Qu'est-ce qu'une absence?
Une absence fait référence à toutes ces personnes, qui sont absentes de leur travail, aux heures qui correspondent à une journée de travail. Les absences du travail peuvent être justifiées et prévisibles (lorsque le travailleur avise l'entreprise).
Types d'absences:
- Vacances.
- Maladie.
- Paternité / maternité.
- Maladie .
Avant de commencer:
Dans cet article, nous différencierons les actions disponibles pour un utilisateur détenu et un employé.
- Utilisateur: Celui qui OUI a accès à l'équipe en attente pour créer des employés et publier la paie.
- Employé : Celui qui N'A PAS accès à l'application Team dans Holded pour créer des employés et afficher les salaires. Vous n'aurez accès qu'à votre portail des employés pour vérifier votre paie, demander des vacances et enregistrer le contrôle du temps.
- Utilisateur & Employé : Un utilisateur détenu peut être employé en même temps pour lequel il aura accès à équipe détenue et à son portail des employés
Si vous êtes un employé et que vous venez de recevoir un e-mail d'invitation à une entreprise, accédez directement au Point 2 (employé) de l'article.
1) Utilisateur détenu
Étapes à suivre:
- Activez l'application de l'appareil
- Créez l'ID de votre entreprise (ID détenu)
- Enregistrez vos employés
- Créez votre contrat d'employé
- Invitez vos employés sur le portail des employés
- Approuver les absences et les vacances
1.1) Activez l'application de l'appareil
- Utilisateur détenu
- Cliquez sur le bouton gris d haut à gauche
- Cliquez sur le Boutique détenue
- Cliquez sur le bouton "Équipe"
- Sélectionnez Team Basic ou Team Plus cliquez sur "Activer"
Sélectionnez l'une des 2 options dans Teams:
- Team Basic : (version gratuite)
-Création d'employés
-Gestion de la paie
-Gestion des contrats
- Team Plus : (version payante)
-Créer employés
paie -Gestion
contrats -Gestion
- Portail des employés
- vacances & Absences
- Contrôle du temps
-Reporting
-Busus Management
1.2) Créez l'identifiant de votre entreprise (ID détenu)
- Utilisateur détenu
- Accédez à la configuration (engrenage supérieur)
- Accédez à la section Compte
- Cliquez sur le bouton "Obtenez votre ID détenu"
1.3) Enregistrez vos employés
- Utilisateur détenu
- Accédez à l'application Team.
- Accédez à Employés (menu de gauche).
- Sélectionnez le bouton "nouvel employé".
- Dans le profil de l'employé, dans le coin supérieur droit, vous verrez le Modifier .
- Remplissez les informations nécessaires que vous souhaitez modifier ou ajouter.
Courriel: Ce champ doit être rempli pour que l'employé reçoive l'invitation.
1.4) Créer le contrat de travail
- Utilisateur détenu
- Accédez à l'application Team.
- Accédez aux contrats (menu de gauche).
- Sélectionnez un employé que vous avez créé
- Remplissez les informations sur le contrat
- Cliquez sur le bouton "Ajouter"
Des hauts et des bas temporaires: Dans le cas où vos employés sont temporaires, vous ne devriez les avoir actifs que pendant la période correspondante. Lorsque vous cliquez sur résilier le contrat vous serez désinscrit et seul sera facturé la partie proportionnelle pour la durée de la libération de l'employé . Assurez-vous que ceux qui ne sont plus des employés actifs apparaissent dans la section Ex-employés, dans la liste des employés. Si vous souhaitez vous réinscrire, accédez à Employés > Ex-employés et avec le même bouton en haut à droite, cliquez sur "Récupérer l'employé".
1.5) Invitez vos employés sur leur portail des employés
- Utilisateur détenu
- Accédez à application "équipe".
- Cliquez sur la section "Employés".
- Sélectionnez l'employé auquel vous souhaitez donner accès.
- En bas à gauche, vous verrez l'option "Accès au portail" .
- Envoyez l'invitation pour recevoir votre e-mail.
En donnant à un employé l'accès au portail, il peut accéder à son portail des employés ou télécharger le Team Mobile App pour demander vos vacances, absences et contrôle du temps.
1.6) Approuver les absences et les vacances
- Utilisateur détenu
- Accédez à application "équipe".
- Cliquez sur la section "Absences".
- Sélectionnez une absence que vous souhaitez approuver ou refuser.
- Cliquez sur "Accepter" ou "Refuser".
L'employé que vous avez invité sur son portail des employés peut demander ses absences ou vacances afin que vous puissiez "Accepter" ou "Refuser" ces absences de le web
Si vous souhaitez créer un autre type d'absence pour quitter par défaut, accédez à Configuration ordinateur > Types d'absence.
-------------------------------------------------- -----------------------------------2) Employé
Étapes à suivre:
- Acceptez l'e-mail d'invitation
- Créez un mot de passe
- Enregistrez le lien pour accéder au portail
- Enregistrez vos absences ou vos vacances depuis votre ordinateur
- Enregistrez vos absences ou vos vacances depuis votre mobile
- Surveillez les vacances de vos employés
2.1) Acceptez l'e-mail d'invitation
- Employé
- Le responsable ayant accès à l'équipe suspendue vous envoie l'invitation par e-mail que vous avez dans votre profil d'employé (Team APP).
- Accédez à l'e-mail et ouvrez l'e-mail d'invitation .
- Cliquez sur le "Accéder au portail" .
Si vous ne savez pas à quel e-mail l'invitation a été envoyée vous devez demander à tout employé ayant accès à l'équipe bloquée . L'e-mail où vous avez reçu l'invitation est celui que vous utiliserez pour accéder à votre portail .
