Téléchargez la liste en PDF en conservant les filtres et les dates sélectionnés

5) Effectuer des actions de masse

Dans la liste des formulaires, vous pouvez télécharger le PDF, envoyer, convertir et supprimer les formulaires de masse. De cette façon, vous éviterez d'avoir à faire le processus un par un.

• Canal de vente: Il vous permettra de changer le canal de vente de plusieurs proformas à la fois. Cela peut être utile si vous souhaitez effectuer une meilleure segmentation ou apporter des modifications car vous avez ajouté de nouveaux canaux de vente.
• État: tous les formulaires sélectionnés seront marqués comme facturés ou non facturés
• * Télécharger le PDF: tous les PDF des formulaires sélectionnés seront téléchargés
• Envoyer: formulaires de masse seront envoyés à l'e-mail attribué à chaque contact.
• Supprimer : le formulaire sera supprimé et n'apparaîtra pas dans la liste

* Téléchargez les PDF en masse: Dans le cas de "Télécharger PDF" le maximum autorisé sera de 50 proformas et un fichier sera généré en Format .ZIP pour télécharger rapidement sur votre ordinateur.

Maintenant que vous connaissez tous les détails du fonctionnement de la liste proforma, nous vous apprenons à remplir un proforma!