1. Añade proveedores
Si ya has creado contactos en Holded, estarás familiarizado con este proceso. Para añadir tus proveedores y sus preferencias, solo necesitas completar los campos en cada una de las pestañas disponibles.
Accede a Contactos desde la barra de navegación
Haz clic en Nuevo contacto
Selecciona si se trata de una Persona o Empresa, e indica su Nombre y NIF
Completa los campos en la pestaña Básico. Desde el desplegable en Tipo de contacto, podrás seleccionar la opción Proveedor
Ve a la pestaña Bancos para añadir la información bancaria. Este paso es muy importante para poder generar remesas de pago con el contacto
Informa todos los campos en Preferencias para establecer las particularidades de cada proveedor
Introduce toda la información contable desde Contabilidad
Para acabar, pulsa Crear
2. Establece objetivos de gasto
Definir tus objetivos de gasto anuales o mensuales resulta esencial para obtener una visión real de la situación financiera de tu empresa y poder establecer así predicciones a corto plazo. Desde Holded puedes asignar tus objetivos por cuenta de gasto, usando valores fijos o incrementales.
Accede a Objetivos desde Analítica en la barra de navegación
Haz clic en el botón Asignar objetivos, arriba a la derecha
Selecciona Gastos
Elige entre objetivos mensuales o anuales
Encuentra la cuenta de gastos para la que quieres establecer objetivos en el listado de la izquierda
Introduce la cantidad que te propones alcanzar en el año o meses correspondientes en las columnas de la derecha
Si necesitas configurar la previsión basándote en los datos de los últimos meses, haz clic en el icono de la varita mágica y establece con más precisión los valores de previsión, tal como incremento, decremento, fecha y cantidad.
3. Genera Tags
Los Tags, o etiquetas, te permiten marcar elementos para facilitar su consulta y análisis. Crealos y asignalos según tu necesidad.
Accede a Configuración>Cuenta>Gestionar Tags
Haz clic en Añadir Tag
Nombra el tag cómo mejor te conviene
Pulsa en el botón Crear
Los Tags deberán siempre ir en minúsculas y sin símbolos, tildes o espacios.
4. Concilia el pago de un gasto
La conciliación bancaria te permite contabilizar todos los pagos y cobros de tu extracto bancario para que los datos acerca de tu negocio sean reales.
Accede a Bancos
Selecciona la cuenta en la que quieras hacer la conciliación
Haz clic en el botón Ir a Conciliación
Desde Extracto bancario, haz clic en el movimiento que quieras conciliar
Ve a la sección que aparecerá a la derecha
Filtra por Pagos
Selecciona el documento correspondiente para realizar la conciliación
5. Elimina el cobro de una factura
Para evitar descuadres, al eliminar el pago de una factura de compra se eliminará también el asiento contable relacionado
Accede a Gastos desde la barra de navegación
Selecciona Gastos
Escoge la factura desde el listado
En la ventana emergente, ve al apartado de Pagos en el lateral derecho
Haz clic en el pago registrado
Pulsa en el icono de la papelera
Confirma la acción
6. Crea una compra recurrente
Hay proveedores que facturan a su cliente cada mes, trimestre, semestre o año por los mismos productos e importe. Holded te ofrece la posibilidad de crear facturas recurrentes una sola vez para que después se generen periódicamente de forma automática.
Activa la gema de compras recurrentes desde la Holded Store
Ve a Gastos, selecciona Gastos y ve la pestaña de Compras recurrentes
Haz clic en el botón + en la esquina superior derecha
Completa los datos básicos (contacto, intervalo, fecha de inicio y fin, y el periodo de vencimiento)
Introduce el concepto, descripción, cantidad, precio e impuestos
Haz clic en el botón Opciones para acceder a opciones avanzadas (descuento, modo de documento, etc.)
Abre el desplegable en Categorización para seleccionar y asignar una cuenta de gasto
Añade Tags y una descripción interna
Utiliza el selector en Crear automáticamente para que se generen las compras automáticamente el día de su fecha. Estas se marcarán como borrador para que las puedas revisar
Haz clic en Guardar
7. Convierte una compra recurrente en factura
En caso de que quieras realizar esta acción antes del periodo o fecha que introdujiste al programar la recurrente, puedes convertir tus borradores de compras recurrentes en facturas de compra.
Haz clic sobre la compra recurrente desde el listado
Desde el Panel resumen, haz clic encima del periodo con la compra que quieras convertir
En la ventana emergente, haz clic en Convertir y confirma la acción
8. Elimina la compra recurrente
Puedes eliminar fácilmente la compra recurrente que hayas generado, así como la factura en la que la hayas convertido.
Ve a Gastos, selecciona Gastos y ve la pestaña de Compras recurrentes
Desde el listado, entra en el documento que quieras eliminar
Accede al menú de tres puntos (⋮)
Haz clic en Eliminar y confirma la acción
Los pasos para eliminar las facturas resultantes de la conversión de las recurrentes son los mismos que para eliminar un gasto o compra puntual:
Marca la casilla a la izquierda de la factura en el listado
Haz clic en Eliminar desde la barra inferior
Confirma la acción
9. Consulta los objetivos de gasto
Holded pone a tu disposición un gráfico para que puedas visualizar de forma ágil el objetivo total establecido para gastos y el progreso de tu negocio respecto al mismo.
Accede a Objetivos
En la esquina superior derecha del gráfico elige la visualización que más te convine
Pulsa en el icono del ojo para filtrar los datos que quieres visualizar
