Haz clic en el Nombre tu empresa (esquina superior derecha)
Accede a Configuración (rueda dentada superior derecha)
Haz clic en "Facturación"
Haz clic en la sección "Contabilidad"
Que podrás configurar en esta pantalla? Aquí podrás establecer si prefieres que cada vez que registres un contacto o un banco se cree una nueva cuenta contable o por el contrario todos los movimientos se registren en la misma cuenta contable para simplificar tu contabilidad.
1) Configura las cuentas por defecto
1.1) Configura las opciones de los contactos
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Haz clic en el botón "Cuentas por defecto"
Dirígete a la sección de "Contactos"
Cuando creas un contacto, puedes elegir si quieres utilizar siempre la misma cuenta contable o crear una cuenta específica para cada contacto de forma automática.
Crear cuenta para cada proveedor:
1.2) Configura las opciones de Bancos
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Haz clic en el botón "Cuentas por defecto"
Dirígete a la sección de "Bancos"
Cuando creas un banco, caja, tarjeta, pasarela de pago puedes elegir si quieres utilizar siempre la misma cuenta contable o crear una cuenta específica para cada elemento de bancos de forma automática.
Crear cuenta para cada caja: Activa (azul)/desactiva (blanco) esta opción deslizando el botón a derecha o izquierda y en caso de desactivarlo elige la cuenta contable correspondiente de caja (570) en la que quieres que se registren todos los movimientos.
Crear cuenta para cada tarjeta: Activa (azul)/desactiva (blanco) esta opción deslizando el botón a derecha o izquierda y en caso de desactivarlo elige la cuenta contable correspondiente de tarjeta (5200) en la que quieres que se registren todos los movimientos.
Crear cuenta para cada pasarela de pago: Activa (azul)/desactiva (blanco) esta opción deslizando el botón a derecha o izquierda y en caso de desactivarlo elige la cuenta contable correspondiente de la pasarela de pago (4410) en la que quieres que se registren todos los movimientos.
1.3) Configura las opciones de Inventario
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Haz clic en el botón "Cuentas por defecto"
Dirígete a la sección de "Inventario"
Cuando creas un almacén puedes elegir si quieres utilizar siempre la misma cuenta contable o crear una cuenta específica para cada almacén de forma automática.
Crear cuenta para cada banco: Activa (azul)/desactiva (blanco) esta opción deslizando el botón a derecha o izquierda y en caso de desactivarlo elige la cuenta contable correspondiente de Existencias (300) en la que quieres que se registren todos los movimientos.
Crear asiento de variación de existencias: En caso que actives esta opción cada vez que crees una factura con un producto asignado se contabilizará un asiento de variación de existencias,es decir, cada venta implicará un coste lo cual afectará al Resultado de Reporting>Pérdidas y Ganancias. Al activarlo puedes asignar por ejemplo una cuenta (610: Variación de existencias).
Cuando activar la variación de existencias? Esta opción puede ser recomendable cuando seas un fabricante y quieras descontar el coste de tus ventas para ver el resultado real en el apartado de Reporting>Pérdidas y Ganancias. De todas formas en el apartado de Reporting>Coste de ventas podrás ver el margen de tus ventas sin necesidad de activar esta opción.
1.4) Configura las opciones de Ventas y Compras
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Más Opciones>Contabilidad
Haz clic en el botón "Cuentas por defecto"
Dirígete a la sección de "Ventas y Compras"
En este apartado sólo deberás asignar la cuenta de Ventas y de Compras asignada por defecto al realizar una factura de venta o de compra.
Ventas: Por defecto aparecerá la cuenta de Ventas (7000000). Si deseas utilizar otra cuenta sólo debes elegirla en el desplegable.
Compras:Por defecto aparecerá la cuenta de Compras (6000000). Si deseas utilizar otra cuenta sólo debes elegirla en el desplegable.
