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Holded Team para administradores

La APP de Holded Teams (Equipo) te permitirá gestionar todos los procesos de tu equipo de forma simple e intuitiva.

Con Teams podrás añadir empleados, gestionar los contratos, nóminas, ausencias y vacaciones. Además cada empleado tendrá acceso a su portal de empleado desde el cual podrá consultar sus nóminas, solicitar las vacaciones, y registrar el control horario.

A continuación te explicamos todo el proceso que deberas seguir para utilizar la APP de Teams en su máxima capacidad y que tus empleados puedan acceder a su portal del empleado.

1) Activa la APP de Equipo

Cómo acceder:
  1. Haz clic en el botón recuadro gris de la parte superior izquierda
  2. Haz clic en el botón Holded Store
  3. Haz clic en el botón de "Equipo"
  4. Selecciona Team Basic o Team Plus haz clic en "Activar"

Selecciona entre una de las 2 opciones dentro de Teams:

  • Team Basic:

-Crear Empleados
-Gestión de nóminas
-Gestión de contratos

  • Team Plus:

-Crear Empleados
-Gestión de nóminas
-Gestión de contratos
-Portal del Empleado
-Vacaciones & Ausencias
-Control horario

-Reporting
-Gestión de Bonus

Una vez activada la APP ya podrás empezar a dar de alta tus empleados y darles acceso a su portal del empleado.

2) Crea el identificador de tu empresa (Holded ID)

Cómo acceder:
  1. Accede a Configuración (rueda dentada superior)
  2. Accede al apartado de Cuenta
  3. Haz clic en el botón "Consigue tu Holded ID"
 
Antes de empezar deberás crear el identificador de tu empresa o Holded ID para que tus empleados utilicen este identificador para acceder al portal de empleado de tu empresa.
 
Deberás añadir el nombre de tu empresa o un "apodo" que sea corto y fácil de recordar. Para crear el Holded ID de la empresa se debe hacer desde el Apartado de Configuración>Cuenta.
 
Control Horario: Para que tus empleados accedan a la App móvil de Equipo para registrar las horas trabajadas necesitarán introducir el Holded ID de tu empresa.

3) Registra tus empleados

Cómo acceder:
  1. Dirígete a la APP de Equipo.
  2. Ir a Empleados (menú lateral izquierdo).
  3. Selecciona el botón de "nuevo empleado".
  4. Dentro del perfil del empleado, en la esquina superior derecha verás el botón Editar.
  5. Rellena la información necesaria que desees cambiar o añadir.
 
Una vez hayas activado la APP de equipo lo primero que deberás hacer es dar de alta los empleados que tienes para que puedas contabilizar sus nóminas y puedan utilizar su portal de empleado para solicitar vacaciones y realizar el registro del horario.

Email: Este campo será imprescindible rellenarlo para que el empleado reciba la invitación.

4) Crea el contrato del empleado

Cómo acceder:
  1. Dirígete a la APP de Equipo.
  2. Accede a Contratos (menú lateral izquierdo).
  3. Selecciona un empleado que hayas creado
  4. Rellena la información del contrato
  5. Haz clic en el botón "Añadir"
 
Generar el contrato de tu empleado será imprescindible para que no se cobren los ex-empleados. En caso que ese empleado abandone la empresa deberá quedar registrada la finalización de su contrato y el empleado aparecerá en el apartado de ex-empleados. 
 
Para finalizar un contrato de un empleado deberás acceder al empleado y hacer clic en el botón superior derecho, al lado del botón "Editar".

Altas y bajas temporales: En caso que tus trabajadores sean temporales deberás tenerlos activos sólo durante el período correspondiente. Al hacer clic en finalizar contrato se darán de baja y sólo se cobrará la parte proporcional por el tiempo que el empleado ha estado dado de alta. Asegúrate que aquellos que ya no son empleados activos aparezcan en el apartado de Ex-Empleados, dentro del listado de empleados. En caso que quieras volver a darlo de alta accede a Empleados>Ex-empleados y con el mismo botón superior derecho haz clic en "Recuperar empleado".

5) Invita a tus empleados a su portal de empleado

Cómo acceder:
  1. Accede a la App de "Equipo".
  2. Haz clic en el apartado de "Empleados".
  3. Selecciona el empleado al que le quieres dar acceso.
  4. En la parte inferior izquierda verás la opción de "Acceso al portal".
  5. Envía la invitación para que le llegue a su email.

Al darle acceso al portal a un empleado, este podrá acceder su Portal de Empleado o descargarse la App móvil de Equipo para solicitar sus vacaciones, ausencias y control horario.

Acceso con contraseña: El portal del empleado es único para cada empleado y al recibir la invitación será necesario que este cree una contraseña que sólo utilizará para acceder al Portal de Empleado y que no tiene relación la contraseña de usuario de Holded.

6) Aprueba el registro horario

Cómo acceder:
  1. Accede a la App de "Equipo".
  2. Haz clic en el apartado de "Control Horario".
  3. Selecciona una control horario del panel
  4. Haz clic en "Aceptar" o "Rechazar"

El empleado al que has invitado a su Portal de Empleado el empleado podrá realizar el control horario para que puedas "Aceptar" o "Rechazar" el fichaje horario.

Geolocalización: En el caso el que el empleado este utilizando la APP móvil de Teams podrás comprobar la localización desde la cual está realizando el registro Horario. En caso que lo haya hecho sin habilitar su localización también quedará registrado para que puedas tomar la decisión pertinente en relación a su aprobación.

7) Aprueba las vacaciones

Cómo acceder:
  1. Accede a la App de "Equipo".
  2. Haz clic en el apartado de "Ausencias".
  3. Selecciona una ausencia del panel
  4. Haz clic en "Aceptar" o "Rechazar"

El empleado al que has invitado a su Portal de Empleado el empleado podrá solicitar sus vacaciones y ausencias para que puedas "Aceptar" o "Rechazar" sus vacaciones.

Políticas de ausencia:Podrás determinar los días Permitidos por año, días acumulables y tipo de días (laborables o naturales) desde el apartado de Configuración>Políticas de ausencia.

8) Descubre cómo funciona el portal del empleado y la APP móvil de equipo

Ahora que ya conoces las principales funcionalidades que tienes disponibles cómo administrador y usuario de Holded descubre qué podrán hacer tus empleados cuando accedan al portal de empleado o a la APP móvil de Equipo.

En caso que quieras configurar la política de ausencias, crear centros de trabajo o contabilizar nóminas te explicamos cómo hacerlo en los siguientes artículos de este mismo apartado.

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