Desde el apartado de Contactos podrás consultar el listado de contactos registrados en Holded, acceder a ellos para editarlos, actualizarlos en masa, importar nuevos contactos, y exportar datos.
Cómo llegar
Accede a Contactos desde la barra de navegación
¿Qué puedes hacer desde Contactos?
Personalizar el listado de contactos
Holded te permite personalizar la vista de tu listado de contactos para que aparezcan solo los campos más relevantes en tu caso, y los puedas emplear para filtrar y encontrar contactos de forma rápida y sencilla. A continuación detallamos los campos disponibles en el listado.
Cómo llegar
- Haz clic en el icono representado por dos columnas que encontrarás más a la derecha del listado, justo debajo del botón de exportación
- Púlsalo para seleccionar los campos más relevantes para filtrar tus contactos
- Creado: Fecha en la que has registrado al contacto en Holded
- Nombre: Denominación de la empresa o persona física
- ID: Es obligatorio y hace referencia al NIF o CIF del contacto
- Email: Holded enviará los documentos a esta dirección
- Teléfono del contacto
- Móvil del contacto
- Dirección: Es recomendable incluir la dirección de envío para evitar confusiones
- Población: Ciudad o lugar donde se encuentra el contacto
- Código postal: Filtra por la zona donde se encuentra el contacto
- Provincia: Incluye la demarcación del contacto
- País: Añade el país de origen del cliente, en función del país se escoge el idioma por defecto en el que se envían los documentos
- Código país: Escoge el código que se utiliza para representar a cada país
- Idioma: Los documentos se crean en el idioma indicado de forma predeterminada
- Moneda: Divisa con la que vas a operar con el contacto, se empleará en todos los documentos pero siempre puedes editarla desde el mismo documento
- Dto %: Si se ha pactado un descuento con un contacto se reflejará en este campo
- Cuenta: Filtrar por la cuenta de cliente o proveedor.
- Referencia: Número interno identificativo de la empresa
- Régimen: Filtra por el tipo impositivo indicado en el contacto
- Forma de pago: Busca por la forma de pago establecida para cada contacto
- IBAN: Número de cuenta bancaria de cada contacto
- SWIFT: Código de seguridad del contacto
- Ref. mandato: Añade la referencia de cada contacto en la interfaz
- Tags: Filtra por las etiquetas incluidas en cada contacto
- Cuenta de ventas: Filtra por la cuenta de ventas si se trata de un cliente
- Cuenta de compras: Busca por la cuenta de compras en el caso de que sea un proveedor
- Tipo: Tipo de contacto que has registrado (cliente, proveedor, oportunidad, etc.)
- Tipo de contacto: Si es una empresa o una persona
Filtrar tus contactos
- Buscador de texto: Introduce el texto de referencia para encontrar un contacto
- Selector: Emplea el selector para escoger entre Personas o Empresas
- Segmentos: Filtra tus contactos por tipo Cliente, Proveedor, Lead, y No asignado
- Desde Añadir filtro puedes acceder a las opciones detalladas a continuación
Opciones disponibles en Añadir filtros
- Tags: Filtra según etiquetas
- Creado: Permite seleccionar en función al día que se registró el contacto (Última semana, Últimos 30 días, Mes actual y Año actual)
- Tipo: Escoge entre Cliente, Proveedor, Lead, Acreedor, Deudor, No asignado
- Régimen: Selecciona el tipo impositivo para agrupar a todos los contactos que tienen un impuesto determinado (Régimen general, Intracomunitario, Exportación/Importación, No sujeta, Recargo de equivalencia, Exento)
- Cuenta de ventas: Filtra por los contactos que poseen una cuenta de ventas determinada
- Archivado: Visualiza todos los contactos que has archivado o apartado del resto de contactos activos
Haz clic en Guardar segmento para guardar tu selección de filtros actuales y no tener que volver a marcarlos en futuras búsquedas.
Editar tus contactos
Los cambios que realices al editar un contacto no se verán reflejados en documentos creados con anterioridad a dicha edición.
Cómo llegar
- Selecciona el contacto que quieras editar
- Desde el panel lateral, en el apartado de Información de contacto, haz clic en Editar
Apartados adicionales en el panel lateral de contacto
- Crear nuevo: Desde aquí puedes crear Notas, Presupuestos, Facturas, Oportunidades, Actividades, Albaranes y Compras relacionadas con un contacto específico
- Personas: Te permite relacionar otros contactos existentes o de nueva creación
- Ventas y compras: Ofrece un resumen del total de facturas recibidas, importe medio por factura, días de plazo medio de pago, así como cantidades pendientes de cobro asociadas a un contacto en concreto
Importar, exportar y actualizar datos
Cómo llegar
Accede al menú de tres puntos situado en la esquina superior derecha para importar y actualizar información
- Importar contactos: Te permite descargar la plantilla para importar tu listado de contactos (empresas y contactos asociados)
- Importar personas de contacto: Desde aquí puedes descargar la plantilla para importar exclusivamente datos de personas de contacto
- Actualizar contactos: Descarga la plantilla para modificar los datos de múltiples contactos y poder subirla de nuevo en formato Excel para actualizarlos en masa
- Actualizar direcciones de envío: Descarga la plantilla para realizar los cambios necesarios acerca de las direcciones de envío asociadas a múltiples contactos, y vuélvela a subir para actualizar dicha información de forma masiva
Si necesitas exportar la información de tus contactos en formato Excel o PDF puedes hacerlo haciendo clic en el icono de descarga que aparece a la derecha de la barra de búsqueda en la sección de Contactos
Realizar acciones en masa
Cómo llegar
- Marca aquellos contactos sobre los que quieras realizar la acción en masa, ya sea por medio de filtros, segmentación o selección manual
- En la barra emergente de la parte inferior de la pantalla escoge una de las acciones disponibles
Acciones disponibles
- Asignar: Te permite cambiar el tipo de contacto, así como añadir tags, o asignar el contacto a un grupo
- Enviar link del portal: Al seleccionar esta opción se envía un email a los contactos indicados incluyendo el link al portal cliente
- Archivar: Aparta los contactos que no quieres que aparezcan en el listado general. Los documentos creados para dichos contactos no se borrarán. Además, siempre puedes volver a habilitar los contactos que hayas archivado
- Eliminar: Mediante esta opción se eliminan los contactos especificados de forma masiva. En caso de querer recuperarlos, puedes restaurarlos desde la Papelera
Recuerda que los elementos en la Papelera solo se se guardarán durante un número de días antes de eliminarse de forma definitiva
Aprende aquí cómo restaurar elementos desde la Papelera en Holded