El registro de la jornada laboral de los empleados es de obligado cumplimiento según el Decreto-Ley de Control Horario que entra en vigor el día 12/05/2019.
En Holded hemos creado una funcionalidad específica de control horario para que tu empresa pueda cumplir con la legalidad.
Antes de empezar:
En este artículo diferenciaremos entre las acciones disponibles para un Usuario de Holded y un Empleado.
- Usuario: Aquél que SÍ tiene acceso a Holded Team para crear empleados y contabilizar nóminas.
- Empleado: Aquél que NO tiene acceso a la APP de Team en Holded para crear empleados y contabilizar nóminas. Sólo tendrá acceso a su portal de empleado para consultar sus nóminas, solicitar vacaciones y registrar el control horario.
- Usuario & Empleado: Un usuario de Holded puede ser a la vez empleado por lo cual tendrá acceso a Holded Team y a su Portal de empleado.
Si eres un empleado y acabas de recibir un email de invitación a una empresa dirígete directamente al Punto 2 (Empleado) del artículo.
1) Usuario de Holded
Pasos a seguir:
- Activa la APP de equipo
- Crea el identificador de tu empresa (Holded ID)
- Registra tus empleados
- Crea el contrato de tus empleados
- Invita a tus empleados al portal del empleado
- Aprueba el registro horario
1.1) Activa la APP de equipo
- Usuario de Holded
- Haz clic en el botón recuadro gris de la parte superior izquierda
- Haz clic en el botón Descubre
- Haz clic en el botón de "Equipo"
- Selecciona Team Basic o Team Plus haz clic en "Activar"
Selecciona entre una de las 2 opciones dentro de Teams:
- Team Basic: (versión gratuïta)
-Crear Empleados
-Gestión de nóminas
-Gestión de contratos
- Team Plus:(versión de pago)
-Crear Empleados
-Gestión de nóminas
-Gestión de contratos
-Portal del Empleado
-Vacaciones & Ausencias
-Control horario
-Reporting
-Gestión de Bonus
1.2) Crea el identificador de tu empresa (Holded ID)
- Usuario de Holded
- Accede a Configuración (rueda dentada superior)
- Accede al apartado de Cuenta
- Haz clic en el botón "Consigue tu Holded ID"
1.3) Registra tus empleados
- Usuario de Holded
- Dirígete a la APP de Equipo.
- Ir a Empleados (menú lateral izquierdo).
- Selecciona el botón de "nuevo empleado".
- Dentro del perfil del empleado, en la esquina superior derecha verás el botón Editar.
- Rellena la información necesaria que desees cambiar o añadir.
Email: Este campo será imprescindible rellenarlo para que el empleado reciba la invitación.
1.4) Crea el contrato del empleado
- Usuario de Holded
- Dirígete a la APP de Equipo.
- Accede a Contratos (menú lateral izquierdo).
- Selecciona un empleado que hayas creado
- Rellena la información del contrato
- Haz clic en el botón "Añadir"
Altas y bajas temporales: En caso que tus trabajadores sean temporales deberás tenerlos activos sólo durante el período correspondiente. Al hacer clic en finalizar contrato se darán de baja y sólo se cobrará la parte proporcional por el tiempo que el empleado ha estado dado de alta. Asegúrate que aquellos que ya no son empleados activos aparezcan en el apartado de Ex-Empleados, dentro del listado de empleados. En caso que quieras volver a darlo de alta accede a Empleados>Ex-empleados y con el mismo botón superior derecho haz clic en "Recuperar empleado".
1.5) Invita a tus empleados a su portal de empleado
- Usuario de Holded
- Accede a la App de "Equipo".
- Haz clic en el apartado de "Empleados".
- Selecciona el empleado al que le quieres dar acceso.
- En la parte inferior izquierda verás la opción de "Acceso al portal".
- Envía la invitación para que le llegue a su email.
