Aprende más sobre qué es una factura proforma en este artículo.
Cómo llegar
- Accede a Ventas
- Haz clic en Proformas
Para crear una nueva factura proforma, puedes usar el botón + Crear en la barra de herramientas o, también, desde Ventas>Facturas puedes hacer clic en el botón + Añadir en la parte superior derecha de tu pantalla.
Al crear una factura proforma podrás encontrar tres áreas de información con todos los campos que tendrás que completar.
Campos básicos
- Contacto
Selecciona el cliente o proveedor que recibirá tu proformaCada vez que registres una factura puedes añadir un nuevo contacto sin necesidad de ir al apartado de Contactos, simplemente escribe el nombre del contacto y haz clic en el botón Añadir.
- Num Documento
Se asignará un número de documento de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado en Configuración > Facturación> Documentos.
Puedes editar el número si lo necesitas. - Fecha
Por defecto se rellenará con la fecha de hoy.
Holded permite editar esta fecha en caso que quieras contabilizar facturas pasadas. - Vencimiento
Selecciona una fecha de vencimiento de la factura.
Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 o un número de días determinado. También podrás asignar multiples fechas para que quede reflejado en el PDF de la factura y en el Cashflow.La fecha de vencimiento no es más que la fecha límite para el cobro. Es decir, la fecha máxima que indicas para que se emita el pago.
- Dirección de envío
La dirección fiscal de tu contacto. Si seleccionas un contacto ya registrado se rellenará de forma automática.
Campos determinantes
- Concepto
Escribe el concepto de tu proforma
Haz clic en la lupa o escribe @ en la línea de concepto para seleccionar un producto que hayas registrado anteriormente en Holded. Al añadirlos quedarán identificados con un icono de etiqueta para diferenciarlos de los conceptos añadidos a mano.
- Descripción
Una breve explicación acerca del concepto de tu factura proforma para especificar los detalles del producto o servicio.
Si seleccionas un producto ya registrado se rellenará de forma automática.
- Cantidad
El número de unidades que se utilizará para el cálculo del Total (unidades x Precio + Impuestos). - Precio
El importe sin impuestos del producto.
Se rellenará automáticamente al seleccionar un producto ya registrado.
- Impuestos
Selecciona un impuesto de la base de datos (por ejemplo; IVA 21%, Retención 19%, Exportación o Recargo de equivalencia).
Aparecerán por defecto los impuestos ya configurados del contacto, producto y cuenta.
- Total
Se calculará automáticamente al añadir el precio y unidades. Si quieres modificarlo se cambiará automáticamente el valor de la columna Precio.
Los campos de la factura proforma se rellenarán de forma automática en el siguiente orden de prioridad: Preferencias del contacto, Preferencias del producto, Preferencias de la empresa.
En caso de no haber especificado ninguna información dentro de la ficha de una contacto, aparecerán los datos configurados en Productos y por último en Configuración>Preferencias>ventas y gastos
Campos adicionales
- Mensaje visible en factura
Añade un mensaje específico para este proforma.
Recuerda que puedes utilizar las Palabras Dínamicas, más detalles aqui
- Añadir Campo Personalizado
Añade información adicional mediante una tabla (ej: Número de pedido).
Desde Plantillas puedes configurar que aparezcan automáticamente - Forma de pago
Selecciona la forma de pago que hayas creado para que aparezca en el PDF de la factura.
Este campo es meramente informativo y no tiene ningún efecto en la contabilidad.
- Categorización
Selecciona el canal de venta para poder segmentar tus ventas. Deberán ser siempre cuentas de grupos de ventas o ingresos (70, 75, 76 o 77).
Crea o busca un tag para clasificar tu factura.
Una vez hayas creado y asignado canales de venta y tags a las facturas los podrás utilizar para analizar tus ventas dentro del apartado de Informes.
Los detalles de tu proforma vienen predefinidos según las preferencias que has configurado. Sin embargo, puedes personalizarla según tus necesidades del momento desde el botón Opciones, arriba a la derecha.
Opciones
Además de elegir tus preferencias, desde Opciones puedes activar distintos campos que añadirán datos a tu proforma.- Cuenta por item
En caso de que tengas más de una cuenta por artículo - Tags por item
En caso de que tengas más de un tag por artículo - Descripción detallada
Activa la opción para añadir un campo de texto previo a la tabla. - Descuento por producto
Al activar esta opción se añadirá una nueva columna en la tabla y podrás aplicar un descuento para cada línea de producto. - Mostrar descuento
Esta opción estará activada por defecto y en el caso de desactivarla no aparecerá el desglose de los impuestos en el apartado de resumen final de la factura. - Campos de facturae
Haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato .xml para subirlo a la web del Organismo pertinente.
Una vez rellenado todos los campos puedes elegir entre Previsualizar o Guardar tu Proforma.