Sur la plateforme Holded, vous pouvez importer tout type de document de vente de l'année en cours et eventuellement d'autres années. 

1) Importer vos factures émises

Une facture est un document à caractère commercial qui enregistre les achats et ventes de biens et services.  

Explication du modèle de la facture de vente

Même si il n'est pas nécessaire de remplir toutes les colonnes, il est toujours préférable d'avoir un maximum d'informations sur vos documents Holded! Nous vous expliquons dans cet article les champs du fichier Excel et nous marquerons d'un petit * les champs que vous devez impérativement remplir.  

1. Numéro de facture*: Vous devez renseigner l'information sur chaque ligne. Vous pouvez suivre l'exemple donné sur la première ligne.
2. Format numérotation: Cette numérotation vous pouvez la créer directement depuis la plateforme.
3. Date*: Ajouter la date sous le format: dd/mm/yyyy.
4. Date d'échéance*: Une fois la date passée, le statut de la facture changera automatiquement de façon à savoir ou vous en êtes au niveau des paiements.
5. Description: Vous aidera à filtrer par description lors de recherches sur Holded. 
6. Nom du contact: Renseigner le contact du client.
7. NIF*: L'information la plus importante pour pouvoir relier la facture au contact.
8. Adresse: Ajouter l'adresse de facturation du contact.
9. Ville: Localisation de l'adresse.
10. Code postal: Ajouter le code postal de l'adresse.
11. Province: Région de l'adresse.
12. Pays: Où se situe le contact.
13. Concept*: Inclure le nom des produits, un par ligne.
14. Description du produit: Information supplémentaire sur le produit.
15. SKU (UGS)*: C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre les factures et les produits.
16. Prix unitaire*: Mettre le prix par produit, hors taxe.
17. Unités*: Ajouter le nombre d'unités afin que la plateforme fasse les calculs automatiquement.
18. TVA%*: Ajouter le % de TVA correspondant. Toujours mettre le code de taxe (ex:s_iva_21). 
19. Rétention (retenue): En fonction du type de taxe (intracommunautaire etc...).
20. Moyen de paiement: Paiement effectué sur la facture.
21. Montant reçu*: Ajouter le montant pour avoir plus d'informations sur le statut de la facture.
22. Date reçu: Réception du paiement. 
23. Compte de paiement: Compte ou le paiement a été fait. 
24. Tags: Découvrez les fonctionnalités des étiquettes "mots-clés" à travers la plateforme. 
25. Nom du canal de vente: Nom personnalisé où se trouvent les factures d'un même compte comptable.
26. Compte de la chaîne: Ajouter le compte de vente.
27. Devise: Devise souhaitée pour les factures.

Importer vos factures par produit

Sur les factures par produit, vous devez ajouter une ligne pour chaque produit, en indiquant toute l'information nécessaire du produit par exemple le SKU (UGS).

• Quantité encaissée*: Lors de l'importation de factures vous devez remplir uniquement la première ligne de la facture avec le paiement total reçu. Par exemple: une facture de 3 produits à 50 euros (150 TVA incluse). Pour que la facture puisse avoir le statut "reçu", il faudra mettre sur la première ligne du produit le montant de 150 euros et ne pas remplir les autres lignes. 

Il est important de ne pas laisser d'espace ou de blanc sur le fichier Excel.

2) Importer vos reçus de vente

Un reçu de vente est un ticket de justificatif de paiement. Ci dessous les champs indispensables: 

Il est indispensable de remplir:

1. Numéro du document*: Vous devez l'inclure pour chaque ligne.
2. Date*: Ajouter la date sous le format: dd/mm/yyyy.
3. Date d'échéance*: Une fois la date passée, le statut du reçu de vente changera automatiquement de façon à savoir ou vous en êtes au niveau des paiements.
4. Description interne: Une façon de filtrer vos reçus plus rapidement sur la plateforme.
5. Nom du contact: Inclure sur le ticket de caisse le nom du client qui a réalisé l'achat.
6. NIF*: Il est important de remplir cette case afin de faire le lien entre la facture et le contact.  
7. SKU (UGS)*: C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre reçus et produits.
8. Prix unitaire*: Mettre le prix par produit, hors taxe.
9. Unités*: Ajouter le nombre d'unités.
10. TVA%*: Ajouter le % de TVA.
11. Montant reçu*: Ajouter le montant pour évaluer le statut du reçu. 

