Afin d'inviter des utilisateurs :
- Cliquer sur le nom de votre entreprise (en haut à droite de votre écran)
- Accéder à la partie "Utilisateurs".
- Cliquer sur le bouton bleu "Inviter un membre".
Vous souhaitez inviter un membre de votre équipe sur Holded? Vous devez suivre à la lettre les étapes qui vont suivre et votre collègue recevra un email afin de créer une fiche utilisateur et accéder à l'entreprise.
Différence entre un compte utilisateur et un compte entreprise: Sur Holded, lors de la création d'un profil utilisateur, la personne aura accès à votre ou vos entreprise(s). Nous vous expliquons comment ajouter plusieurs entreprises sur un même profil utilisateur dans l'article ci-dessous: Profil utilisateur > Créer plusieurs entreprises depuis ton profil. (mettre lien)
Vous allez pouvoir personnaliser les accès de vos utilisateurs grâce à la gestion des rôles.
1) Rôles du système
Les rôles de la plateforme sont mis en place dans le but de couvrir l'ensemble des fonctionnalités de chaque département. Nous allons vous expliquer les différents rôles:
Comment accèder aux gestions de rôles:
- Cliquer sur le nom de l'entreprise > Utilisateurs > Inviter un membre
- Ajouter l'email du nouvel utilisateur
- Sélectionner un rôle prédéfini
1.1) Ajouter un utilisateur en tant qu'Administrateur
Quelles sont les particularités du rôle administrateur? Lorsque vous sélectionnez ce rôle, l'utilisateur aura accès à l'ensemble des départements. Il pourra également ajouter ou éliminer des utilisateurs.
1.2) Ajouter un utilisateur avec accés à la partie Finance
Quelles sont les particularités du rôle finance? Lorsque vous sélectionnez "finance" dans la gestion des rôles, l'utilisateur aura un accès complet à la facturation et à la comptabilité:
- Ventes: Factures / Devis / Proformas / Services / Réglages.
- Comptabilité: Compte de ventes/ Compte de dépenses / Banques / Paiements / Transferts bancaires / Cashflow / Taxes.
- Contacts: Contacts / Tous les contacts.
1.3) Ajouter un utilisateur avec accés à la partie Ventes
Quelles sont les particularités du rôle ventes? Lorsque vous sélectionnez "ventes" dans la gestion des rôles, l'utilisateur aura un accès complet aux ventes et aux opportunités:
- Ventes: Factures / Devis / Proformas / Services / Réglages.
- Bancaire: Paiements
- Contacts: Contacts / Tous les contacts.
1.4) Ajouter un utilisateur avec accés à la partie Ressources Humaines
Quelles sont les particularités du rôle ressources humaines? Lorsque vous sélectionnez "RH" dans la gestion des rôles, l'utilisateur aura un accès complet aux données de l'équipe et aux fiches de paie:
- Dépenses: Salaires
- Équipe: Employés / Contrats / Absences / Suivi du temps de travail / Réglages
1.5) Ajouter un utilisateur avec accés à la partie Membre du projet
Quelles sont les particularités du rôle membre du projet? Lorsque vous sélectionnez "Membre du projet" dans la gestion des rôles, l'utilisateur aura un accès aux projets et pourra en créer de nouveau:
- Projets: Projets / Facturation des projets / Réglages.
2) Rôles personnalisés
- Aller dans l'onglet Nom de l'entreprise
- Cliquer sur Utilisateurs
- Cliquer sur Gérer les rôles
- Sélectionner le + Créer un rôle en haut à droite
- Créer votre rôle personnalisé
Les rôles personnalisés ont pour but de donner accés uniquement aux départements que vous voulez. De cette façon, l'utilisateur ne pourra voir certaines catégories de la plateforme. Par exemple vous pouvez lui donner accés ou non à:
- Ventes: Donnez accés uniquement aux parties souhaitées.
- Comptabilité: Sélectionner les modules auxquels vous souhaitez qu'il ait accés.
- Contacts: Choisissez si vous voulez lui donner certains accés ou non.
- Équipe: En donnant accés à ce module, la personne pourra voir ce qu'il se passe sur l'application d'Équipe et les divers salaires.
- Projets: A vous de choisir ce que la personne peut voir et ne pas voir au sein de cette application.
- Inventaire: Au sein de cette même application, faites votre choix sur les accés.
- Compte: Vous pouvez lui donner accés aux paramètres principaux du compte.
Vous aurez trois options pour les accés autorisés:
- Plein: Accés total, l'utilisateur pourra visualiser et modifier les informations, de même il pourra les supprimer.
- Lecture: Il pourra uniquement lire l'ensemble des informations sans la possibilité de modifier.
- Pas d'accès: L'utilisateur ne pourra avoir accès aux fonctionnalités choisies.
Est-il possible de modifier les accés personnalisés de l'utilisateur? Si jamais vous avez besoin d'ajouter ou enlever certains accés à un utilisateur vous pouvez faire la modification en cliquant sur le rôle personnalisé et en modifiant chaques parties.
Une fois que vous avez cliquer sur "inviter", un email s'enverra immédiatement à la personne de votre équipe. Celle-ci devra alors cliquer sur le lien reçu afin d'accéder à la plateforme de l'entreprise.