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En el siguiente artículo te explicamos los siguientes trucos & opciones:
- Adjunta archivos a tus proformas
- Duplica una proforma
- Escribe notas & mensajes en tus proformas
- Comprueba el historial de edición de tus proformas
- Exporta tu listado de proformas
- Convierte una factura proforma en otro documento
- Agrupa conceptos en una proforma
1) Adjunta archivos a tus proformas
- Haz clic en una línea de proforma para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [Adjuntar archivos] de la parte derecha, dentro del apartado "Archivos"
Adjuntar archivos en el email: Cuando adjuntes un archivo a la proforma este se enviará junto al PDF de la proforma al enviar la proforma por email. (Activa esta opción en Configuración>Envío emails).
Tipos de archivos aceptados: Podrás adjuntar archivos del tipo PDF,JPG,PNG, XLS,XLSX, ZIP, CSV, GIF con un límite máximo de volumen.
2) Duplica una proforma
- Haz clic en una línea de proforma para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [···] de la parte superior, al lado del botón Detalles
- Haz clic en la opción Duplicar
Duplicar proforma: Ahorra tiempo duplicando proformas! Si haces clic en el desplegable de la derecha de cada línea de la proforma te aparecerá la opción de duplicar. Se generará una nueva proforma con la misma información pero un número de proforma nuevo.
- Duplicar: Se creará una nueva proforma en modo edición con la misma información pero con un número de proforma diferente.
3) Escribe notas & mensajes en tus proformas
- Haz clic en una línea de proforma para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [conversación] de la parte superior, al lado del botón Detalles
- Escribe el mensaje y nota y haz clic en Enviar
Comunícate con tu cliente por mensajes: Cada vez que escribas un mensaje en la proforma el cliente recibirá un email con la información y un "link" para contestarte desde su portal del cliente.
- Mensaje: Con Holded podrás escribir comentarios en las proformas que hayas creado previamente y serán visibles para el cliente
- Notas: Podrás escribir notas que sólo podrán ver los usuarios de la cuenta de tu empresa
Notas en amarillo: Para diferencias entre mensajes y notas verás que las notas aparecen en color amarillo y los mensajes en color blanco.
4) Comprueba quién modifica tus proformas
- Haz clic en una línea de proformas para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón con el logo de [conversación] de la parte superior, al lado del botón Detalles
- Comprueba el Historial de edición en la parte superior izquierda
Comprueba quién ha modificado las proforomas: Al acceder podrás comprobar el usuario y la fecha en la cual se ha editado la proforma.
- Editado por: aparecerá el nombre del usuario que ha creado o editado la proforma.
- Fecha: aparecerá la fecha y hora en la que se ha creado o editado la proforma.
Fecha y hora: Podrás comprobar la fecha y la hora que se ha editado un documento para comprobar quién y cuando realizó cambios en la proforma.
5) Exporta tus proformas
- Dentro del listado de ingresos, haz clic en el desplegable superior derecho (a la derecha de Calendario)
- Selecciona la opción de Excel o PDF
Truco: Filtra por Segmento Pendiente + Vencido y exporta tus proformas pendientes de cobro para llevar un seguimiento de las proformas que no han sido cobradas.
- Importar: Descarga la plantilla para importar el listado de proformas de venta
- Excel: Descarga el listado en excel manteniendo los filtros y fechas seleccionados
- PDF: Descarga el listado en PDF manteniendo los filtros y fechas seleccionados
6) Convierte una proforma en otro documento
- Haz clic en una línea de proforma para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [Convertir] en el apartado de Documentos
- Haz clic en "Factura", "Ticket de Venta","Albarán", "Presupuesto", "Pedido de venta"
Truco: Esta función te permitirá crear nuevos documentos con la misma información que la proforma creada para que no tengas que hacerlo "manualmente".
- Factura: Al convertir en factura se registrará el asiento contable en la contabilidad.
- Ticket de venta: Al convertir en ticket de venta se registrará el asiento contable en la contabilidad.
- Albarán: Al convertirlo ambos documentos estarán relacionados y podrás comprobarlo en el visualizador del PDF apartado derecho de "Origen".
- Pedido de venta: El pedido de venta quedará relacionado con la proforma
- Pedido de compra: El pedido de compra quedará relacionado con la proforma.
7) Agrupa conceptos en una proforma
- Haz clic en una línea de proforma para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [···] de la parte superior, al lado del botón Detalles
- Haz clic en "Editar".
Truco: En ocasiones al crear una proforma queremos englobar varias líneas bajo un mismo concepto o simplemente queremos añadir una descripción para los conceptos que se muestran debajo de éste.
- Dirígete a concepto y escribe *t*: Al escribir *t* se eliminarán los separadores de las columnas y podrás escribir el concepto correspondiente.
- Escribe el concepto correspondiente que quieres que englobe las líneas que añadirás a continuación.
- Añade las líneas que quedarán englobadas bajo este concepto: Haz clic en añadir línea y automáticamente quedará incluida dentro del concepto. En caso que quieras añadir un concepto fuera de esta agrupación deberás volver a escribir *t* para que quede agrupado en otro apartado.
- Haz clic en Guardar
Importes totales: Después de seguir este proceso y al visualizar el PDF verás que las líneas quedarán agrupadas bajo un mismo concepto y aparecerá en la columna total el importe total de las líneas agrupadas.
Añade líneas fuera de la agrupación: En caso que quieras añadir una línea debajo y fuera de la agrupación deberás repetir el proceso (escribir *t* en la línea y añadir líneas a continuación) para que quede separado de la agrupación anterior.
Ahora ya lo sabes todo acerca de las proformas en Holded!