3) Importer vos devis

Un devis es état détaillé et estimatif de travaux à accomplir, qui constitue un avant-projet et non pas un engagement formel. Ci-dessous les divers éléments à remplir: 

1. Numéro du document*: Vous devez l'inclure pour chaque ligne.
2. Format numérotation: Cette numérotation vous pouvez la créer directement depuis la plateforme.
3. Date*: Ajouter la date sous le format: dd/mm/yyyy.
4. Date d'échéance*: Une fois la date passée, le statut changera automatiquement de façon à savoir ou vous en êtes au niveau des paiements.
5. Description interne: Une façon de filtrer vos reçus plus rapidement sur la plateforme.
6. Nom du contact: Inclure le nom du client. 
7. NIF*: Il est important de remplir cette case afin de faire le lien entre la facture et le contact.
8. SKU (UGS)*:C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre factures et produits.
9. Prix unitaire*: Mettre le prix par produit, hors taxe.
10. Unités*: Ajouter le nombre d'unités.
11. TVA%*: Ajouter le % de TVA qui correspond. 

4) Importer vos proformas

Une proforma est document fourni en amont d'une transaction, aidant à établir le document final. Ci-dessous les champs indispensables:

1. Numéro du document*: Vous devez l'inclure pour chaque ligne.
2. Format numérotation: Cette numérotation vous pouvez la créer directement depuis la plateforme.
3. Date*: Ajouter la date sous le format: dd/mm/yyyy.
4. Date d'échéance*: Une fois la date passée, le statut changera automatiquement de façon à savoir ou vous en êtes au niveau des paiements.
5. Description interne: Une façon de filtrer vos reçus plus rapidement sur la plateforme.
6. Nom du contact: Inclure le nom du client. 
7. NIF*: Il est important de remplir cette case afin de faire le lien entre la facture et le contact.
8. SKU (UGS)*:C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre factures et produits.
9. Prix unitaire*: Mettre le prix par produit, hors taxe.
10. Unités*: Ajouter le nombre d'unités.
11. TVA%*: Ajouter le % de TVA qui correspond.

5) Importer vos bons de commandes

Un bon de commande est un document établi par le client dans lequel il détaille les articles commandés et toutes les conditions utiles à la bonne exécution de la commande. Ci-dessous les champs indispensables pour réaliser l'importation:

1. Numéro du document*: Vous devez l'inclure pour chaque ligne.
2. Format numérotation: Cette numérotation vous pouvez la créer directement depuis la plateforme.
3. Date*: Ajouter la date sous le format: dd/mm/yyyy.
4. Date d'échéance*: Une fois la date passée, le statut changera automatiquement de façon à savoir ou vous en êtes au niveau des paiements.
5. Description interne: Une façon de filtrer vos reçus plus rapidement sur la plateforme.
6. Nom du contact: Inclure le nom du client. 
7. NIF*: Il est important de remplir cette case afin de faire le lien entre la facture et le contact.
8. SKU (UGS)*:C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre factures et produits.
9. Prix unitaire*: Mettre le prix par produit, hors taxe.
10. Unités*: Ajouter le nombre d'unités.
11. TVA%*: Ajouter le % de TVA qui correspond.

