En Holded puedes enviar documentos a tus contactos, ya sea un pedido de compra a un proveedor, o una factura de venta a un cliente.

Enviar los documentos desde Holded te permite saber si lo han recibido, lo han leído o consultar el histórico de envíos de cada documento, así no pierdes detalle en tu actividad.

1) Crea tu plantilla de email

Mediante el botón +Nueva Plantilla podrás crear tantas Plantillas de email cómo necesites para posteriormente asignarlas a los Documentos en Configuración>Documentos.

• Nombre: Asigna un nombre identificativo (Ej. Plantilla factura).
• Idioma: Elige el idioma en el que quieres que aparezcan los campos automáticos del email.
• Diseño: Elige el Diseño "Basic" en caso que quieras que el email tenga un formato enriquecido (bordes, colores, logo empresa). En caso contrario selecciona el diseño "Plain".
• Incluir link al Portal: Se incluirá un link que llevará al cliente a su "Portal del Cliente", dónde podrá ver el documento online.
• Incluir archivos adjuntos: Si marcas ésta casilla, se adjuntará en el mail el documento en pdf que estés enviando.
• Powered by Holded: Si marcas ésta casilla, se incluirá en la firma del email: Powered by Holded.
• Asunto: Es el asunto del mail que estas enviando, si quieres poner uno por defecto, puedes consultar nuestro listado de palabras dinámicas.Por defecto aparecerá el texto "[name] te adjunto el documento"
• Mensaje: Personaliza el mensaje que quieres que aparezca. [Ej. Hola [name], adjunto la factura [docnum]
• Firma: Añade la firma de email. El formato admite logos, imagenes y links que puedes "Copiar y pegar" directamente en el recuadro.Ten en cuenta que en todos los campos puedes utilizar HTML si lo deseas para personalizar esos campos.
• Utilizar cómo Plantilla Predeterminada: Al marcar este "checkbox" cuando envies un email aparecerá esta Plantilla por defecto. A no ser que lo modifiques desde Configuración>Documentos.

Palabras Dinámicas: Descubre cómo automatizar la personalización de los emails para que aparezcan automáticamente el nombre del cliente [name] o el número de factura [docnum] en el apartado del Academy>Personaliza tu Holded.

Recuerda hacer clic en el botón "Enviar Test" para comprobar cómo aparece el mensaje que has creado.

2) Utiliza las palabras dinámicas

Algo muy útil a la hora de mandar tus documentos, ya sean facturas, presupuestos, pedidos, etc., es utilizar las palabras dinámicas. Esto te permitirá aumentar la velocidad en el envío y, además, ofrece una imagen más profesional. También puedes utilizarlas al crear un documento para que aparezcan en el pdf. Vamos a ver qué palabras dinámicas puedes utilizar y dónde insertarlas.

2.1) Qué palabras dinámicas puedo utilizar en Holded?

• [name] – Nombre del cliente o proveedor.
• [docnum] – Número de documento.
• [doctype] – Factura, presupuesto, proforma, etc.
• [docdesc] – Descripción del documento.
• [subtotal]  – Base imponible del documento.
• [total] – Total del documento.
• [date] - Fecha del documento dd/mm/YYYY.
• [duedate] - Fecha de vencimiento dd/mm/YYYY.
• [currentmonth] - Número de mes 1-12.
• [currentmonthname] - Nombre del mes.
• [previousmonth] - Número del mes anterior 1-12.
• [previousmonthname] - Nombre del mes anterior.
• [nextmonth] - Número de mes siguiente 1-12.
• [nextmonthname] - Nombre del mes siguiente.
• [currentyear] - Año YYYY.
• [address_street] - Dirección del contacto.
• [address_city] - Ciudad del contacto.
• [address_cp] - Código postal del contacto.
• [address_province] - Província del contacto.
• [address_country] - País del contacto.

Pero ya sabéis, estamos constantemente mejorando y añadiendo cosas nuevas a Holded, así que aquí iremos actualizando la lista de palabras dinámicas que pondremos a vuestra disposición.

2.2) Que hago con las palabras dinámicas?

Puedes utilizar estas palabras dinámicas para componer los mensajes que envíes a tus contactos. Así, en lugar de tener que cambiar el nombre cada vez que mandes un documento a un cliente, puedes escribir [name] y la aplicación cogerá, automáticamente, el nombre del contacto. Lo mismo ocurre con el resto de palabras dinámicas.

En Holded tienes la posibilidad de configurar tus mensajes de forma que jamás (o pocas veces, al menos) tengas que editar un mensaje. Independientemente de a quién le envíes o del documento que estés mandando.

Ve a Configuración – Envío de emails. Allí puedes crear plantillas personalizadas con asunto, mensaje y firma. Luego podrás seleccionar estas plantillas para mandar tus documentos de forma rápida.

Puedes crear plantillas de emails para cada tipo de documento y tener por ejemplo plantillas para el envío de facturas y otras para los presupuestos ;)

Recuerda que también las puedes utilizar para que aparezcan en el pdf!

Utilizando las palabras dinámicas en las plantillas, podrías crear un asunto por defecto que podría ser:

‘Hola, [name], te mando [doctype] [docnum]’

Nuestra intención es que todos los empresarios ahorremos la mayor cantidad posible de tiempo. ¡Todo segundo cuenta!