Al darle acceso al portal a un empleado, este podrá acceder su Portal de Empleado o descargarse la App móvil de Equipo para solicitar sus vacaciones, ausencias y control horario.
1.6) Aprueba el registro horario
- Administrador de Holded (si un usuario de Holded no es administrador no podrá aceptar/rechazar registros)
- Accede a la App de "Equipo".
- Haz clic en el apartado de "Control Horario".
- Selecciona una control horario del panel
- Haz clic en "Aceptar" o "Rechazar"
El empleado al que has invitado a su Portal de Empleado podrá registrar sus jornada laboral para que puedas "Aceptar" o "Rechazar" este registro desde la web.
1.7) Genera el registro horario
- Usuario de Holded
- Accede a la App de "Equipo".
- Haz clic en el apartado de "Control Horario"
- Haz clic en el botón "Generar"
- Haz clic en el botón "Crear automáticamente"
En caso que quieras registrar el control de tus empleados de un período pasado podrás hacerlo directamente:
- Empleados: Selecciona los empleados para los cuales quieres registrar el control horario. Haz clic en "Seleccionar todos" para registrar el control horario de todos los empleados a la vez.
- Entradas: Determina la hora de inicio y final del registro horario que vas a registrar.
- Rango de tiempo: Selecciona el día de inicio y final para los que quieres realizar el registro del control horario.
2) Empleado
Pasos a seguir:
- Acepta el email de invitación
- Crea una contraseña
- Guarda el enlace para acceder al portal
- Registra el control horario desde el ordenador
- Registra el control horario desde el móvil
- Supervisa el horario de tus empleados
2.1) Acepta el email de invitación
- Empleado
- El encargado con acceso a Holded Team te envía la invitación al email que tienes en tu perfil de empleado (APP Equipo).
- Accede al email y abre el correo de invitación.
- Haz clic en el botón "Go to the portal".
Si no sabes a qué email te han enviado la invitación debes preguntárselo a cualquier empleado con acceso a Holded Team. El email dónde has recibido la invitación es el que utilizarás para acceder a tu portal.
2.2) Crea una contraseña
- Empleado
- Después de hacer clic en "Go to the portal" verás el email que utilizarás siempre para entrar en tu portal del empleado (el mismo dónde has recibido la invitación) y tendrás que introducir una contraseña que deberás recordar.
- Introduce la contraseña y haz clic en "Continuar".
- ESTE EMAIL Y CONTRASEÑA LOS UTILIZARÁS SIEMPRE QUE QUIERAS ENTRAR EN EL PORTAL.
Una vez hayas accedido a tu portal del empleado podrás cambiar la contraseña desde la parte inferior izquierda de tu portal.
2.3) Guarda el enlace para acceder al portal
- Empleado
- Después de haber introducido la contraseña es muy importante guardar en favoritos el enlace de acceso que aparecerá en pantalla.
- Este enlace lo utilizarás para entrar a tu portal desde el ordenador.
- Haz clic en "Continuar" y aparecerás automáticamente en tu portal del empleado.
Si por lo que sea no has guardado o has perdido el enlace, tendrás que introducir la siguiente dirección: https://app.holded.com/tp/ + el Holded id de tu cuenta que deberás pedírselo a cualquier empleado con acceso a la cuenta de Holded de la empresa. Descubre para que sirve el Holded id en Primeros pasos > Completa los datos de tu cuenta.
2.4) Registra el control Horario desde el ordenador
- Usuario de Holded
- Accede a tu portal del empleado desde el ordenador.
- Haz clic en la pestaña de "ENTRAR" cuando llegues al trabajo.
- El cronómetro se pondrá en marcha, cuando vayas a comer tendrás que hacer clic en "SALIR".
- Al volver tendrás que activar de nuevo el cronómetro pulsando "ENTRAR".
- Finalmente, es muy importante hacer clic de nuevo en el botón "SALIR" cuando termines tu jornada laboral, en caso contrario el cronómetro te lo encontrarás activado cuando vuelvas a acceder al portal.
