Recuerda que puedes utilizar los pedidos de compra solo al activar la Gema de Inventario Gratis o la de Inventario Pro. Puedes acceder a estas Gemas activándolas desde la Holded Store o bien seleccionando Inventario en la barra de navegación y luego haciendo clic el ícono de la gema.
Aprende qué es un pedido de compra en este artículo
Cómo llegar
- Ve a Inventario en la barra de navegación
- Selecciona Pedidos y luego Pedidos de compra
- Haz clic en Nuevo pedido
Para crear un nuevo pedido de compra, puedes también usar el botón + Crear en la barra de herramientas desde cualquier pantalla de Holded. Solo necesitarás activar la opción de Pedido de compra en el apartado Personalizar. Aprende aquí cómo personalizar el botón + Crear.
Crear un pedido de compra
Al crear un pedido de compra, podrás encontrar tres áreas de información con todos los campos que tendrás que completar.
Campos básicos
Estos son los campos básicos a rellenar:
- Contacto
Selecciona el cliente o proveedor que recibirá tu pedido de compra.
Cada vez que registres un pedido de compra, puedes añadir un nuevo contacto sin necesidad de ir al apartado de Contactos, simplemente escribe el nombre del contacto y haz clic en el botón Añadir.
- Num. Documento
Se asignará un número de documento de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado en Configuración > Facturación > Documentos.
Para saber cómo modificar las líneas de numeración, lee este artículo
- Fecha
Por defecto, se rellenará con la fecha del día, ya que es cuando se crea el pedido.
Recuerda que puedes editar la fecha en caso de que quieras contabilizar pedidos pasados
- Vencimiento
Selecciona una fecha de vencimiento del pedido. Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 o un número de días determinado.
Campos de las líneas de pedido
En el área central del panel de creación, completa los campos de la tabla que reúne las líneas de pedido:
Los campos de las líneas de pedido se rellenarán de manera automática en el siguiente orden de prioridad: preferencias del contacto, preferencias del producto, preferencias de la empresa.
- Concepto
Escribe el concepto de tu pedido de compra, que corresponde al nombre del producto o servicio.
Haz clic en la lupa o escribe @ en la línea de concepto para seleccionar un producto o servicio que hayas registrado anteriormente. Estos quedarán identificados con el icono de una caja en el caso de productos, y con uno de tres capas, en el caso de servicios para diferenciarlos de los conceptos añadidos a mano.
- Descripción
Una breve explicación acerca del concepto de tu pedido de compra para especificar los detalles del producto o servicio.
Si seleccionas un producto o servicio ya registrado, se rellenará de forma automática
- Cantidad
El número de unidades del producto o servicio. Se utilizará para el cálculo del total, es decir, unidades x precio + impuestos.
- Precio
El importe sin impuestos del producto o servicio.
Se rellenará automáticamente al seleccionar con la lupa un producto ya registrado
- Impuestos
Selecciona un impuesto de la base de datos. Por ejemplo, IVA 21% o Retención 19%.
Aparecerán por defecto los impuestos ya configurados del contacto, producto y cuenta en este orden de prioridad.
- Total
Se calculará automáticamente al añadir el precio y las unidades. Si quieres modificarlo, se cambiará automáticamente el valor de la columna Precio.
Campos adicionales
- Mensaje visible
Añade un mensaje específico para este pedido de compra. Aparecerá en el PDF del pedido.
Recuerda que puedes utilizar las palabras dinámicas, más detalles aquí
- Añadir Campos Personalizados
Añade información adicional mediante una tabla, por ejemplo un número de pedido.
Desde Plantillas, puedes configurar que estos campos aparezcan por defecto
- Información de pago
Selecciona la forma de pago que hayas creado para que aparezca en el PDF del pedido de compra.
Este campo es meramente informativo y no tiene ningún efecto en la contabilidad
- Categorización
- Selecciona una cuenta de gasto para asignar tu pedido a un tipo de gasto, cómo por ejemplo alquiler de oficina, y poder segmentar tus compras por cuenta. Deberán ser siempre cuentas de grupos de compras o gastos (60, 65, 66 o 67)
- Añade una descripción interna
- Crea o busca un tag para clasificar tu pedido de compra
Aprende aquí cómo crear un tag
- Una vez que hayas creado y asignado tipos de gastos y tags al pedido los podrás utilizar para analizar tus datos en Analítica > Informes
- Proyectos
Asigna un proyecto a tu pedido de compra o un proyecto para cada ítem dentro del pedido.
Ahora tu pedido de compra ya está configurado según los detalles que hayas especificado. Puedes también personalizar el pedido según tus necesidades del momento desde el botón Opciones, arriba a la derecha.
Opciones
- Haz clic en el botón Opciones y aparecerá un panel lateral
Desde Opciones, podrás elegir tus preferencias y también marcar distintas casillas que añadirán datos a tu pedido de compra.
Preferencias
- Almacén
Almacén de origen del pedido.
- Numeración
La línea de numeración asignada al contacto o por defecto. Podrás también seleccionar una de las que hayas creado. - Descuento
Rellena la casilla con un número y se aplicará ese porcentaje de descuento al total del pedido. - Idioma
Selecciona el idioma en el que quieres que aparezcan los campos del pedido en formato PDF.
Recuerda que por defecto aparecerán en el idioma de la cuenta de empresa. Aprende aquí cómo cambiar el idioma por defecto
- Moneda
Selecciona la moneda en la que aparecerá el importe del pedido.
Recuerda que por defecto el importe aparecerá la moneda de la cuenta de empresa. Aprende aquí cómo cambiar la moneda por defecto. Si solo quieres cambiar la moneda de este pedido, lo podrás hacer en este campo directamente.
- Modo Documento
En función de la opción que elijas, aparecerán más o menos campos en las líneas del pedido. - Ítems: es la opción por defecto y activa la columna Cantidad
- Tiempo: activa las columnas Horas y Precio/Hora
- Total: solo aparecerá la columna Precio y no se verán las columnas de Cantidad, Horas y Precio/Hora
- Sin impuestos: hace desaparecer el importe de los impuestos desglosados
- Diseño
Selecciona uno de los modelos de plantilla PDF que hayas creado.
Aprende aquí cómo crear tus plantillas de documentos en Holded
- Tarifa
Selecciona una tarifa o deja asignado el precio principal.
Aprende aquí cómo crear tarifas para tus productos. Ten en cuenta que este campo es visible solo si hay tarifas creadas. Activa la Gema de Inventario Pro desde la Holded Store para usar las tarifas.
Casillas a marcar
- Cuenta por ítem
Asigna una cuenta de gastos por cada línea de pedido.
- Tags por ítem
Asigna tags a cada línea de pedido.
- Descripción detallada
Añade un campo de texto extendido antes de las líneas del pedido.
- Descuento por producto
Añade un campo de descuento para cada línea de pedido.
- Mostrar descuento
Esta opción está activada por defecto y en el caso de desactivarla no aparecerá el desglose de los impuestos en el apartado de resumen final del pedido.
- Campos factura-e
Haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato XML para subirlo a la web del organismo pertinente.
- Pedido completado
Puedes marcar esta casilla para indicar que este pedido ya está completado. - Seleccionar lote/SN
Puedes marcar esta casilla en caso de que tengas productos con lotes o con números de serie.
Una vez rellenados todos los campos, puedes elegir entre Previsualizar, Guardar como borrador, o simplemente Guardar.