Puedes activar esta funcionalidad de forma gratuita desde Gemas en la Holded Store
Cómo acceder
- Ve a Proyectos en la barra de herramientas
- Selecciona la opción Formularios
- Haz clic en el botón Nuevo formulario
Alternativamente, puedes acceder al proyecto en el que quieras incluir el formulario, ir a la pestaña Formularios y hacer clic en Nuevo formulario.
Los formularios se crean con la intención de automatizar la creación de tareas, pero ¿qué quiere decir esto exactamente?
Los formularios resultan muy útiles cuando se quiere estandarizar la manera de introducir las tareas en tus proyectos. Por ejemplo, supongamos que siempre quieres que se informe la fecha de inicio y fin de cada una de las tareas. En este caso, podrías crear un formulario que incluyera campos de fecha sobre el inicio y fin de las tareas que creen los participantes del proyecto. De este modo asegurarías que siempre proporcionan este dato.
Además, lo bueno de los formularios es que se pueden aplicar tanto a todos tus proyectos, como solo a algunos en concreto.
Cómo crear formularios
1. Completar los campos básicos del formulario
En la ventana emergente, completa los siguientes campos:
Puedes hacer que este formulario esté disponible de forma automática en todos los proyectos, accediendo al menú de tres puntos y activando el selector Seleccionar todos los proyectos. Aprende cómo crear tu proyecto aquí.
Los tipos de tarea disponibles dependerán del proyecto seleccionado. Para aprender más sobre proyectos, consulta este artículo.
2. Añadir preguntas al formulario
- En 1. Pregunta, escribe la pregunta o instrucción para que los usuarios o participantes del proyecto introduzcan el nombre de la tarea. Por ejemplo: "¿Qué vas a hacer?" o "Indica el nombre de la tarea"
Este campo siempre es obligatorio y de tipo Título, ya que hace referencia al título o nombre de la tarea. Puedes incluir una explicación adicional pulsando Añadir una descripción.
- Haz clic en Añadir pregunta para seguir formulando las preguntas o instrucciones que los usuarios tendrán que contestar para crear tareas en el proyecto
- En 2. Pregunta, selecciona el formato de pregunta desde Tipo:
Vinculado a tarea Descripción Se trata de un campo tipo texto que te permite introducir la descripción general de la tarea. Inicio Mostrará un calendario para que se pueda seleccionar una fecha de inicio para la tarea. Final Mostrará un calendario para que se pueda seleccionar una fecha de finalización para la tarea. Prioridad de la tarea generada
Habilitará las siguientes opciones para que se pueda especificar la prioridad de la tarea generada: Muy alta, Alta, Media, Baja o Muy baja Story Points Se trata de un campo de valor numérico que permitirá expresar la estimación del esfuerzo global requerido en la tarea. Personalizado Campo de texto Permitirá añadir preguntas o instrucciones adicionales cuyo respuesta se pueda proporcionar a partir de texto. Número Se trata de un campo numérico para dar respuesta a preguntas o instrucciones de este tipo. Fecha Se habilitará un calendario para seleccionar una fecha para la pregunta introducida. Selección Permite introducir varias opciones que después se mostrarán en un menú desplegable. Radio Permite introducir varias opciones que se mostrarán en una misma línea y de las cuales solo se podrá seleccionar una. Checkbox Permite introducir varias opciones que se mostrarán en una misma línea. Se podrá seleccionar más de una opción. - Escribe la pregunta o instrucción que corresponda para que los usuarios proporcionen la información necesaria. Por ejemplo: "¿Cuándo empezarás la tarea?" (pregunta tipo Inicio) o "Indica los departamentos involucrados: Marketing, Diseño, etc." (pregunta tipo Checkbox)
- Haz clic en + Añadir pregunta para incluir preguntas o instrucciones adicionales
- Una vez hayas acabado de añadir preguntas, pulsa el botón Crear para publicar tu formulario
Si necesitas eliminar alguna de las preguntas, simplemente haz clic en el icono de eliminar situado a su derecha. Por otro lado, si deseas indicar que una pregunta es obligatoria, marca la casilla Campo obligatorio.
Puedes crear tantos formularios como necesites. Una vez lo hayas completado, el formulario será visible para todos los miembros del proyecto que participen en la lista de tareas asignada.
Cómo usar los formularios
Rellenar formularios desde proyectos concretos
- Accede a Proyectos > Proyectos desde la barra de herramientas
- Selecciona un proyecto de la lista
- Ve a la pestaña de Formularios
- Pulsa Rellenar en uno de los formularios activos para ese proyecto
- Completa los campos indicados
- Haz clic en Guardar
La tarea generada se añadirá al board del proyecto
Añadir formularios públicos a proyectos específicos
- Ve a Proyectos > Proyectos desde la barra de herramientas
- Haz clic sobre un proyecto de la lista
- Accede a la pestaña de Formularios
- Ve al listado de Formularios disponibles
- Clica en + Añadir formulario al proyecto
- Usa el desplegable en Tipo para confirmar el tipo de tarea que se generará
- Especifica la lista a la que se enviará la tarea desde Añadir a lista
- Pulsa Guardar
Después de completar estos pasos, el formulario público pasará formar parte del listado de Formularios activos para el proyecto en cuestión.
Consulta este artículo para aprender cómo editar y eliminar formularios ya creados en tus proyectos.