Consulta este artículo para aprender más sobre Gastos en Holded y todo lo que puedes hacer desde esta sección.
Cómo llegar
- Accede a Gastos en el menú de navegación
- Selecciona Gastos
Desde el listado de Gastos puedes consultar todas las compras, tickets de compra y compras rectificativas que hayas creado o importado previamente, además de realizar múltiples acciones adicionales con estos documentos.
Todos los documentos de gasto registrados en este listado generan asientos en el apartado de Contabilidad > Libro diario.
Gestionar el listado de gastos
Personalizar la vista
Holded te permite personalizar cómo visualizas el listado de Gastos. Puedes seleccionar rápidamente aquellas columnas con los elementos que quieras que aparezcan:
- Haz clic en el icono de dos columnas, justo debajo del botón de exportación
- Marca las casillas de aquellos elementos que quieres que se muestren en las columnas del listado
Aquellas opciones marcadas con * solo están disponibles si se ha activado la gema correspondiente en la Holded Store.
| Num | Número de documento de la factura |
| Num. interno | Este campo aparecerá cuando actives la opción desde Numeración interna de compras desde Configuración > Facturación |
| Vencimiento | Se trata de la fecha límite para pagar una factura |
| Proveedor | Nombre del contacto registrado en Holded |
| Descripción | Aparece el concepto de la primera línea de la factura |
| Tags | Etiquetas para poder filtrar documentos fácilmente |
| Cuenta | Corresponde a la cuenta de gasto, que sirve para segmentar el listado de gastos |
| Proyecto | Para poder visualizar los proyectos asociados a cada documento de gasto |
| Subtotal | Se trata de la base imponible (cantidad x precio sin impuestos) |
| IVA | Importe total de los impuestos de la factura |
| Retención | Importe total de las retenciones de la factura |
| Empleados | Este campo no está disponible para el listado de gastos |
| Rec. de eq | Recargo de equivalencia |
| Total | Importe total de la factura, impuestos incluidos |
| Pagado | Importe total pagado |
| Pendiente | Importe total pendiente |
| Estado | Pagado, Pendiente, Vencido |
| Fecha de pago | Fecha del primer pago |
| SII* |
Marca esta opción para poder visualizar los estados para cada uno de los documentos en el listado, por lo que se refiere a la presentación del SII |
| Fecha de deducción |
Período impositivo que has indicado para deducir tus facturas de compra y compras rectificativas |
No es posible cambiar el orden de las columnas, pero sí puedes organizar la información de forma ascendente y descendente. Por otro lado, si trabajas con listados con muchas líneas, siempre puedes activar la Vista Performance desde el menú de tres puntos (⋮). Sin embargo, ten en cuenta que esta vista, a diferencia de la vista normal, no te permitirá ordenar las columnas de mayor a menor, y solo podrás buscar por el número de documento.
Filtrar y segmentar
Puedes acotar tus búsquedas en el listado de gastos por medio de los segmentos y filtros disponibles.
Usar segmentos predeterminados
- Ve al menú desplegable en el lado superior izquierdo
- Selecciona el segmento que quieras visualizar:
| Todos | Se muestran todos los documentos de gastos generados |
| Pagado | Se muestran solo los documentos de gasto que han sido pagados por completo |
| Pendiente | Se muestran aquellos documentos pendientes de pago |
| Vencido | Se muestran aquellos documentos cuya fecha de pago ha vencido |
| Pendiente + Vencido | Se muestran los documentos vencidos y que aún no han sido pagados |
| Pago parcial | Se muestran aquellos documentos que no se han pagado de forma completa |
| Aprobado | Se muestran únicamente los documentos aprobados |
| No aprobado | Se muestran solo aquellos documentos que no han sido aprobados |
Emplear filtros predefinidos
- Haz clic en + Filtro
- Selecciona uno o varios de los filtros disponibles:
Aquellas opciones marcadas con * solo están disponibles si se ha activado la gema correspondiente en la Holded Store.
| Estado | Los estados se corresponden con la mayoría de segmentos principales: Pendiente, Pagado, Pago parcial, Vencimiento, Pendiente + Vencimiento |
| Tipo | Para visualizar una categoría determinada de documentos de gasto: Compras, Tickets, Compras rectificativas |
| Subtotal | Para ver aquellos gastos cuyo importe sea Igual a, Mayor de, o Menor de una cantidad concreta |
| Cuenta de gasto | Para filtrar aquellos gastos que están asignados a cuentas de gasto específicas |
| Aprobado | Para distinguir entre aquellos gastos que estén o no aprobados |
| Borrador | Para diferenciar entre aquellos documentos de gasto que se han guardado como borrador y que, por tanto, no se han traspasado a contabilidad |
| Documento adjunto | Para distinguir entre aquellos documentos de gasto con o sin archivos adjuntos |
| SII* | Puedes elegir entre Pendiente (documento aún por enviar), Rechazado (el documento ha sido rechazado), Aceptado (el documento ha sido aceptado), Aceptado con errores (se han detectado errores), No configurado (aún no se han configurado las opciones del SII para un determinado documento) o Anulado (el documento se ha enviado al SII y se ha aceptado, pero se ha cancelado después) |
Guardar combinaciones de filtros personalizadas como segmentos
- Haz tu selección de filtros
- Haz clic en Guardar segmento
- Escribe un nombre para tu nuevo segmento
- Pulsa OK
El nuevo segmento será accesible desde el menú desplegable, para que puedas seleccionarlo fácilmente cuando lo necesites.
También puedes emplear la barra de búsqueda para realizar consultas por palabras clave, o usar el selector de tiempo para limitar los resultados a un rango de tiempo determinado.
Editar documentos de gasto
- Ve a la línea del documento de gasto que quieras modificar
- Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) a su derecha
- Selecciona la acción que quieras realizar:
| Editar | Se abrirá la factura con los campos a editar directamente |
| Duplicar | Se creará una nueva factura en modo edición con la misma información, pero con un número de factura diferente |
| Eliminar |
Se eliminará la factura y no aparecerá en el listado |
Exportar
Para exportar tu listado completo de gastos:
- Haz clic en el botón de descarga situado a la derecha del selector de tiempo
- Selecciona la opción de exportación que prefieras:
- Exportar Excel
- Exportar PDF
- Google Sheets
- Exportar ítems
Realizar acciones en masa
- Selecciona múltiples documentos de gasto del listado marcando las casillas a su izquierda
- Escoge la acción en masa a realizar desde la barra inferior:
| Aprobar | Podrás aprobar directamente múltiples documentos de la lista |
| Asignar | Podrás asignar tags comunes a los documentos que hayas marcado en la lista |
| Asignar cuenta de gasto | Podrás asignar una cuenta de gasto común a los documentos de gasto seleccionados |
| Añadir pago | Marca como pagados varios documentos del listado a la vez. Podrás seleccionar el banco y la fecha que quieras utilizar |
| Descargar PDF |
Se descargarán todos los PDFs de las facturas seleccionadas en formato .zip (hasta un máximo de 50). Hay que tener en cuenta que esta opción solo funciona si existen documentos PDF adjuntos |
| Eliminar | Se eliminarán las facturas y no aparecerán en el listado |