Los registros horarios

Mide el tiempo que se ha invertido en un proyecto determinado, e imputa el coste de las horas como un gasto en el Proyecto

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Escrito por Héctor Emperador
Actualizado hace más de una semana

La funcionalidad de Registros horarios te permite medir el tiempo que se ha invertido en un proyecto determinado. Del mismo modo, el coste de las horas registradas quedará imputado como un gasto en el Proyecto.

  1. Registrar las horas trabajadas

  2. Enviar tus horas para la aprobación del manager

  3. Comprobar las horas imputadas por proyecto

  4. Visualizar las horas registradas y aprobadas por empleado

  5. Visualizar las horas registradas y aprobadas por categoría de proyecto

  6. Facturar registros horarios

💎 Activa "Registros horarios" mediante la gema gratuita, en la Holded Store.


1. Registrar las horas trabajadas

  1. Ve a Proyectos > Registros horarios, en la barra de navegación

  2. Selecciona Registros horarios

  3. Escoge el día del calendario en el que quieras registrar las horas, haciendo clic en el símbolo "+"

    💡 Usa el selector de fechas, arriba a la derecha, para desplazarte por el calendario

  4. Selecciona un proyecto creado previamente para que impute el Precio/hora de tu usuario a ese proyecto concreto. Si lo dejas en blanco, quedará como no asignado

  5. Especifica a qué tarea corresponde este proyecto. Si no se informa este campo, quedará como no asignado

  6. Añade una descripción

  7. Asigna una categoría para computar el coste/hora por categoría de facturación

  8. Introduce el tiempo invertido de una de las siguientes formas:

    • Manualmente: Haz clic en el botón Desde/Hasta, y determina la fecha y horas que quieres registrar

    • Automáticamente: Haz clic en el botón con el círculo para poner en marcha el contador y vuelve a hacer clic para finalizarlo

  9. Haz clic en "Guardar"

El tablero de registros horarios es personal; solo tú podrás visualizar los registros que hayas introducido


2. Enviar tus horas para la aprobación del manager

En cualquier momento podrás enviar tus horas para que el manager del proyecto las pueda aprobar. Este recibirá un email de notificación y aceptará/rechazará las horas registradas:

  1. En Registros horarios, haz clic en el botón "Enviar para aprobación"

    Tienes que haber asignado los registros previamente para poder enviarlos para aprobación del manager

  2. Selecciona la casilla de los registros que desees, y pulsa "Enviar registros horarios"

  3. Comprueba las horas pendientes y aprobadas haciendo clic en las pestañas "Pendientes de aprobación" y "Aprobado", en la esquina superior izquierda

Las horas aprobadas se representarán con un punto verde, y las rechazadas con uno rojo (en azul, las pendientes de aprobación).

Solo las horas aprobadas aparecerán en el resumen de cada proyecto. Una vez se hayan aprobado las horas por parte del manager, estas ya no se podrán desaprobar, ya que se imputan directamente al proyecto asignado.

💡 Los usuarios con rol de administrador en el proyecto también podrán aprobar las horas


3. Comprobar las horas imputadas al proyecto

Una vez hayas indicado las horas invertidas, podrás ver cuántas horas se han registrado para el mismo:

  1. Ve a Proyectos, y selecciona en el proyecto que quieras consultar

  2. En la vista detallada, ve a la pestaña "Resumen"

  3. Consulta los apartados "Horas introducidas este mes" y "Horas por usuario"


4. Visualizar las horas por empleado

Esta opción está especialmente pensada para que los managers puedan revisar las horas registradas y aprobadas de los empleados. Además, desde este apartado también podrán revisar los tiempos y aprobar nuevos registros.

  1. Ve a Proyectos, y selecciona en el proyecto que quieras consultar

  2. Haz clic en la pestaña de Facturación

  3. Haz scroll hasta ver el apartado de Miembros

  4. Visualiza el listado de empleados que están trabajando en el proyecto

  5. Comprueba los tiempos registrados (irán acompañados de "Aprobado" o "Pendiente", según su estado)

  6. Para revisarlos, pulsa "Revisar tiempos"

  7. Accede a aquellos registros que quieras validar

  8. Haz clic en "Rechazar" o "Aceptar" según corresponda

  9. Confirma la acción


5. Visualizar las horas por categoría

Desde este apartado se pueden comprobar las horas que se hayan registrado por cada categoría en el proyecto. Estas horas quedarán computadas como gasto en dicho proyecto en función de la configuración de cada categoría, así como el coste/hora establecido.

  1. Ve a Proyectos, y selecciona en el proyecto que quieras consultar

  2. Haz clic en la pestaña de Facturación

  3. Haz scroll hasta ver el apartado de "Categorías"

  4. Visualiza el listado de categorías contempladas en el proyecto

  5. A su derecha, comprueba los tiempos registrados por cada una de ellas

💡 Para empezar a facturar tus proyectos, primero tendrás que configurar tus preferencias de facturación y presupuestos por proyecto. Estas preferencias siempre tienen prioridad sobre la configuración general de facturación y presupuestos


6. Facturar registros horarios en tus proyectos

Holded te ofrece la opción de facturar el coste del registro de horas que han ido añadiendo los empleados. Sigue estos pasos:

  1. Ve a Proyectos, en la barra de navegación

  2. Entra en el proyecto correspondiente

  3. Ve a la pestaña de Facturación.

  4. Haz clic en "Factura", y escoge "Registros horarios"

  5. Marca la casilla del proyecto a facturar, y pulsa "Siguiente"

  6. En "Horas facturables" selecciona:

    1. Todos los registros de tiempo pendientes de facturar: se cuentan todos los registros introducidos para el proyecto, y que aún no estén facturados.

    2. Registros de tiempo sin facturar desde: se cuentan los registros sin facturar desde una de las siguientes opciones de tiempo: este mes, último mes, este trimestre, este año, último año.

    3. No incluir registros de tiempo: no se tendrá en consideración ningún registro de tiempo.

  7. En "Cómo mostrar los registros", escoge mediante el desplegable (esta opción no aparecerá en caso de haber seleccionado No incluir registros de tiempo)

    1. Combinar las horas de cada tarea en una línea: se combinarán las horas registradas en cada tarea en una línea de la factura.

    2. Combinar las horas de cada persona en una línea: se combinarán las horas registradas por persona/miembro en una línea de la factura.

    3. Combinar las horas de cada proyecto en una línea: se combinarán las horas registradas en cada proyecto en una línea de la factura.

    4. Combinar las horas de cada categoría en una línea: se combinarán las horas registradas por categoría de proyecto en una línea de la factura.

    5. Mostrar cada registro de tiempo como una línea: cada registro de tiempo introducido se mostrará como una línea en la factura.

  8. Haz clic en "Revisar factura"

  9. Comprueba que los datos de la factura sean correctos y haz clic en "Guardar"

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