En el caso de que hayas descuidado registrar tu jornada laboral, dirígete a la pestaña de "Control Horario" que encontrarás en la parte izquierda de tu portal. Una vez dentro, registra manualmente desde el "+ AZUL" las horas de mañana y tarde que has trabajado los días anteriores. Este registro manual también se enviará al supervisor. Desde este mismo módulo de "Control Horario" también podrás poner el cronómetro en marcha.
Si cierras la APP con el cronómetro en marcha este no se parará, no hace falta mantener el inicio de sesión para mantener el registro activado pero tendrás que entrar cuando quieras parar el cronómetro.
Supervisor: Todos los registros los podrá visualizar el supervisor o el líder del equipo y se encargarán de aprobar o declinar dichos registros. Una vez lo hayan revisado, podrás ver en el calendario de tu portal los horarios aprobados en color VERDE y los horarios declinados en color ROJO. CUANDO ESTÉN APROBADOS YA NO PODRÁS EDITARLOS.
2.5) Registra el control horario desde el móvil
- Empleado
- Descárgate la App de Holded Team para Iphone o Android.
- Al entrar deberás completar estos 3 campos: IDENTIFICADOR DE EMPRESA = HOLDED ID, EMAIL, CONTRASEÑA.
- Haz clic en "Entrar" y ya podrás visualizar tu portal.
- IDENTIFICADOR DE EMPRESA = HOLDED ID: Este código deberás pedírselo a cualquier empleado que tenga acceso a la cuenta de Holded de la empresa, lo podrá ver o crear en CONFIGURACIÓN > CUENTA.
- EMAIL: Introduce el mismo mail dónde recibiste la invitación para acceder a tu portal.
- Contraseña: Es la misma que utilizas para acceder a tu portal del ordenador, la escribiste cuando te enviaron la invitación al email. Si no la recuerdas puedes recuperarla entrando al portal desde el ordenador.
Para registar el control horario desde tu móvil:
- Accede a tu portal del empleado desde el móvil.
- Haz clic en la pestaña de "ENTRAR" cuando llegues al trabajo.
- El cronómetro se pondrá en marcha, cuando vayas a comer tendrás que hacer clic en "SALIR".
- Al volver tendrás que activar de nuevo el cronómetro pulsando "ENTRAR".
- Finalmente, es muy importante hacer clic de nuevo en el botón "SALIR" cuando termines tu jornada laboral, en caso contrario el cronómetro te lo encontrarás activado cuando vuelvas a acceder al portal.
Este registro horario lo podrá aprobar tu supervisor asignado a través de la cuenta de Holded Team de la empresa. Una vez esté aprobado el registro podrás verlo en el "Historial" desde el móvil.
Una vez hayas completado el registro de tu ausencia recibirás la aprobación de la misma desde el mismo sitio dónde lo has solicitado.
2.6) Supervisa el horario de tu empleados
Este apartado va DIRIGIDO A TODOS LOS EMPLEADOS QUE TAMBIÉN SEAN SUPERVISORES, es decir, deban aprobar registro horario y vacaciones de otros empleados a la vez que registran su horario y ausencias.
Supervisa el horario de los empleados desde el ordenador
- Dirígete a tu portal del empleado introduciendo tu email y contraseña con la que te registraste.
- Al entrar en el portal haz clic en "Supervisor" situado debajo de "Dashboard".
- La supervisión se divide en dos partes: el primer módulo son Ausencias y el segundo incluye el control horario. Desde aquí podrás ver todos los registros que tienes pendientes de aprobación y todo lo que has aprobado hasta la fecha.
En tu portal podrás ver solo los registros y ausencias de los empleados que tengas asignados, una vez apruebes este registro se enviará automáticamente al empleado en cuestión.
Supervisa el horario de los empleados desde el móvil
Esta opción aún no esta disponible, la aprobación del registro horario de tus empleados deberá realizarse desde la versión web.