- Accéder aux paramètres
- Accédez à la section "Facturation"
- Cliquez sur Boîte de réception & Numériser
Une fois que vous savez comment ils fonctionnent, vous pouvez modifier les paramètres pour personnaliser les préférences de ces 2 sections.
1) Configurer les notifications de scan
- Accédez à Configuration > Facturation > Boîte de réception & Numériser
- Accédez à la section "Scan"
Activez les notifications dans le registre des tickets d'achat à l'aide de Smart Scan :
- Créer automatiquement un document à l'état de brouillon pour pouvoir le consulter
- Avertir lorsqu'un nouvel élément (ticket) a été ajouté
- Avertir lorsqu'un nouvel élément (ticket) a été traité
Qu'est-ce que le "Smart Scan"? C'est une machine à intelligence artificielle (OCR) qui scanne automatiquement vos tickets d'achat ou vos factures.
2) Attribuer les comptes comptables par défaut
Comment accéder à:
- Accédez à Configuration > Facturation > Boîte de réception & Numériser
- Accédez à la section "Comptes par défaut"
Sélectionnez un compte comptable par défaut pour chaque catégorie de dépenses, que Smart Scan détectera automatiquement:
- Voyage
- Nourriture
- Électronique
- Autre
Beta: Cette fonctionnalité est en cours de test "pour l'instant"!
3) Configurer le transfert direct des documents reçus dans la boîte de réception vers Smart Scan
Comment accéder à:
- Accédez à Configuration > Facturation > Boîte de réception & Numériser
- Accédez à la section "Autoscan"
- Cliquez sur le bouton "Ajouter"
documents reçus des e-mails que vous ajoutez dans cette liste seront automatiquement traités.
- Saisissez l'e-mail et cliquez sur "Entrée" pour ajouter un autre e-mail à la liste
Nous vous l'expliquons avec un exemple: Dans votre entreprise, vous avez plusieurs publicités qui envoient des tickets repas d'entreprise à la Boîte de réception réservée. Chaque fois que vous les recevez, vous devez cliquer sur envoyer à "Smart Scan" pour être compté. Cette fonctionnalité vous permet d'enregistrer cette dernière étape car chaque fois qu'un e-mail est reçu de votre publicité, les fichiers joints seront "envoyés" directement à Smart Scan pour numérisation.