Para que tus facturas sean legales, es imprescindible que completes los campos marcados con un asterisco (*).

¿Cómo?

Haz clic en el Menú de control > Configuración > Sistema > Preferencias y completa los siguientes campos:

1. *Nombre de la empresa: Se trata del nombre de la empresa o razón social, o bien el nombre completo en el caso de ser un autónomo. Este campo estará completado previamente por la información que hayas añadido al crear la cuenta.
2. *Núm. identificación fiscal: Es el NIF para sociedades o el DNI para autónomos.
3. Email: En este campo aparecerá el correo electrónico con el que se ha creado la cuenta. Cámbialo si deseas incluir el email de tu negocio u otro más general en tus documentos.
4. Teléfono: Introduce el teléfono aquí si quieres que aparezca en tus documentos, si no, déjalo en blanco.
5. *Dirección, población, código postal, provincia y país: Debes completar todos estos campos con la dirección fiscal de tu negocio.

Consulta este artículo para más información sobre completar los datos de tu cuenta.

Este no es un paso imprescindible para crear facturas, pero te recomendamos que lo completes para que el diseño de tu documento se ajuste a tu imagen corporativa.

¿Cómo?

Accede al Menú de control > Configuración > Facturación >Plantilla documentos

1. Abre el editor de plantillas clicando una existente o en Nueva plantilla
2. Edita el nombre al hacer clic en el encabezado
3. Navega la biblioteca de diseños y haz clic tanto para previsualizar como para seleccionar
4. Haz clic en Logo de la plantilla y selecciona tu logo. Recuerda que el archivo tiene que ser .jpg o .png
5. Para ver si te gusta el resultado, pulsa Guardar y luego en el botón Previsualizar
6. Puedes cambiar de plantilla y elegir el tamaño del logo hasta que consigas el resultado esperado

En esta página tienes muchas más opciones, pero por ahora solo necesitas completar estos dos pasos.

Consulta este artículo para más información sobre las plantillas para tus documentos de ventas. 

Añadir un banco

Te aconsejamos añadir tu banco y una cuenta de efectivo. Si bien no es un paso obligatorio, añadir esta información te permitirá llevar a cabo un seguimiento detallado de tus transacciones.

¿Cómo?

Desde la barra de navegación, ve a Bancos > Bancos > Añadir tu primer banco

Al añadir un banco, puedes elegir entre sincronizarlo, para tener todas tus transacciones bancarias controladas y saber qué has cobrado y pagado; o bien, puedes importar las transacciones manualmente. Te recomendamos sincronizar el banco, ya que más adelante lo necesitarás para tener más control de tu empresa.

Recuerda que la información está encriptada y tus credenciales bancarias protegidas. 

Una vez hayas creado tu primer banco, vuelve a la pantalla de bancos y crea una cuenta de caja.

Cuando hayas creado ambas, podrás proceder a introducir los métodos de pago.

Aprende más aquí sobre la gestión de tus bancos

Añadir una forma de pago

Puedes introducir tantos métodos de pago como sea necesario. Esto te servirá para indicar a tus clientes cómo deben pagar una factura.

¿Cómo?

Ve al Menú de control > Configuración > Facturación > Formas de pago

Verás que por defecto vienen creadas dos formas de pago, una para cobrar por transferencia bancaria, y otra para cobrar al contado.

Primero necesitas personalizar la forma de pago por transferencia haciendo clic en Transferencia bancaria. Una vez abierta, podrás incluir el texto que quieres que aparezca en las facturas. En la parte de banco, elige el banco que has creado anteriormente para el IBAN se informe directamente.

A continuación también podrás personalizar la forma de pago al contado.

Cuando hayas creado las formas de pago, podrás elegir entre ellas al crear una factura.

Lee este artículo para aprender más sobre las formas de pago

Para que una factura sea legal tiene que tener una numeración que siga un orden cronológico ascendente.

Desde Holded puedes gestionar múltiples líneas de numeración y personalizar su formato. Este paso es esencial para poder empezar a facturar con la plataforma.

De hecho, puedes seguir con el formato de numeración que hayas estado usando hasta ahora y añadir el último número de factura que hayas creado. De este modo, las siguientes facturas que generes en Holded seguirán esta correlación numérica.  