2) Busca asientos descuadrados
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Dirígete a la sección de "Buscador de Asientos descuadrados"
En el caso que por algún motivo tengas asientos descuadrados y no te cuadre la contabilidad con esta opción encontrarás rápidamente cuáles son los asientos que te descuadran la contabilidad.
Cómo encontrar los asientos descuadrados:
Haz clic en el botón "Buscador de asientos descuadrados"
Si tienes asientos descuadrados te aparecerá un listado con todos los asientos descuadrados
Haz clic encima del asiento descuadrado y podrás editarlo o eliminarlo
Comprueba tu balance: Una vez hayas identificado y editado los asientos descuadrados podrás ir a Reporting>Finanzas>Balance de situación para comprobar que no hay descuadres.
3) Renumera los asientos
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Dirígete a la sección de "Renumera asientos"
En el caso que hayas introducido facturas o asientos de fechas anteriores y no tengas una correlación entre números de asientos y fechas de los asientos lo puedes solucionar de la siguiente forma.
Cómo renumerar asientos de forma automática:
Haz clic en el botón "Renumerar asientos"
Selecciona el año que quieras renumerar los asientos
Haz clic en el botón "Confirmar"
Comprueba el número de los asientos: Para comprobar que los asientos que han generado son correctos puedes dirigirte a Contabilidad>Libro Diario y filtrar por el año que has elegido.
4) Crea el cierre contable de forma automática
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Dirígete a la sección de "Cierre automático"
Esta opción te permitirá olvidarte de hacer los asientos de cierre y apertura de forma manual. Cuando realices el asiento de cierre y apertura, se creará un asiento de regularización y cierre en el año, y un asiento de apertura en el año siguiente.
Tantas veces cómo quieras: Una vez cerrado el año de forma automática podrás hacer modificaciones o añadir asientos en el año cerrado y al volver a hacer clic en esta opción se re-calculará el cierre contable de forma automática.
Cómo hacer el cierre automático:
Haz clic en el botón "Cierre automático"
Selecciona el año que quieras cerrar en el desplegable
En caso que no quieras cerrar el año a 31/12 puedes cambiar el año fiscal desde Configuración>Más Opciones>Período fiscal.
Haz clic en el botón "Confirmar"
Comprueba los asientos de cierre y apertura: Para comprobar que los asientos que han generado son correctos puedes dirigirte a Contabilidad>Libro Diario y filtrar por la fecha de cierre y apertura para comprobar los asientos generados.
Qué sucede si no cierro el año? En este caso significará que los saldos de las cuentas susceptibles de cierre no se traspasarán al próximo ejercicio y aparecerán a cero. Lo cual no seria un reflejo real de tu contabilidad. Por este motivo hay que realizar el cierre contable.
5) Cambia el número de dígitos de las cuentas contables (nueva cuenta)
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Dirígete a la sección de "Dígitos de las cuentas"
Cómo cambiar el número de Dígitos:
Haz clic en el botón desplegable que aparece "Número de dígitos"
Selecciona la opción que prefieras desde 8 a 12 dígitos
Mínimo 8 Digitos: Esta opción sólo podrás utilizarla cuando no tengas registrado ningún asiento en el libro Diario y podrás seleccionar entre 8, 9, 10, 11 y 12 Dígitos.
6) Selecciona el período fiscal
Cómo llegar:
Accede a Configuración>Facturación>Contabilidad
Dirígete a la sección de "Período Fiscal"
Al cambiar el período fiscal, cuando hagas el cierre automático Holded utilizará esta fecha seleccionada para realizar los asientos de cierre y apertura.
Cómo cambiar el esquema:
Haz clic en el botón desplegable que aparece "Día & Mes"
Selecciona la fecha que prefieras
Haz clic en Confirmar
Una vez hayas seleccionado el período fiscal podrás realizar el cierre contable de forma automática. Aprende cómo hacerlo en el punto 4 de este artículo.