Necesitas activar la Gema gratuita de Inventario desde la Holded Store para acceder a esta funcionalidad. Aprende más aquí sobre todo lo que puedes hacer desde Inventario en Holded.
Cómo llegar
- Ve al Menú de control
- Haz clic en Importar
- Entra en la categoría de Inventario
- Selecciona Pedidos de compra
Método alternativo: Barra de navegación > Inventario > Pedidos de compra > Menú de tres puntos (⋮) > Importar.
En Holded puedes importar tus pedidos de compra, tanto actuales como de fechas anteriores.
Importar pedidos de compra a Holded
1. Descargar la plantilla de importación
- En la ventana emergente, haz clic en Descárgate una muestra del archivo XSLX
- Abre el documento descargado para ver el formato y poder trabajar sobre él
2. Completar la plantilla
Rellena los campos indicados a continuación. Aquellos obligatorios se han marcado con un asterisco (*):
Observarás que no todos los campos de la plantilla son obligatorios. Sin embargo, te recomendamos que informes todos los que puedas para que la información en Holded sea lo más detallada posible.
Si has dejado algún campo en blanco al realizar la importación, siempre podrás informarlo más tarde desde la plataforma.
| Num Pedido* | Incluir en cada línea. Te recomendamos seguir el contenido de muestra |
|
Formato de numeración |
Sigue el formato propuesto |
|
Fecha dd/mm/yyyy* |
Introducir en formato dd/mm/yyyy |
|
Fecha de vencimiento dd/mm/yyyy* |
Pasada esta fecha el pedido de compra cambiará de estado en Holded |
| Descripción | Información adicional sobre el pedido |
| Nombre del contacto* | Incluir el proveedor que emite el pedido |
| NIF* | Es importante incluir este campo para relacionar el pedido con el contacto |
| Dirección | Añadir la dirección de facturación del contacto |
| Población | Ubicación de la dirección del contacto |
| Código postal | Añadir el código de la dirección de contacto |
| Provincia | Región donde se sitúa esta dirección |
| País | País al que pertenece la dirección |
| Concepto* | Incluir los nombres de los productos (uno por línea) |
| Descripción del producto | Información adicional del producto introducido |
| SKU* | Con este campo Holded podrá relacionar los pedidos con productos que ya estén registrados en la plataforma |
| Precio unidad* | Introducir el precio por producto, sin incluir el impuesto |
| Unidades* | Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo |
| Unidades recibidas | Incluir el número de unidades recibidas |
| Descuento % | Añadir el descuento de cada producto por línea |
| IVA %* | Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable. Hay que incluir la key del impuesto que encontrarás en Configuración > Facturación > Impuestos. Ejemplo: Si necesitas incluir un IVA 21% deberás indicar la siguiente key: p_iva_21 |
| Retención % | En el caso de que el pedido contenga una retención adicional. Hay que incluir la key del tipo de retención que encontrarás en Configuración > Facturación > Impuestos. |
| Inv. Suj. Pasivo (1/0) | Añadir un 1 si el pedido incluye una inversión de sujeto pasivo. Introducir un 0 en caso contrario |
| Operación | En la columna del documento de Excel tendrás que especificar el régimen con uno de los siguientes valores: intra (intracomunitaria), general (general), impexp (importación / exportación), nosujeto (no sujeto), exento (exento), receq (recargo de equivalencia). Esta información quedará reflejada en Operación en el apartado de Contabilidad del contacto. |
| Forma de pago |
Debes incluir la API KEY de la forma de pago. Primero genera la Key desde Configuración > Desarrolladores > + Nueva API Key. Para finalizar, ve a Configuración > Facturación > Formas de pago y haz clic en la forma de pago correspondiente. En la ventana emergente copia el código API que encontrarás en la parte inferior al lado del símbolo del enchufe.  |
| Tags separados por - | Etiquetas o tags empleados para organizar tus documentos. Usa un guion (-) para separarlos |
| Nombre cuenta de gasto | Nombre personalizado donde se agruparán tus pedidos de una misma cuenta contable |
| Num. cuenta de gasto | Añadir la cuenta de gasto para llevar una contabilidad correcta. Se puede encontrar la numeración correspondiente a la cuenta de gasto o compras desde Configuración > Facturación > Ventas y Compras. |
| Moneda | Especificar la divisa del pedido |
| Cambio de moneda |
Incluirlo si se quiere conservar el cambio del documento |
Una vez hayas completado los campos de la plantilla, guarda la hoja de cálculo en formato excel o csv para poder importar la información de forma correcta.
Para asegurar que la importación funciona correctamente, recuerda no dejar celdas vacías entre los números de pedido. Tampoco combines las celdas en la hoja de cálculo.
3. Subir la información de la plantilla a Holded
- Desde Pedidos de compra, accede de nuevo al menú de tres puntos (⋮)
- Haz clic en Importar
- Pulsa el botón Subir archivo
- Selecciona la hoja de cálculo o plantilla que has guardado previamente
- Confirma la acción
Exportar pedidos de compra
Los filtros y las fechas seleccionados se quedarán guardados en el archivo de descarga
- Ve a Inventario.
- En Pedidos, selecciona Pedidos de compra.
- Haz clic en icono Exportar, en la parte superior del listado.
- Elige si exportar los pedidos en Excel, PDF o por ítems.
La opción Exportar ítems te permite exportar los pedidos desglosados por producto.