¿Qué conseguirás con esta guía?
Esta guía avanzada de facturación está pensada para aquellas personas que ya se han familiarizado con el uso de la plataforma y quieren seguir descubriendo todas las ventajas de trabajar con Holded.
Si aún no lo has hecho, consulta aquí la guía básica de facturación
Conviértete en un experto de la facturación en Holded siguiendo los pasos en las dos etapas a continuación:
Aprenderás como afinar la configuración del apartado de Ventas
Realizarás una conciliación, consultarás los objetivos de venta y visitarás el Portal del cliente, entre otras cosas
1. Configura lo necesario
1. Conecta y sincroniza tu banco
Si todavía no lo has hecho, añadir tu banco o pasarela de pago permitirá sincronizar tus movimientos bancarios y posteriormente conciliarlos con las respectivas operaciones de ventas y gastos en apenas unos clics.
¿Cómo?
- Accede a Bancos desde la barra de herramientas y selecciona Bancos
- Haz clic en + Añadir cuenta
- Selecciona la opción Bancos
- Elige el país desde el menú desplegable
- Escribe el nombre de tu banco en la barra de búsqueda
- Selecciona la entidad bancaria
- Introduce tus datos de acceso y pulsa Continuar
- Pulsa Continuar
Encuentra aquí toda la información necesaria acerca del apartado de Bancos en Holded
2. Personaliza las cuentas de venta
Las cuentas de venta tienen una doble funcionalidad, por un lado, permiten clasificar y analizar tus ingresos para definir objetivos de venta concretos, y, por otro lado, son imprescindibles para que tu contabilidad cumpla con todos los requisitos legales.
Puedes importar tu cuadro de cuentas contables, además de poder crear y configurar las que necesites desde el apartado de Contabilidad, si tu plan lo incluye.
En Objetivos, bajo la sección Analítica, encontrarás todas las cuentas que ya has creado. Puedes generar una nueva, pulsando en el botón + arriba a la derecha, o personalizar las que ya tengas.
¿Cómo?
- Desde Cuentas, justo en la parte inferior de tu pantalla, pulsa en Ventas
Ten en cuenta que las cuentas en este listado son únicamente las que pertenecen al grupo 7 Ventas e ingresos
- Haz clic en la cuenta que quieres personalizar
- Desde la ventana emergente, selecciona el tipo de cuenta, modifica su nombre y numeración como más te convenga y, finalmente, asigna un color para que resalte más en tus búsquedas
3. Establece objetivos de venta
Definir tus objetivos de venta anuales o mensuales es un paso fundamental para la estrategia de tu negocio. Holded te da la posibilidad de asignar tus objetivos por cuenta, usando valores fijos o incrementales.
¿Cómo?
- Accede a Objetivos desde Analítica
- Haz clic en el botón Asignar objetivos, arriba a la derecha
- Elige entre objetivos mensuales o anuales
- Selecciona una cuenta de ventas desde el listado
- Escribe manualmente la cantidad que te propones alcanzar
Si necesitas configurar la previsión basándote en los datos de los últimos meses, haz clic en el icono de la varita mágica y establece con más precisión los valores de previsión, tal como incremento, decremento, fecha y cantidad.
Aprende más aquí sobre los objetivos de ventas
4. Añade Tags
Los Tags, o etiquetas, te permiten marcar elementos como contactos, productos, documentos y asientos para facilitar su consulta y análisis. Crealos y asignalos según tu necesidad.
¿Cómo?
- Abre el Menú de control, en la esquina superior derecha de tu pantalla
- Selecciona Configuración
- Desde Cuenta de empresa, selecciona Tags
- Haz clic en Añadir Tag
- Nombralo cómo mejor te conviene
- Pulsa en el botón Crear
Los Tags deberán siempre ir en minúsculas y sin símbolos, tildes o espacios.
5. Selecciona y configura el sistema de envío
En Holded tienes la posibilidad de elegir entre tres sistemas de envíos distintos: puedes utilizar nuestros servidores, usar tu proveedor de campañas de email, o, como tercera opción, configurar el envío desde tu servidor de email SMTP.
¿Cómo?
- Abre el Menú de control, en la esquina superior derecha de tu pantalla
- Selecciona Configuración
- Desde Cuenta de empresa, selecciona Configuración de email
- Selecciona el sistema de envío
- Rellena los campos y guarda
Sea cual sea el sistema que elijas, consulta todos los detalles de la configuración en este artículo o sigue las indicaciones de nuestro chatbot directamente en la plataforma.
