1) Visualiza el panel del contacto

En esta interfaz podremos ver todo lo relacionado con el contacto creado, empezando por la parte superior, encontraremos el siguiente contenido:

• Nombre del contacto y foto: Aparecerá el nombre de registro del contacto y la foto que siempre podremos crear seleccionando la imagen a la izquierda del  nombre.
• Tipo de contacto: Seguido del nombre del contacto encontramos el tipo de contacto, recordamos que siempre podremos añadir el TIPO desde la edición del contacto.
• Tags: A continuación veremos las etiquetas que hemos asignado al contacto.
• Portal del cliente: Desde esta pestaña podremos revisar todos los documentos que le hemos enviado a un contacto determinado y ver si tenemos algo pendiente. El mismo contacto también podrá acceder para aceptar o rechazar documentos. Aprende más sobre el portal en Academy > Facturación > Contactos > (Qué es el portal del cliente y para qué sirve?)
• Editar: Desde esta pestaña podrás cambiar la información del contacto en cualquier momento.

Recuerda que si editas la información del contacto no se modificará la información en los documentos creados, deberás entrar en el documento y hacer click en editar y guardar.

Datos sobre ventas y compras

En la parte central de la interfaz podrás visualizar todo tipo de información acerca de las ventas y compras que has tenido con el cliente a lo largo del año.

1. Ventas: Corresponde a las ventas que le hemos facturado al cliente.
2. Pendiente de cobro: Todas las ventas o compras rectificativas que el cliente aún nos debe.
3. Compras: Todas aquellas compras que el proveedor en cuestión nos ha facturado a nosotros.
4. Pendiente de pago: Corresponde a nuestra deuda pendiente con el proveedor.
5. Total cobrado: La cifra corresponde a todo lo que ya hemos cobrado por parte del cliente.
6. Pagos a cuenta: La cifra corresponde al total de pagos anticipadosque hemos realizado desde el pedido de venta. Si entramos en pedidos de venta desde el propio panel de contacto podremos revisar los pagos anticipados que hemos efectuado.
7. Gráfico de ventas: Estudio de las ventas menusales que se han llevado a cabo con el cliente.
8. Gráfico de compras: Estudio de las compras mensuales realizadas con el proveedor en cuestión.

En la parte superior derecha de cada gráfico encontrarás un filtro temporal para poder cambiar el año que quieres revisar .

2) Añade un campo personalizado

En la parte inferior del panel de información podrás añadir campos personalizados. Estos campos sirven para apuntar datos de interés relacionados con el cliente o proveedor.

• Edita el campo personalizado: Este campo es totalmente modificable, después de completarlo encontrarás una rueda dentada en la parte derecha para cambiar lo que necesites.
• Elimina el campo personalizado: Si haces click encima del campo aparecerá una pestaña para poder eliminar dicha información.
• Guarda los pasos realizados: Después de realizar cualquier modificación deberás hacer click en la pestaña de "Guardar" para conservar los cambios.

Una vez hayas completado el campo personalizado ya no tendrá este nombre, veremos como el panel pasa a llamarse "Detalles".

3) Añade personas de contacto

En la parte inferior del campo personalizado encontramos un panel para incluir personas de contacto. Es importante añadir estos contactos si sabemos que les enviaremos documentos.

El mail de estas personas de contacto se añadirá automáticamente a todos los documentos que enviemos a dicho cliente. Si introducimos más de una persona de contacto, las direcciones de mail se incluirán en copia.

4) Añade direcciones de envío

En la parte inferior del campo de personas de contacto podemos añadir la dirección o direcciones de envío del cliente. Al introducir la dirección nos encontraremos con los siguientes campos:

• Nombre: Poner un nombre a la dirección para identificarla fácilmente. Por ejemplo, Oficina de Madrid.
• Dirección: Escribir detalladamente la dirección donde enviaremos la mercancía.
• Población: Delimitar poblacionalmente la dirección de envío.
• Código postal: Para delimitar esta dirección.
• Provincia y país: Añade el país y provincia de destino de las mercancías.
• Más información a mostrar: Incluye algún dato de interés como por ejemplo el horario de recepción de paquetes de la dirección de envío.
• Notas privadas: Estas notas nunca aparecerán en el documento que enviamos al cliente, son comentarios internos de la empresa.
• Dirección predeterminada: Si marcamos esta casilla aparecerá esta dirección automáticamente en el documento de manera que, si queremos modificarla, tendremos que editarla en el documento.

Si no incluimos ninguna dirección predeterminada Holded incorporará en el documento de forma predeterminada la dirección fiscal del cliente. De manera que si el cliente tiene una dirección fija de envío y es diferente a la fiscal, es importante marcar la casilla de "Dirección predeterminada".

5) Facturación

Este campo que se encuentra en la parte inferior de la dirección de envío es simplemente para identificar de una forma muy visual si el cliente tiene algún tipo de impuesto de compra y venta predeterminado.

Holded traslada la información que incluimos en los campos de impuestos de compra y venta de la Edición de contacto > Contabilidad y la incorpora en Facturación.

6) Añade archivos al contacto

Si nos fijamos en la barra superior, debajo del nombre del contacto, podremos ver todos los tipos de documento que hemos compartido con nuestro contacto. Al lado del "Portal" encontramos una pestaña de "Archivos":

Al entrar en la pestaña de Archivos encontraremos un espacio para "Subir Archivo", admite cualquier tipo de formato.

7) Crea notas desde el contacto

Si nos desplazamos a la parte derecha de la interfaz del panel de contacto, vemos que encontramos un espacio para añadir notas relacionadas con el cliente o proveedor. Ahora explicamos cómo crear esta nota:

• Título: Atribuir un nombre con el que podamos identificar fácilmente el contenido de la nota.
• Descripción: Detallar brevemente el contenido.
• Etiqueta: Añade un color a la nota para poder identificarla.

Esta nota aparecerá en el mismo panel de contacto y en la barra superior, pestaña de "Notas". Recordamos que podemos modificar o eliminar la nota siempre que queramos.

8) Crea una oportunidad desde el contacto

En la parte inferior del panel de notas podemos visualizar las oportunidades que tenemos abiertas con el contacto. Si hacemos click encima de una de estas oportunidades, Holded nos llevará directamente a la oportunidad en cuestión dentro de la APP de CRM.

La oportunidad podremos crearla haciendo click en el "+" de la parte derecha. Se abrirá una pestaña donde incluiremos la misma información que añadimos en el CRM pero sin tener que cambiar de interfaz.

En el momento que das la oportunidad por perdida o ganada, esta desaparecerá automáticamente del panel de contacto, es importante recordar que solo visualizaremos en dicho panel LAS OPORTUNIDADES ABIERTAS CON EL CONTACTO.

9) Accede al listado de ventas o compras del contacto

Como hemos comentado previamente, en la parte superior del panel del contacto, debajo del nombre, encontramos una barra donde podremos visualizar en formato "listado"  todos los documentos que tengamos con el contacto.

Esta barra horizontal irá aumentando a medida que vayamos creando diferentes tipos de documentos. Es decir, si por ejemplo no tenemos ninguna venta recurrente con el contacto no aparecerá en la barra horizontal hasta que no creemos la primera.

10) Crea todo tipo de documentos desde el contacto

En la parte final de esta barra horizontal encontraremos un "+" para crear cualquier tipo de documento.

Ahora que ya dominamos todo lo que contiene el panel del contacto, veamos las opciones que tenemos en el (Portal del Cliente).