Inbox es la funcionalidad que encontrarás dentro de la pestaña Gastos con la que podrás organizar y clasificar todos los archivos que recibas de una fuente externa, como los informes de gastos de tus empleados o las facturas enviadas por email por uno de tus proveedores, para luego agregarlos a tu registro financiero en Holded.
Obtener los archivos en Inbox
- Subir archivos manualmente
Con esta opción puedes subir tus archivos desde tu dispositivo simplemente arrastrándolos y soltándolos en tu espacio de Inbox o haciendo clic en el botón Subir. Recuerda que este tipo de archivos no pueden exceder los 5MB. - Enviar un correo electrónico a tu dirección Inbox
Con esta opción, se pueden enviar archivos por email a tu bandeja de entrada Inbox. En este caso, el peso límite de cada archivo es de 17 MB. Si se excede este límite, el remitente recibirá un correo electrónico con una advertencia.Para saber cómo configurar tu correo electrónico Inbox, consulta este artículo
- Escanear tus archivos desde la aplicación móvil
Con la aplicación móvil puedes escanear documentos para que aparezcan en tu Inbox de Holded. Para escanear el archivo, primero deberás instalar nuestra aplicación móvil, tanto en Android como iOS.
Sea cual sea la forma que elijas, los únicos formatos soportados son PDF, JPEG y PNG.
Una vez recibidos, podrás identificar fácilmente de qué tipo de archivo se trata, su procedencia, el estado, la fecha en que se recibió y el remitente.
Ten presente que esta aplicación es compatible únicamente con los siguientes idiomas: inglés, francés, alemán, idiomas nórdicos (danés, noruego, sueco y finés), español, italiano, checo, eslovaco, polaco, húngaro y rumano.
Convertir tu archivo en un documento Holded
Ya sea porque decidas transferir los datos de forma manual o automática, puedes elegir entre uno de los siguientes tipos de documentos en Holded para convertir tus archivos de Inbox: Compra, Pedido de compra, Ticket, Devolución y Pedido de venta.
Recuerda que por defecto el tipo de documento en Holded será Compra.
Una vez tengas los ficheros en tu Inbox, tienes tres opciones distintas para convertirlos en un documento Holded:- Enviarlos a Escanear para capturar automáticamente los datos de tu fichero.
Cada vez que utilices nuestra solución de escaneo inteligente, el documento que se va a generar tendrá activada por defecto la modalidad Estado borrador para que puedas modificarlo las veces que necesites antes de aprobarlo. Ten en cuenta que, al deshabilitar esta modalidad, no se creará ningún documento.
- Asignar el archivo a un documento en Holded.
- Transcribir manualmente los datos para crear un nuevo documento.
Con esta opción, puedes elegir entre la opción de Dividir por artículo para poder enumerar cada artículo y su valor o Suma total para mostrar solo la cantidad total.
Más información sobre cómo convertir tu archivo en un documento aquí.
Comprender los estados de los archivos
Al convertir ficheros en documentos Holded, se pasará por varias etapas hasta que se complete la conversión. Estas etapas se mostrarán en tus archivos con las siguientes etiquetas:
- Nuevo
Cuando se acaba de recibir un archivo. Puedes optar por escanear este último para crear un documento, transcribir los datos manualmente o eliminar el archivo. - Duplicados
El sistema etiqueta el archivo como duplicado cuando un nombre y un tamaño coinciden con un archivo ya recibido. - Procesando
El archivo se está procesando en el sistema y no se pueden realizar acciones. - Pendiente de verificar
El archivo ha sido procesado y está pendiente de ser aprobado o modificado. - Error
Ha ocurrido un error al procesar el archivo. - Finalizado
El archivo ha sido procesado y está disponible en el sistema. - En Cola
El archivo está en la cola de espera para ser procesado.