Crear un formulario

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Los formularios automatizan tareas al estandarizar la introducción de información en proyectos. Por ejemplo, se pueden incluir campos de fecha para garantizar que se informe la fecha de inicio y fin de cada tarea. Los formularios pueden aplicarse a todos los proyectos o solo a algunos en particular.

Para crear un formulario, sigue estos pasos:

Ve a Proyectos > Formularios, en la barra de navegación
Haz clic en el botón "Nuevo formulario":

✨ Ruta alternativa: Proyectos > Proyectos > Accede a un proyecto > ve a la pestaña Formularios > haz clic en "Nuevo formulario"
Completa los campos básicos y añade preguntas al formulario
Haz clic en "Crear"

1. Completar los campos básicos

En la ventana emergente, completa los siguientes campos:

Proyecto: en el desplegable, activa la casilla de los proyectos donde quieras aplicar el formulario:
(⋮) : haz clic en el botón de tres puntos y activa el interruptor para que este formulario esté disponible de forma automática en todos los proyectos:
Título: incluye un título a tu formulario
Icono: pulsa sobre el desplegable para elegir un icono de los disponibles
+ Añadir una descripción: haz clic aquí para añadir una descripción, si lo deseas
Añadir a lista: Por hacer / En curso / Probando / Finalizado / Backlog
Tipo: Story / Bug / Tarea / Epic
✨ Los tipos de tarea disponibles dependerán del proyecto seleccionado

2. Añadir preguntas al formulario

En la parte inferior de la ventana, completa la siguiente información:

(⋮⋮) : haz clic aquí para arrastrar la pregunta arriba o abajo, modificando así su orden
Pregunta: escribe la pregunta o instrucción para que los usuarios o participantes del proyecto la introduzcan en la tarea
Tipo: selecciona el formato de pregunta desde este desplegable:
- Vinculado a tarea
  - Descripción: se trata de un campo tipo texto que te permite introducir la descripción general de la tarea.
  - Inicio: mostrará un calendario para que se pueda seleccionar una fecha de inicio para la tarea.
  - Final: mostrará un calendario para que se pueda seleccionar una fecha de finalización para la tarea.
  - Prioridad: de la tarea generada. Habilitará las siguientes opciones: Muy alta, Alta, Media, Baja o Muy baja
  - Story Points: campo de valor numérico que permitirá expresar la estimación del esfuerzo global requerido en la tarea
- Personalizado
  - Campo de texto: permitirá añadir preguntas o instrucciones adicionales cuyo respuesta se pueda proporcionar a partir de texto.
  - Número: se trata de un campo numérico para dar respuesta a preguntas o instrucciones de este tipo.
  - Fecha: se habilitará un calendario para seleccionar una fecha para la pregunta introducida.
  - Selección: activa el campo "Opciones", el cual permite introducir varias opciones que después se mostrarán en un menú desplegable. Pulsa "Enter", en tu teclado, después de introducir cada opción.
  - Radio: activa el campo "opciones", el cual permite introducir varias opciones que se mostrarán en una misma línea y de las cuales solo se podrá seleccionar una. Pulsa "Enter", en tu teclado, después de introducir cada opción.
  - Checkbox: permite introducir varias opciones que se mostrarán en una misma línea. Se podrá seleccionar más de una opción.
+ Añadir una descripción: incluye una descripción, si lo deseas.
Campo obligatorio: marca la casilla si deseas que la respuesta a esa pregunta sea obligatoria.
+ Añadir pregunta: haz clic aquí para añadir preguntas o instrucciones adicionales.
Eliminar pregunta: utiliza el icono de papelera, a la derecha de las preguntas, para eliminar preguntas que no necesites.

Puedes crear tantos formularios como necesites. Una vez lo hayas completado, el formulario será visible para todos los miembros del proyecto que participen en la lista de tareas asignada.