6) Importer vos notes de crédit

Une note de crédit correspond à l’acte par lequel un créancier indique à un débiteur qu’il crédite son compte, par exemple suite à la diminution d’une facture déjà encaissée. Veuillez compléter ci-dessous les champs indispensables pour l'importation de vos notes de crédit:

1. Numéro du document*: Vous devez l'inclure pour chaque ligne.
2. Format numérotation: Cette numérotation vous pouvez la créer directement depuis la plateforme.
3. Date*: Ajouter la date sous le format: dd/mm/yyyy.
4. Date d'échéance*: Une fois la date passée, le statut changera automatiquement de façon à savoir ou vous en êtes au niveau des paiements.
5. Description interne: Une façon de filtrer vos reçus plus rapidement sur la plateforme.
6. Nom du contact: Inclure le nom du client. 
7. NIF*: Il est important de remplir cette case afin de faire le lien entre la facture et le contact.
8. SKU (UGS)*:C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre factures et produits.
9. Prix unitaire*: Mettre le prix par produit, hors taxe.
10. Unités*: Ajouter le nombre d'unités.
11. TVA%*: Ajouter le % de TVA qui correspond.

7) Importer vos bons de livraison

Un bon de livraison est un document qui permet de prouver la bonne livraison/réception des produits vendus au client. Avec ce document émis par le vendeur des produits, le client atteste que la marchandise est bien reçue et que tout est conforme. Bien qu’il n’est pas un document obligatoire, il est très utile pour une bonne traçabilité commerciale. Para importar tus albaranes fíjate bien en estos campos que encontrarás en la plantilla de importación.

1. Numéro du document*: Vous devez l'inclure pour chaque ligne.
2. Format numérotation: Cette numérotation vous pouvez la créer directement depuis la plateforme.
3. Date*: Ajouter la date sous le format: dd/mm/yyyy.
4. Date d'échéance*: Une fois la date passée, le statut changera automatiquement de façon à savoir ou vous en êtes au niveau des paiements.
5. Description interne: Une façon de filtrer vos reçus plus rapidement sur la plateforme.
6. Nom du contact: Inclure le nom du client. 
7. NIF*: Il est important de remplir cette case afin de faire le lien entre la facture et le contact.
8. SKU (UGS)*: C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre factures et produits.
9. Prix unitaire*: Mettre le prix par produit, hors taxe.
10. Unités*: Ajouter le nombre d'unités.
11. TVA%*: Ajouter le % de TVA qui correspond.

8) Importer vos factures récurrentes 

Une facture récurrente est une facture qui doit être envoyée périodiquement. Pour faciliter le travail répétitif, vous pouvez créer une facture récurrente pour indiquer la fréquence d'envoi. En fonction de la date indiquée, la facture peut être générée automatiquement. Pour cela, vous devez compléter les informations ci-dessous:

Champs indispensables:

• Numéro: Fait référence au numéro de document.
• Intervalle: Écrire l'intervalle pour le temps de récurrence de la facture. Il faudra mettre la ou les lettre(s) suivante(s) dans le fichier Excel:

• Quotidien:"d"
• Hebdomadaire:"w"
• Tous les quinze jours:"bw"
• Mensuel: "m"
• Bimensuel:"bm"
• Trimestriel:"q"
• Semestriel:"ba"
• Annuel: "a" 

• Date de début: Doit être enregistré sous le format dd/mm/yyyy, marque le début de la facture récurrente.
• Date de fin: Doit être enregistré sous le format dd/mm/yyyy, marque la fin de la facture récurrente.
• Échéance: Renseigne sur le type d'échéance de la facture récurrente.
• Nom du contact: Ajouter l'information du client.
• NIF: Il est important de remplir cette case afin de faire le lien entre la facture et le contact.
• Concept: Renseigner les noms de produits, un produit par ligne.
• SKU (UGS): C'est grâce à cette information qu'Holded pourra faire le lien entre factures et produits.
• Prix unitaire: Mettre le prix du produit, hors taxe.
• Unités: Ajouter le nombre d'unités pour qu'Holded fasse les calcule automatiquement.
• Tags: Découvrez les fonctionnalités des étiquettes "mots-clés" à travers la plateforme.