Cuando registras una factura de compra en Holded necesitas asignar una cuenta de gastos para que quede reflejado en tu contabilidad. Desde la plataforma, puedes personalizar tus cuentas para diferenciar tus gastos según el tipo.

¿Cómo?

Accede a Analítica > Objetivos > + > Nueva cuenta de gasto:

1. En Tipo usa el desplegable para seleccionar cualquiera de las cuentas incluidas en el Grupo 6 (Compras y Gastos)
2. Escribe el nombre con el que quieras identificar la cuenta de gasto
3. En el campo Número, añade la cuenta contable con la que quieres que quede registrada la cuenta de gasto
4. Asigna un color para poder diferenciar la cuenta de gasto en el apartado de Informes
5. Haz clic en Crear

Consulta este artículo para aprender más sobre las cuentas de gasto

¿Qué es Inbox?

Inbox es una bandeja de correo a la que tú y tu equipo podéis reenviar todas las facturas que recibís. Esto resulta tremendamente útil para centralizar tus facturas y organizarlas desde un único lugar. De este modo, cuando tú o tu asesor necesitéis contabilizarlas, podréis acceder a ellas fácilmente.

Así pues, configurar el correo electrónico Inbox es un paso esencial para que tú y el resto de miembros de tu empresa podáis enviar vuestros documentos de gastos a Inbox, y organizarlos desde ahí.

¿Cómo?

Ve a Gastos > Inbox

Cuando accedas a Inbox por primera vez, verás que ya se ha creado un correo Holded para tu cuenta basado en el nombre de tu empresa, lo cual te permite ahorrar mucho tiempo.

Recuerda que si existen varios usuarios en la cuenta de tu empresa en Holded, todos ellos tendrán acceso al mismo correo Inbox que se haya generado.

¿Quieres personalizar la dirección de tu correo Inbox? Consulta este artículo para más información sobre cómo modificarlo.

Este paso solo es necesario en caso de tener empleados

Las nóminas son una parte importante de tus gastos. Por este motivo, en el caso de tener empleados, necesitarás crearlos en Holded para poder crear, asignar y contabilizar sus nóminas.

¿Cómo?

Desde la barra de navegación, ve a Equipo > Empleados > Nuevo Empleado 

Rellena los campos con la información sobre nombre, apellido y correo electrónico, y haz clic en Crear.

Desde tu listado de empleados, selecciona al empleado y pulsa Editar en la vista previa. Desde la nueva ventana, completa toda la información necesaria en el apartado de Preferencias, Datos personales y Contabilidad.

Aprende más aquí sobre cómo crear empleados

Crea y registra documentos de gasto (factura de compra, ticket de compra, compra rectificativa) usando el panel de creación de Gastos en Holded.

¿Cómo?

Desde la barra de navegación, ve a Gastos > Nueva compra

¿Eres fan de los atajos de teclado? Usa cmd+k (en Mac) o ctrl+k (en Windows) y selecciona Compras para acceder a esta sección.

Campos para crear una factura de compra

1. Selecciona el contacto
2. Pon una fecha de vencimiento
3. Detalla los conceptos, su cantidad, precio e impuestos
4. Añade un mensaje si lo deseas
5. Adjunta el PDF de compra
6. Selecciona la cuenta de gasto 

Puedes modificar tu factura de compra y guardarla como borrador. Cuando esté lista del todo, simplemente haz clic en Aprobar.

Las facturas guardadas como borrador no afectan en cuanto a contabilidad ni quedan reflejadas en los informes, mientras que las aprobadas sí. En cualquier caso, ambas se pueden editar y eliminar.

Podrás consultar todos tus gastos en la página de Gastos.

Cuando estés creando una compra, puedes pulsar el botón Opciones, arriba a la derecha en tu pantalla, para personalizar los campos que se reflejarán en el documento.

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo crear gastos o compras

También puedes subir tus documentos de gastos por medio de la opción de Escaneo inteligente.

Esta opción de escaneo resulta especialmente útil para evitar introducir manualmente en Holded cada ticket, factura, o pedido de compra con los que trabajas.

Necesitas descargar en tu móvil la app de Holded para poder hacer fotos a tus documentos de compra y subirlos a la plataforma para que se contabilicen. Para descargar la app, accede a la Play Store (Android) o App Store (iOS).

¿Cómo?

1. Entra en la aplicación móvil de Holded
2. Haz una foto del ticket y se subirá directamente a Inbox
3. Desde Inbox, selecciona el archivo para convertirlo en un documento Holded
4. En la vista de detalle, pulsa Escaneo inteligente

Aprende más aquí sobre todo lo que puedes hacer con Inbox

Ahora que ya has creado tu gasto de prueba, puedes eliminarlo para que no afecte a tu contabilidad.

No se eliminarán ni los contactos ni los productos o servicios que hayas creado al generar la factura de compra.

¿Cómo?

Ve a Gastos > Gastos, selecciona una o múltiples compras y haz clic en Eliminar.

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo eliminar una compra

En el caso de que tengas empleados, necesitarás aprender a crear nóminas para que queden registradas en Holded, y puedas tener así una visión completa de esta parte de los gastos de tu negocio.

¿Cómo?

Desde la barra de navegación, ve a Gastos > Nóminas > Nueva nómina

Campos para crear una nómina

1. Indica el nombre del trabajador
2. Introduce la fecha de contabilización de la nómina
3. Detalla los conceptos: Salario, Total S.S., Gasto S.S. Empresa e IRPF
4. Añade una descripción y tags, si deseas llevar a cabo una contabilidad más analítica
5. Adjunta la nómina en formato PDF
6. Haz clic en Crear 

Puedes usar la casilla Marcar como pagado para contabilizar el pago directamente desde la nómina.

El cálculo de la cantidad en A pagar se realizará automáticamente teniendo en cuenta: (Salario + Gasto S.S. Empresa) - (Total S.S. + IRPF)

Podrás consultar todas las nóminas creadas desde el listado en Nóminas.

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo crear nóminas en Holded

Elimina ahora la nómina de prueba para que no descuadre nada en tu contabilidad.

¿Cómo?

Ve a Gastos > Nóminas, selecciona una o múltiples nóminas y haz clic en Eliminar desde la barra inferior.

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo eliminar y modificar nóminas ya creadas.

Importar tus gastos te permitirá controlar mucho mejor tu contabilidad, analizar el flujo de gastos y cómo estos impactan sobre los beneficios de tu negocio. Todo ello desde un único lugar.

¿Cómo?

1. Accede al importador de facturas de gastos desde la página Gastos > Gastos
2. Haz clic en el menú de 3 puntos
3. Selecciona Importar
4. Descarga la plantilla de importación
5. Completa la plantilla con los datos correspondientes
6. Una vez guardado, arrastra el archivo o pulsa Subir archivo
7. Comprueba que toda la información se ha importado correctamente desde Gastos

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo importar tus gastos o compras