1) Cómo asignar documentos a tus proyectos?
Solo podrás asignar documentos a los proyectos que tengan opción de facturación o previsión de costes, encontrarás estas opciones al crear tu proyecto. Descubre más en Proyectos > Crea un Proyecto.
Cómo acceder :
- Accede al apartado de "Proyectos" de la barra superior
- Accede a Proyectos
- Haz click en el Proyecto.
- Selecciona la opción de "Facturación".
- Encontrarás la opción de Añadir, Presupuesto o Factura. A continuación te explicamos las 3 opciones.
El siguiente paso sería empezar a asignar documentos de compra y venta a tus proyectos para poder calcular la rentabilidad de estos. A continuación te explicamos cómo realizarlo:
1.1) Asigna un documento ya creado
Cómo acceder :
- Accede al apartado de "Proyectos" de la barra superior
- Accede a Proyectos
- Haz click en el Proyecto.
- Accede al apartado Facturación
- Selecciona la opción de "Añadir".
- Selecciona el tipo de documento que quieres añadir.
- Factura de venta: Al asignar este documento computará como un ingreso en el total del Proyecto.
- Compra: Al asignar este documento computará como un gasto en el total del Proyecto.
- Pedido de venta: Este documento no computará como ingreso en el proyecto hasta que no se facture. Aparecerá como Ingreso esperado.
- Pedido de compra: Este documento no computará como ingreso en el proyecto hasta que no se facture. Aparecerá como Gasto esperado.
- Presupuesto: No computará como ingreso hasta que no se facture. Aparecerá como Ingreso esperado.
Recuerda que al facturar un documento asociado a un proyecto, la factura generada se incluirá en el proyecto automáticamente.
1.2) Crea un presupuesto desde el Proyecto
Cómo acceder :
- Accede al apartado de "Proyectos" de la barra superior
- Accede a Proyectos
- Haz click en el Proyecto.
- Accede al apartado Facturación
- Selecciona la opción de "Presupuesto".
- Añade la cantidad que quieres presupuestar.
- Haz clic en "Revisar presupuesto" y guarda para que se añada al Proyecto.
Con esta opción puedes crear un presupuesto directamente desde el Proyecto, de esta forma solo tendrás que revisarlo y guardar el documento.
1.3) Crea una factura desde el Proyecto
Cómo acceder :
- Accede al apartado de "Proyectos" de la barra superior
- Accede a Proyectos
- Haz click en el Proyecto.
- Selecciona la opción de "Factura" situada en la parte superior derecha.
- Escoge el tipo de factura en función del tiempo y gastos o importe del proyecto.
- Tiempo y gastos: Con esta opción puedes facturar el coste del registro de horas que han ido añadiendo los empleados. Aprende a diseñar tu facturación a medida en Proyectos > Facturación y presupuestos.
- Importe del proyecto: Envía una factura al cliente añadiendo el importe que desees, este documento se incluirá en los ingresos del proyecto.
Recuerda que para poder añadir documentos al proyecto necesitas tener permisos de edición, si no los tienes deberás consultarlo con el administrador de la cuenta.
2) Imputa los costes del proyecto
Cómo acceder:
- Accede al Proyecto creado.
- Accede al board del proyecto.
- Selecciona una tarjeta en la que hayas trabajado.
- Registra las horas trabajadas desde "Registros Horarios".
- Introduce el tiempo trabajado, puedes seleccionar también una categoría o descripción para indicar en que has estado trabajando.
- Haz clic en "Guardar".
2.1) Opciones de registro horario
- Desde la tarjeta: Puedes utilizar esta opción cuando estes trabajando sobre una tarjeta en concreto. Las horas que registres desde la tarjeta se asignarán automáticamente al proyecto donde te encuentres. También puedes registrar tus horas desde la opción de "Control horario" de la barra lateral, asignando el proyecto y tarjeta correspondiente.
- Desde el cronómetro de la barra superior: Utilízala cuando quieras registrar horas anteriores o cuando no estás trabajando sobre una tarjeta en concreto.
3) Visualiza las horas aprobadas
Cómo acceder:
- Accede al Proyecto creado.
- Accede al apartado de Facturación.
- Visualiza la parte de Miembros.
Este apartado sirve para que el Manager pueda visualizar las horas registradas y aprobadas de los empleados. También podrá revisar los tiempos y aprobar nuevos registros. La tabla esta compuesta por los siguientes factores:
- Miembros: Visualiza el listado de empleados que han trabajado en el Proyecto. Al registrar horas de un usurario nuevo, este se añadirá en el listado con su registro pertinente.
- Aprobado: Podrás ver las horas aprobadas que ha dedicado cada empleado al proyecto.
- Revisar tiempos: Desde aquí el manager podrá aprobar registros pendientes.
4) Visualiza las horas por categoría
En este apartado podrás ver las horas que se han registrado por cada categoría. Estas horas quedarán computadas como gasto en el proyecto en función de la configuración de cada categoría y el coste/hora establecido. Revisa las diferentes formas de facturación en Proyectos > Personaliza la configuración del Proyecto.
5) Tabla de ingresos y gastos
En la parte superior de la interfaz podrás ver todos los ingresos y gastos que has asignado al Proyecto a través de documentos y horas registradas. Los cálculos serán los siguientes:
Beneficio= +Ventas - Gastos - Costes de Tiempo
- Ventas: Facturas de venta asignadas al Proyecto
- Gastos: Facturas de compra asignadas al Proyecto
- Costes de Tiempo: Horas registradas aprobadas x Coste por hora asignado al miembro o a la categoría
Beneficio Esperado = Beneficio actual + Ventas esperadas - Costes esperados - Costes de registros esperados
- Ventas esperadas: (Presupuestos+ Pedidos de Venta) pendientes de facturar + ingresos de registros horarios previstos y no registrados.
- Gastos esperados: Pedidos de compra pendientes de facturar
- Costes de Tiempo esperados: Costes referentes a registros horarios previstos y no registrados.
Recuerda que en el Dashboard principal podrás ver un resumen de los gastos e ingresos de todos tus proyectos, muy útil para obtener una visión general sobre el desarrollo de los proyectos en los que la empresa esta implicada.
Ahora que ya sabes como asignar documentos y facturar tus Proyectos , te enseñamos a crear discusiones en Proyectos > Crea discusiones acerca de proyectos.