Puedes construir tus propios Zaps para conectar cualquier aplicación de terceros soportada por Zapier con tu cuenta de Holded. Esto te permite integrar aplicaciones alternativas que no estén incluidas entre nuestras plantillas, además de la posibilidad de aprovechar al máximo los triggers y actions de tu elección.
Consulta este artículo para saber qué son los Triggers y Actions de Zapier.
Cómo llegar
- Accede a tu cuenta de Zapier
- Haz clic en el botón Create Zap
Construye tus propios Zaps
1. Configura los triggers para Holded
Cuando creas un Trigger en Zapier seleccionando Holded como aplicación, significa que cuando una determinada acción tiene lugar en tu cuenta de Holded otra tendrá lugar en la app de terceros que elijas en el paso de Action.
- Nombra tu Zap
- En 1. Trigger > App Event, busca y selecciona Holded
- En Trigger Event, elige la acción que activará el Zap (comprueba los triggers disponibles para Holded explicados a continuación)
- Haz clic en Continue
- Inicia sesión en Holded y conecta tu cuenta
Utiliza el enlace proporcionado en la nueva ventana para generar tu clave de API. Copia la API Key en el campo proporcionado y pulsa Yes, Continue para conectar tu cuenta de Holded.
- De nuevo en Zapier, pulsa Continue
- En Set up trigger, haz clic en Continue
- En el siguiente paso, selecciona Test trigger para validar que la conexión entre Holded y Zapier funciona correctamente
- Haz clic en Continue
Triggers disponibles para Holded
Ten en cuenta que estos no ocurren al instante. La acción puede tardar unos 15 minutos en producirse en la aplicación de terceros.
New Contact (Nuevo contacto)
El workflow se iniciará cuando se cree un contacto en Holded.
Aspectos específicos:
- Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros
New Deal (Nueva oportunidad)
El workflow se desencadenará cuando se genere una nueva oportunidad en Holded.
Aspectos específicos:
- Ten en cuenta que esto devolverá IDs internos para algunas de las claves (Funnel ID, Stage ID, User ID)
New Sales Invoice (Nueva factura de venta)
El workflow comenzará cuando se cree una nueva factura de venta en Holded.
Aspectos específicos:
- Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros
New Sales Receipt (Nuevo ticket de venta)
El workflow tendrá lugar cuando se prepare un ticket de venta en Holded.
Aspectos específicos:
- Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros
New Sales Order (Nuevo pedido de venta)
El workflow ocurrirá cuando se genere un nuevo pedido de venta en Holded.
Aspectos específicos:
- Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros
2. Configura acciones para Holded
Si lo que quieres es que ocurra algo en Holded después de que una determinada acción haya tenido lugar en la app de terceros de tu elección, tienes que seleccionar Holded como la app de Action en Zapier, y la app de terceros como la de Trigger.
- En 2. Action > App Event, busca y selecciona Holded
- Escoge la acción que se ejecutará en Holded desde el menú desplegable en Action Event (puedes consultar una explicación detallada de cada una de estas acciones más abajo)
- Pulsa Continue
- Escoge tu cuenta Holded si ya la has enlazado previamente
Si aún no tienes una cuenta enlazada, desde el link proporcionado en la nueva ventana, genera tu API Key. Copia la API Key en el campo habilitado y pulsa Yes, Continue para conectar tu cuenta Holded.
- En Zapier, haz clic en Continue
- Configura los campos requeridos en la sección Set Up action. Usa la información proporcionada en los desplegables en cada campo y pulsa Continue
- En la sección Test action, haz clic en el botón Test & Continue
- En el paso siguiente, pulsa Turn on Zap para activarlo
Acciones disponibles para Holded
Create a Contact (Crear un contacto)
Cuando se crea un contacto en la aplicación de terceros, éste se crea también en Holded.
