Crear un pedido de venta o de compra

Crea tus pedidos de compra y venta, y comienza a gestionar tu stock

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Escrito por Héctor Emperador
Actualizado hace más de una semana

Para crear un pedido de venta o un pedido de compra en Holded, sigue estos pasos:

  1. Ve a Inventario > Pedidos, en la barra de navegación.

  2. Selecciona la pestaña Pedidos de venta o Pedidos de compra.

  3. Haz clic en el botón Nuevo pedido, en la esquina superior derecha.

  4. Ingresa la información básica del pedido, incluyendo contacto, número de documento, fecha y vencimiento.

  5. Completa los campos de las líneas de pedido (concepto, descripción, cantidad, precio, impuestos y total).

    ☝🏼 Puedes agrupar conceptos que engloben varias líneas en el campo "Concepto".

  6. Rellena, por último, los campos adicionales y, si lo deseas, configura las opciones avanzadas.

  7. Arriba a la derecha, haz clic en el botón, Vista previa, para visualizar el PDF del pedido; en Guardar como borrador, para seguirlo editando en otro momento; y en Guardar, para registrar el pedido en tu listado de pedidos:

💎 Recuerda que únicamente puedes utilizar los pedidos y albaranes activando la gema de pago Inventario en la Holded Store.

También puedes crear un pedido mediante el botón "+" de la barra de navegación. Solo necesitas activar la opción de "pedido de compra" o "pedido de venta" en el apartado Personalizar.


Campos a rellenar en el pedido

Información básica

  • Contacto: selecciona el cliente o proveedor que enviará o recibirá tu pedido.

    ☝🏼 Si el producto añadido a un pedido de compra tiene más de un precio de compra en su ficha de producto, rellena el campo "Contacto" si quieres que el pedido refleje el precio de compra específico para ese proveedor en concreto. O deja el campo "Contacto" en blanco si prefieres que aparezca el precio genérico del producto en el pedido.

    Añade nuevos contactos escribiendo sus nombres y haciendo clic en "Añadir".

  • Número de documento: se asignará un número de documento de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado en Preferencias de facturación.

  • Fecha: se rellenará por defecto con la fecha del día (ya que es cuando se crea el pedido) aunque siempre puedes editarla.

  • Vencimiento: puedes seleccionar un día de vencimiento del calendario o marcar la opción de 7, 14, 30, un número de días determinado.


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Campos de las líneas de pedido

  • Concepto: incluye artículos que hayas introducido anteriormente en Holded, escribiendo su nombre o buscándolos por medio del símbolo @. Haz clic en la lupa para una búsqueda detallada, con filtros por tipo de producto o servicio. Puedes también crear nuevos artículos, escribiendo su nombre y pulsando el símbolo "+".


    Además, puedes agrupar artículos para englobar varias líneas bajo un mismo concepto o "Título".

  • Descripción: añade una breve explicación para especificar los detalles del producto o servicio. Si has seleccionado un producto o servicio ya registrado, se rellenará de forma automática.

  • Cantidad: el número de unidades del producto o servicio. Se utilizará para el cálculo del total, es decir, unidades x precio + impuestos.

  • Precio: el importe sin impuestos del producto o servicio. Se rellenará automáticamente al seleccionar con la lupa un producto ya registrado.

  • Impuestos: selecciona un impuesto de la base de datos. Por ejemplo, IVA 21%, Retención 19%, o Recargo de equivalencia 1,4%.

  • Total: se calculará automáticamente al añadir el precio y las unidades. Si lo modificas, se cambiará automáticamente el valor de la columna Precio.

    Los campos de las líneas de pedido se rellenarán de manera automática en el siguiente orden de prioridad: preferencias del contacto, preferencias del producto, preferencias de la empresa.

Campos adicionales

  • Añadir línea: haz clic en "Añadir línea" para incluir líneas de concepto adicionales a tu pedido; o bien pulsa la flecha desplegable junto a Añadir línea, para Añadir Título (agrupar conceptos) o Escanear productos (aprende a hacerlo aquí).