2.2) Créez un mot de passe
- Employé
- Après avoir cliqué sur "Accéder au portail" vous verrez l'e-mail que vous utiliserez toujours pour accéder à votre portail des employés (le même que celui où vous avez reçu l'invitation) et vous devrez entrer Un mot de passe dont vous devez vous souvenir.
- Saisissez le mot de passe et cliquez sur "Continuer".
- Cet e-mail et ce mot de passe seront utilisés chaque fois que vous souhaitez accéder au portail.
Une fois que vous avez accédé à votre portail des employés vous pouvez modifier le mot de passe en bas à gauche de votre portail.
2.3) Enregistrez le lien pour accéder au portail
- Employé
- Après avoir entré le mot de passe est très important de mettre en signet le lien d'accès qui apparaîtra à l'écran.
- utiliserez ce lien pour entrer dans votre portail depuis votre ordinateur.
- Cliquez sur "Continuer" et il apparaîtra automatiquement dans votre portail des employés.
Si pour une raison quelconque vous n'avez pas enregistré ou perdu le lien, vous devrez entrer l'adresse suivante: https://app.holded.com/tp/ + l'ID détenu de votre compte que vous devriez demander à tout employé ayant accès au compte Détenu de la société. Découvrez à quoi sert l'ID bloqué sur Premiers pas > Complétez les informations de votre compte.
2.4) Enregistrer les vacances et les absences de l'ordinateur
- Utilisateur détenu
- Accédez à votre portail des employés depuis l'ordinateur.
- Cliquez sur l'onglet "Absences".
- Accédez au "Demander des jours gratuits" .
- Choisissez le type d'absence, une description facultative et la période d'absence.
- Enfin, cliquez sur "Ajouter" et la demande sera automatiquement envoyée à votre superviseur .
Superviseur : toutes les demandes d'absence peuvent être affichées par le superviseur ou le chef d'équipe et approuvera ou refusera ces demandes demandes. Une fois qu'ils l'auront examiné, vous pourrez voir dans la section "Absences" votre portail les demandes approuvées en couleur VERT et les applications ont décliné en couleur ROUGE. Sur le même site, vous pouvez annuler la demande quand vous le souhaitez.
2.5) Demandez vos absences et vacances depuis votre mobile
- Employé
- Téléchargez l'application Team Holded pour Iphone ou Android.
- Lors de votre inscription, vous devez remplir ces 3 champs: IDENTIFICATEUR DE LA SOCIÉTÉ = ID DÉTENU, EMAIL, MOT DE PASSE.
- Cliquez sur "Entrée" et vous pouvez voir votre portail.
- IDENTIFICATEUR DE L'ENTREPRISE = ID HOLDED: Ce code doit être demandé à tout employé ayant accès au compte de l'entreprise, vous pouvez le voir ou le créer dans CONFIGURATION > COMPTE .
- EMAIL: saisissez le même e-mail que celui où vous avez reçu l'invitation à accéder à votre portail.
- Mot de passe: c'est le même que celui que vous utilisez pour accéder à votre portail informatique, vous l'avez écrit quand ils vous ont envoyé l'invitation par e-mail. Si vous ne vous en souvenez pas, vous pouvez le récupérer en accédant au portail depuis votre ordinateur.
Pour demander des absences ou des vacances depuis votre mobile:
- Accédez à votre portail des employés depuis votre mobile.
- Cliquez sur icône "Agenda" que vous trouverez en bas.
- Sélectionnez le "+ BLEU" pour demander une absence.
- Choisissez le type d'absence, une description facultative et la période d'absence.
- Enfin, cliquez sur "Confirmer" et la demande sera automatiquement envoyée à votre superviseur .
Cette demande peut être approuvée par le superviseur que vous avez affecté via le compte d'équipe détenue de l'entreprise. recevrez l'approbation du même du même endroit où vous l'avez demandé.
2.6) Surveillez le dossier d'absence de votre employé
Cette section est ADRESSÉE À TOUS LES EMPLOYÉS QUI SONT ÉGALEMENT SUPERVISEURS , c'est-à-dire qu'ils doivent approuver les heures et les congés des autres employés lors de l'enregistrement de leurs heures et absences.
Surveillez les absences et les vacances des employés depuis l'ordinateur
- Accédez à votre portail des employés saisissant votre e-mail et votre mot de passe avec lesquels vous vous êtes inscrit.
- Lorsque vous accédez au portail cliquez sur "Superviseur" sous "Tableau de bord".
- supervision est divisée en deux parties: Le premier module est Absences et le second comprend le contrôle du temps. À partir d'ici vous pourrez voir tous les enregistrements que vous avez en attente d'approbation et tout ce que vous avez approuvé à ce jour.
Dans votre portail, vous ne pouvez voir que les enregistrements et les absences des employés que vous avez affectés , une fois que vous avez approuvé cette absence sera automatiquement envoyée au portail des employés en question.
Surveillez le dossier d'absence de votre employé depuis votre mobile
En tant que superviseur recevrez toutes les demandes d'absences et de vacances de vos employés assignés et vous pourrez les gérer depuis votre portail mobile.
- Accédez à votre portail des employés depuis votre mobile.
- Cliquez sur icône "Agenda" que vous trouverez en bas.
- Affichez les demandes confirmées et en attente d'une part.
- Cliquez sur une demande en attente.
- Choisissez l'option "Accepter" ou "Rejeter".
Une fois que vous avez répondu à la demande que l'employé vous a envoyée, votre confirmation atteindra votre portail des employés , à la fois sur le mobile et sur le Web .