¿Cómo?

Accede al Menú de control > Configuración > Facturación > Preferencias

Haz clic en Línea F y ajusta el formato de la numeración. El % hace referencia a un dígito. Por ejemplo, si tu numeración tiene 4 dígitos, debes poner %%%%, un % por cada dígito.

Una vez ajustado el formato, introduce el número de la última factura que hayas creado en el campo Último núm. y pulsa Guardar.

Con esto, tu numeración ya está lista. De esta manera, la próxima factura que crees en Holded contendrá el número siguiente al de la última factura que generaste.

Este último paso no es obligatorio, pero resulta muy importante para evitar que se dupliquen las facturas.

Aprende aquí más sobre cómo gestionar la numeración de tus documentos

Tienes dos opciones para comenzar a crear una nueva factura de venta:

1. Usar el botón Crear en la barra de herramientas
2. O bien, desde la barra de navegación, ve a Ventas > Facturas y haz clic en el botón Añadir

¿Eres fan de los atajos de teclado? Usa option+f (en Mac) o alt+f (en Windows) para abrir fácilmente el editor de nueva factura.

Campos para crear una factura de venta

1. Selecciona el contacto
2. Pon una fecha de vencimiento
3. Detalla los conceptos que quieres facturar con el número de unidades, el precio y los impuestos de cada de ellos
4. Añade un mensaje si lo deseas
5. Selecciona la forma de pago
6. Selecciona la cuenta de ventas 

Puedes modificar y previsualizar tus facturas tantas veces como sea necesario. Una vez esté como desees, simplemente haz clic en Guardar.

Podrás consultar todas tus facturas de venta en la página de Ventas > Facturas.

Cuando estés creando una factura, puedes pulsar el botón Opciones, arriba a la derecha en tu pantalla, para personalizar la factura según tus necesidades del momento.

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo crear una factura de venta

Una vez creada la factura de prueba, puedes practicar cómo enviarla.

¿Cómo?

1. Selecciona la factura desde el listado
2. Haz clic en Enviar en la siguiente ventana
3. Introduce un destinatario. Al tratarse de una prueba, puedes enviarla a uno de tus emails o de tus compañeros para ver cómo se ve
4. Modifica el mensaje si lo deseas

   El mensaje contiene un enlace a la factura en el portal del cliente que puedes copiar para compartir con tus contactos de la manera que prefieras.

5. Pulsa Enviar

Recuerda que tienes la opción de descargar la factura en PDF y enviarla desde tu aplicación de correo (Gmail, Outlook, etc.). También puedes imprimirla y enviarla por correo postal. No obstante, desde Holded te recomendamos el envío digital para conservar el medio ambiente.

Aprende aquí más sobre cómo enviar facturas desde tu dirección de correo

Ahora que ya has creado tu factura de prueba, puedes eliminarla para que se eliminen los asientos contables relacionados.

No se eliminarán ni los contactos ni los productos o servicios que hayas creado al generar la factura.

¿Cómo?

Ve a Ventas > Facturas, y selecciona una o múltiples facturas y haz clic en Eliminar

Holded restará la cantidad de facturas eliminadas para mantener la correlación numérica. 

Por ejemplo, si tu última factura es la F002 y la eliminas, se asignará esta misma numeración a la siguiente factura que crees.

Por el contrario, si has creado hasta la F003, la siguiente factura sí que será la F004. Independientemente de si has borrado la F001, F002 o la F003, ya que Holded siempre continúa la numeración a partir de la última factura generada.

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo eliminar una factura de venta.

Importar tus facturas no solo te permitirá visualizarlas en Holded, sino que además podrás controlar sus pagos, enviarlas más fácilmente a todos tus clientes, realizar la conciliación bancaria, y mucho más.

¿Cómo?

1. Accede al importador de facturas de venta desde la página Ventas > Facturas
2. Haz clic en el menú de 3 puntos
3. Selecciona Importar
4. Descarga la plantilla de importación
5. Completa los datos correspondientes teniendo en cuenta que no toda la información es necesaria
6. Una vez guardado, arrastra el archivo o pulsa Subir archivo
7. Comprueba que toda la información se ha importado correctamente desde Facturas

Consulta este artículo para aprender más sobre cómo importar facturas de venta