6. Configura la plantilla de email
Emplear una plantilla de email te ayuda a optimizar y organizar tu tiempo personalizando el contenido de tus mensajes con la ayuda de las palabras dinámicas y seleccionando cuál utilizar según el tipo de documento. Crea todas las que necesites y asígnalas a tus documentos.
¿Cómo?
- Abre el Menú de control, en la esquina superior derecha de tu pantalla
- Selecciona Configuración
- Desde Cuenta de empresa, selecciona Configuración de email
- En la sección Plantillas de emails, haz clic en el botón + Nueva Plantilla
- Rellena todos los campos y Guarda
Aprende más acerca de las plantillas de emails en este artículo
7. Crea un campo personalizado desde las plantillas de facturas
Los campos personalizados se utilizan para incluir información adicional a tus documentos. Puedes añadirlos al generar una factura específica o crearlos desde tus plantillas generales de facturas.
¿Cómo?
- Haz clic en el Menú de control
- Selecciona Configuración y accede a Facturación
- Pulsa en Plantillas de documentos
- Haz clic en el botón Nueva plantilla, arriba a la derecha de tu pantalla
- Desde la barra lateral, accede a Campos
- Pulsa en + Añadir Campos y nombra tu campo personalizado.
Recuerda que será visible en el documento. - Haz clic en Guardar
Aprende más acerca de las plantillas de documentos aquí
2. Aprende probando
Una vez acabado el proceso de configuración, es el momento de realizar las acciones de gestión más avanzadas.
1. Concilia el cobro de una factura
La conciliación bancaria te permite contabilizar todos los pagos y cobros de tu extracto bancario para que los datos acerca de tu negocio en Holded sean reales.
¿Cómo?
- Accede a Bancos
- Selecciona la cuenta en la que quieras hacer la conciliación
- Haz clic en el botón Ir a conciliación
- Desde Extracto bancario, pulsa sobre el movimiento que quieras conciliar
- Ve a la sección que aparecerá a la derecha
- Filtra por Pagos y Cobros
- Selecciona el documento para realizar la conciliación
Accede a este artículo y descubre más sobre la conciliación bancaría
2. Elimina el cobro de una factura
Para evitar descuadres, al eliminar el cobro de una factura se eliminará también el asiento contable relacionado.
¿Cómo?
- Accede a Ventas y pulsa en Facturas
- Selecciona la factura desde el listado
- Haz clic en el pago, justo abajo de Pagos en la barra a la derecha del documento
- Pulsa en el icono de la papelera
- Confirma la acción
3. Clasifica una factura en una cuenta de ventas
Puedes asignar una cuenta de ventas a tu factura, tanto durante su creación, cuanto al editarla, además de añadir Tags para encontrarla más fácilmente.
¿Cómo?
- Accede a Ventas y pulsa en Facturas
- Selecciona la factura desde el listado
- Abre el menú de tres puntos (⋮) y selecciona Editar
- En el apartado Categorización, selecciona la cuenta de ventas
- Añade los Tags configurados anteriormente para afinar la categorización
4. Visita el Portal del cliente
El Portal del cliente es un espacio virtual donde tus clientes o proveedores podrán consultar y descargar los documentos compartidos con ellos, además de visualizar su historial comercial.
Puedes acceder en cada momento al Portal de un cliente específico para verificar que todo esté en orden y configurar el idioma de visualización o la contraseña de acceso.
¿Cómo?
- Ve a Contactos desde la barra de herramientas
- Selecciona el contacto que quieras consultar
- En la ventana con la información general del contacto, pulsa Más
- En la siguiente pantalla, baja hasta encontrar el apartado Portal en el lateral izquierdo
- Haz clic en el botón Ver portal del cliente
Consulta este artículo para saber que tipo de información está disponible en el Portal del cliente
5. Consulta los objetivos de venta
Holded pone a tu disposición un gráfico para que puedas visualizar la evolución de los objetivos de tus ventas en relación con las metas fijadas previamente. Consúltalo para establecer metas y previsiones reales.
¿Cómo?
- Accede a Objetivos desde Analítica
- En la esquina superior derecha del gráfico elige la visualización que más te convine
- Pulsa en el icono del ojo para filtrar los datos que quieres visualizar
Aprende más aquí sobre la gestión de objetivos
¡Lo has logrado!
Has completado la guía avanzada de facturación. Ahora puedes consultar tus objetivos de ventas, organizar tus documentos, conciliar tus cobros y gestionar el envío de tus facturas.