Añadir un formulario a un proyecto

Para añadir un formulario a un proyecto específico, sigue estos pasos:

Ve a Proyectos > Proyectos, en la barra de herramientas
Haz clic sobre un proyecto de la lista
Ve a la pestaña de "Formularios"
En 'Formularios disponibles', haz clic en "+ Añadir formulario al proyecto":
En 'Tipo', usa el desplegable para confirmar el tipo de tarea que se generará
En 'Añadir a lista', especifica la lista a la que se enviará la tarea (Preparativos, Necesidades, Áreas, Fases)
Pulsa "Guardar"

Tras completar estos pasos, el formulario pasará a formar parte del listado de Formularios activos para el proyecto en cuestión. Podrás identificarlo con la etiqueta 'Public' en Proyectos > Formularios

Rellenar un formulario

Para rellenar un formulario desde un proyecto, sigue estos pasos:

Ve a Proyectos > Proyectos, en la barra de herramientas
Selecciona un proyecto de la lista
Ve a la pestaña "Formularios"
En 'Formularios activos', pulsa "Rellenar" sobre uno de los disponibles:
Completa los campos del formulario
Haz clic en "Guardar"

La tarea generada se añadirá al board del proyecto

Editar un formulario

Para editar un formulario, sigue estos pasos:

Ve a Proyectos > Formularios, en la barra de navegación
En la vista de 'Cuadrícula', localiza el formulario que quieras editar y accede al menú de tres puntos:

✨ En la vista 'Lista', en cambio, haz simplemente clic sobre la línea del formulario que desees para editarlo
Haz clic en "Editar":
Cambia los campos necesarios y pulsa "Actualizar"

Eliminar un formulario

Para eliminar un formulario, sigue estos pasos:

Ve a Proyectos > Formularios, en la barra de navegación
Localiza el formulario que quieras eliminar y accede al menú de tres puntos
Haz clic en "Elimiar":
Haz clic en "Confirmar" para eliminar definitivamente

✨ Solo el administrador o creador del formulario podrá eliminarlo o editarlo, los demás usuarios solo podrán rellenarlo

Acciones desde el listado de formularios

Desde el listado de formularios en Holded puedes aplicar filtros y segmentos predeterminados para encontrar lo que buscas rápidamente. Además de configurar la información que quieres que muestren las columnas en el listado.

Para acceder a los filtros, segmentos y configuración de columnas, tendrás que seleccionar la vista de lista, ya que estas opciones no aparecen en la vista de cuadrícula:

Ve a Proyectos > Formularios, en la barra de navegación.
Filtra siguiendo las instrucciones siguientes:

Filtrar formularios con el buscador

Cada vez que necesites encontrar un formulario en particular, puedes usar el buscador escribiendo el nombre o una palabra clave para que aparezca en el listado:

Filtrar formularios con filtros predefinidos

En el listado de formularios tienes también a disposición Filtros predefinidos, para poder conseguir una visión más detallada de las características de tus productos.

Puedes filtrar tus formularios por:

Proyecto: selecciona Todos los proyectos creados o proyectos en concreto.
Este proyecto está archivado: Todos / Archivado / No archivado:

Filtros personalizados

Para crear un filtro personalizado, una vez seleccionados los filtros que necesites, haz clic en "Guardar segmento"; asígnale un nombre, y pulsaa "Ok":

El nuevo segmento con tus preferencias de búsqueda será accesible desde el menú desplegable, a la izquierda de filtros, para que puedas seleccionarlo fácilmente cuando lo necesites.

Filtrar formularios por segmentos

La opción de filtrar por segmentos te permitirá filtrar los formularios desde el desplegable junto a '+ Filtro', en función de los segmentos que hayas personalizado desde filtros predefinidos.

✨ Recuerda que entre los segmentos, aparecerán también los filtros personalizados que hayas guardado

Configurar las columnas del listado

Haz clic en el icono de dos columnas que encontrarás debajo de la barra de búsqueda
Marca la casilla de aquellos campos que desees que se muetren en tu listado de formularios:
- Nombre: corresponde al campo título del formulario.
- Tipo: indica el tipo de tarea que se genera al completar este formulario (Task, Story, Epic, Bug).
- Descripción: muestra la descripción del formulario para que lo puedas identificar rápidamente.
- Proyecto: se especifica el nombre del proyecto del que forma parte este formulario.
- Lista: muestra el nombre de la lista que utiliza este formulario para generar las tareas.
- Número de preguntas: se refleja el número de preguntas que contiene este formulario para poder crear las tareas.