  • + Añadir descuento: haz clic aquí si deseas añadir un descuento a tu pedido. Puedes añadir descuentos unitarios a cada uno de los productos marcando la casilla "Descuento por producto"; o bien, aplicar un descuento global a todo el pedido marcando la casilla "Descuento global".

  • Campos personalizados: marca esta casilla para añadir información adicional mediante una tabla; por ejemplo, un número de pedido. Desde plantillas, puedes configurar que estos campos aparezcan por defecto.

  • Añadir texto en el documento: marca esta casilla para añadir un mensaje específico para este pedido. Aparecerá en el PDF del pedido, después de la información básica y antes de los campos de las líneas de pedido. Puedes utilizar las palabras dinámicas, más detalles aquí.

  • Añadir mensaje al final: marca esta casilla si deseas añadir un mensaje determinado al final del pedido. Aparecerá en la parte final del PDF, tras los campos de las líneas de pedido.

  • Método de pago: selecciona la forma de pago que hayas creado para que aparezca en el PDF del pedido. Este campo es meramente informativo y no tiene ningún efecto en la contabilidad.

  • Categorización

    • Cuenta contable: asigna tu pedido a una cuenta de venta o una cuenta de gasto para segmentar tus ventas por canales. Deberán ser siempre cuentas de grupos de compras o gastos (60, 65, 66 o 67), en el caso de los pedidos de compra; y cuentas de grupos de ventas o ingresos (70, 75, 76 o 77), en el caso de los pedidos de venta.

    • Etiquetas: crea o busca un tag para clasificar tu pedido.

    • Nota interna: añade una descripción interna.


      Una vez que hayas creado y asignado canales de venta y tags al pedido los podrás utilizar para analizar tus datos en Analítica > Informes.

  • +Asignar a proyecto: asigna un proyecto a tu pedido o un proyecto para cada ítem dentro del pedido haciendo clic en este desplegable.


Opciones

Una vez que tu pedido esté configurado, puedes personalizarlo según tus necesidades. Elige tus preferencias y marca las casillas deseadas desde el botón Opciones, arriba a la derecha:

  • Origen (Almacén, en pedidos de compra): almacén de origen del pedido.

  • Numeración: la línea de numeración asignada al contacto o por defecto.

  • Idioma: elige el idioma en que quieres que aparezcan los campos del pedido en formato PDF (por defecto, el idioma de la cuenta de la empresa).

  • Moneda: selecciona la moneda en la que aparecerá el importe del pedido (por defecto, la moneda de la cuenta de empresa.

  • Tarifa: selecciona una tarifa o deja asignado el precio principal.

  • Campos factura-e: haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato XML para subirlo a la web del organismo pertinente.

  • Pedido completado: puedes marcar esta casilla para indicar que este pedido ya está completado.

  • Seleccionar lote/SN:

    • casilla marcada: podrás incluir números de lote o de serie específicos al crear el pedido (no podrás especificarlos al "Enviar unidades" o "Recibir unidades")

    • casilla sin marcar: no podrás especificar el número de serie o lote al crear el pedido (podrás hacerlo al "Recibir unidades" o "Enviar unidades").

  • Plantilla de diseño: selecciona uno de los modelos de plantilla PDF que hayas creado.

Una vez rellenados todos los campos, puedes elegir entre "Previsualizar", "Guardar como borrador", o simplemente "Guardar".


Agrupar conceptos en un pedido ("Título")

Esta funcionalidad te permite englobar varias líneas del pedido bajo un mismo Título o descripción.

  1. Crea un nuevo pedido o albarán, e ingresa la información básica.

  2. Ve al desplegable, junto al botón "Añadir línea", y haz clic en "Añadir Título" (o también puedes teclear *t* directamente en el campo 'Concepto'):

  3. Introduce un nombre o descripción para tu grupo.

  4. Añade nuevos productos mediante el botón "Añadir línea", o "Escanear productos", en el desplegable (Puedes borrar conceptos o productos pulsando el icono de papelera, en el extremo derecho de cada línea).

  5. Completa el resto de campos y haz clic en "Guardar" para registrar el pedido.

Puedes también agrupar conceptos al modificar un pedido o albarán desde el listado, haciendo clic en el botón de tres puntos ( ⋮ ) > Editar.

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