Aspectos específicos:
- Esta acción no comprueba si el contacto ya existe en Holded antes de ser creado
- La mayoría de las aplicaciones de terceros no transfieren el código del contacto, que es el campo principal que Holded utiliza para identificar los contactos en la plataforma
Create an Employee (Crear un empleado)
Esta acción crea un empleado en Holded. Puedes elegir si los empleados creados a través de este Zap deben recibir un enlace de invitación para acceder a Holded o no.
Aspectos específicos:
- Sólo se transfieren los campos Nombre, Apellido, Email
Create a Deal (Crear una oportunidad)
Esta acción creará una oportunidad en Holded. Debes seleccionar el embudo al que quieres enviarla cuando configures el Zap.
Aspectos específicos:
- Las oportunidades se asignarán siempre a la primera etapa del funnel
- El contacto tiene que asignarse por el ID del contacto. Para obtener este ID, tendrás que combinar esta acción con otra como Find Contact (explicada más abajo)
El campo Fecha de vencimiento debe ser introducido como un unix timestamp. Visita esta web para convertir fechas a este formato específico.
Create a Document (Crear un documento)
Esta acción creará un documento en Holded. Estos son los documentos soportados:
- Factura de venta
- Factura de compra
- Presupuesto
- Pedido de venta
- Ticket de venta
Si quieres asignar un almacén para los movimientos de stock relacionados, es necesario hacerlo al configurar el Zap. Lo mismo ocurre con los canales de venta.
Para que las líneas del documento se formateen correctamente, es necesario introducirlas como partidas. Hay muchas apps que devuelven los valores en el formato correcto, pero, en caso de necesitarlo, existe una herramienta de Zapier llamada Formatter para pasar los valores al formato correcto. Consulta esta guía sobre partidas para saber más sobre este tema.
Aspectos específicos:
- El contacto tiene que coincidir con el código de contacto. La mayoría de las aplicaciones no lo pasan, lo que hace que Holded cree un contacto cada vez. Por ello, podría ser útil combinar esta acción con la acción Buscar contacto (explicada a continuación)
El campo Fecha de vencimiento funciona con un unix timestamp, mientras que el campo Fecha (fecha de la factura) acepta fechas formateadas. Visita esta página para convertir fechas a este formato específico.
Create Event (Crear un evento)
Esta acción crea un evento de CRM (actividad) en Holded.
Aspectos específicos:
- No se puede especificar la duración del evento. El valor por defecto es 1 hora
- El tipo de actividad se tiene que introducir manualmente y debe coincidir con uno de los tipos disponibles en tu cuenta
El campo de fecha debe ser introducido como un unix timestamp. Visita esta web para convertir fechas a este formato específico.
Find Contact (Buscar un contacto)
Buscar un contacto es un tipo de acción diferente de las anteriores en el sentido de que realiza una búsqueda. Esto significa que toma un parámetro de búsqueda y te devuelve un contacto coincidente.
Esta acción es muy útil porque se puede combinar con otras acciones como Crear Factura y puede ayudarte a evitar la duplicación de contactos.
Estos son los tres campos que se pueden añadir a tu búsqueda:
- Nombre del contacto
- Email del contacto
- Código del contacto (éste es el más preciso)
Aspectos específicos:
- La búsqueda puede no ser completamente precisa: Si tienes varios contactos con el mismo nombre o dirección de correo electrónico, la acción de búsqueda sólo devolverá el primero
Find or Create Contact (Buscar o crear un contacto)
Esta acción combina la acción de Buscar Contacto con la de Crear un Contacto. En el caso de que Buscar Contacto no encuentre ningún resultado coincidente, la acción creará un nuevo contacto utilizando los parámetros disponibles.
Aspectos específicos:
- La acción crear sólo devolverá el ID del contacto. Por ejemplo, si el usuario quiere combinar las acciones Crear Factura y Buscar o Crear Contacto, y Buscar Contacto no devuelve ningún resultado, se creará un nuevo contacto pero la respuesta no contendrá el Código de Contacto por lo que la factura no estará correctamente relacionada con el contacto.
En un escenario como el descrito anteriormente, seguiríamos esta lógica al crear el Zap: Buscar o crear contacto → Buscar contacto → Crear factura