Desde el apartado de Compras podrás consultar el listado de facturas de compras, facturas simplificadas y compras rectificativas que hayas creado o importado anteriormente.

Todas las facturas registradas en este listado generarán asientos en el apartado de Contabilidad>Libro Diario.

1) Personaliza tu listado de facturas

Holded te permite personalizar la vista de tu listado de facturas para que aparezcan sólo los campos que sean de tu interés.

Los campos que aparecerán serán los siguientes. Para conocer cómo rellenarlos correctamente consulta el el artículo "Crea una compra":

• Fecha: Corresponde a la fecha de emisión de la factura
• Num: Número de documento de la factura
• Num. interno: Este campo aparecerá cuando actives la opción desde Numeración interna de compras. Descubre cómo hacerlo en el apartado de Facturación>Configuración de la Facturación.
• Vencimiento: Se trata de la fecha límite para pagar una factura
• Proveedor: Nombre del contacto registrado en Holded
• Descripción: Aparece el concepto de la primera línea de la factura
• Tags: Son etiquetas para poder filtrar documentos fácilmente
• Cuenta: Corresponde a la cuenta de gasto, que sirve para segmentar las compras.
• Proyecto: Es necesario activar la APP de Proyectos para utilizarlo.
• Subtotal: Se trata de la base imponible (cantidad x precio sin impuestos)
• IVA: Importe total de los impuestos de la factura
• Retención:Importe total de las retenciones de la factura
• Empleados: Campo no disponible en el listado de compras
• Rec. de eq: Recargo de equivalencia
• Total: Importe total de la factura, impuestos incluidos
• Pagado: Importe total pagado
• Pendiente: Importe total pendiente
• Estado: Pagado, Pendiente, Vencido
• Fecha de pago: Fecha del primer pago

Una vez hayas activado los campos, cada vez que un usuario de la cuenta acceda al listado de compras aparecerán por defecto los campos activados.

Nota: Los campos en rojo no aparecerán en el listado. Para activarlos haz clic sobre ellos y se marcarán en negro.

2) Filtra tus documentos

Guardar Segmento: en la opción de "Añadir Filtros" añade varios filtros y haz clic en Guardar Segmento para que aparezca por defecto el fitro personalizado en el desplegable de Segmentos.

Con estas 4 herramientas podrás filtrar en el listado de facturas para poder encontrar rápidamente tus facturas o exportar el listado que necesites.

• Buscar: Escribe un número de factura, importe o palabra que aparezca en el listado
• Calendario: Selecciona el rango de fechas de emisión de la factura. Aparecerán las opciones rápidas de Año actual, Año anterior, Mes actual, Mes anterior, Trimestres o la opción de Personalizado para que puedas elegir las fechas exactas.
• Segmentos: Filtra rápidamente por estado de la factura Pagado,Pendiente, Pendiente+Vencido, Vencido, Pago Parcial, Borrador
• Añadir Filtro: Haz clic en seleccionar filtro para que aparezcan las siguientes opciones
• Estado: Pagado,Pendiente, Pendiente+Vencido, Vencido, Pago Parcial
• Tipo: Facturas de compra, ticket de compra, rectificativa
• Subtotal: Igual a, mayor a, menor a y escribe el importe que desees
• Cuenta de gasto: Filtra por las diferentes cuentas de gasto que hayas creado
• Borrador: Elige la opción sí para filtrar por los borradores de factura creados.(no se traspasan a la contabilidad).
• Tiene archivos: Aparecerán sólo las facturas de compra que tengan archivos adjuntos.

Una vez hayas utilizado la opción de Añadir filtro y quieras volver al listado completo haz clic en el botón Rojo "Reset".

Estado facturas: Pagado (Importe total 100% pagado), Pendiente (Importe Total 0% pagado), Vencido (Importe Total 0% pagado y fecha vencimiento anterior al día de hoy), Pago Parcial  (Importe pagado menor que 100%)

3) Edita tus facturas

Duplicar factura: Ahorra tiempo duplicando facturas! Si haces clic en el desplegable de la derecha de cada línea de la factura te aparecerá la opción de duplicar. Se generará una nueva factura con la misma información pero un número de factura nuevo.

Estás viendo el listado de facturas y quieres hacer cambios? Para ello haz clic en Editar.

• Editar: Se abrirá la factura con los campos a editar directamente
• Duplicar:  Se creará una nueva factura en modo edición con la misma información pero con un número de factura diferente.
• Eliminar: Se eliminará la factura y no aparecerá en el listado

4) Exporta tus facturas

Truco: Filtra por Segmento Pendiente + Vencido y exporta tus facturas pendientes de pago para llevar un seguimiento de las facturas que no han sido pagadas.

• Importar: Descarga la plantilla para importar el listado de facturas de compra
• Excel: Descarga el listado en excel manteniendo los filtros y fechas seleccionados
• PDF: Descarga el listado en PDF manteniendo los filtros y fechas seleccionados

5) Realiza acciones en masa

Desde el listado de facturas podrás descargar el PDF, marcar como pagadas y eliminar en masa las facturas. De esta forma evitarás tener que hacer el proceso una por una.

• Borrador: Las facturas seleccionadas se convertirán en un borrador.
• Cuenta de gasto: Te permitirá cambiar la cuenta de gasto de varias facturas a la vez. Puede ser útil en caso que quieras realizar una mejor segmentación o hacer cambios debido a que has añadido nuevas cuentas de gasto
• *Descargar PDF: Se descargarán todos los PDF de las facturas seleccionadas
• Pagar: Se marcarán todas las facturas seleccionadas como pagadas por el importe total de la factura.
• Eliminar: Se eliminaran la facturas y no aparecerán en el listado

*Descarga los PDF en masa: En el caso de "Descargar PDF" el máximo permitido será de 50 facturas y se generará un fichero en formato .ZIP para que se descargue rapidamente en tu ordenador.

Ahora que ya sabes hasta el último detalle de cómo funciona el listado de compras, te enseñamos a rellenar una factura de compra!