Convierte y envía automáticamente: Al crear la factura recurrente activa la opción de envío automático para que al llegar a la fecha de emisión las facturas se creen y envíen a tus clientes de forma automática

Empiezas a registrar facturas recurrentes con Holded? Verás que el panel de creación de facturas te ofrece múltiples opciones y a continuación te explicamos en detalle cada una de ellas. Vamos a ello!

1) Rellena los datos básicos

Crea contactos desde facturas recurrentes: Cada vez que registres una factura puedes añadir un nuevo contacto sin necesidad de ir al apartado de Contactos. Debes escribir el nombre del contacto y hacer clic en el botón "añadir".

• Contacto: Selecciona un contacto que hayas creado o crea uno nuevoescribiendo el nombre y haciendo clic en "añadir".
• Intervalo:Marcará cada cuanto tiempo se emitirán las facturas (Diario,Semanal, Quincenal, Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral, Anual)
• Inicio: Fecha en la que se emitirá la primera factura
• Final:  Fecha en la que se dejarán de emitir facturas
• Vencimiento: Selecciona el período de Vencimiento  por defecto (Sin Vencimiento, 3, 7, 15, 20, 30, 45, 60, 75, 90, 105, 120, 180 días)

Qué es el vencimiento?: La fecha de vencimiento no es más que la fecha límite para el cobro. Es decir, es la fecha máxima que indicamos para que se emita el pago. Se suele poner cómo una fecha fija (11 marzo de 2020) o en número de días 30,60,90.

2) Completa los elementos de la tabla

Seleccionar item: Haz clic en el botón "lupa" o escribe @ en la línea de concepto para seleccionar un producto que hayas registrado anteriormente en Holded. Al añadirlos quedarán identificados con un símbolo de "etiqueta" para diferenciarlos de los conceptos añadidos a mano.

• Concepto: Escribe el concepto o selecciona el item mediante la lupa o el botón @
• Descripción: Añade la explicación acerca del concepto añadido para especificar los detalles del producto o servicio. Si seleccionas un producto creado se rellenará de forma automática.
• Cantidad: Especifica el número de unidades. Se utilizará para el cálculo del Total (unidades x Precio + Impuestos)
• Precio: Especifica el importe sin impuestos del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar un producto con la "lupa"
• Impuestos: Selecciona un impuesto de la base de datos (por ejemplo; IVA 21%, Retención 19%, Exportación o Recargo de equivalencia). Aparecerán por defecto los impuestos del contacto, producto y cuenta en esta preferencia.
• Total: Se calculará automáticamente al añadir el precio y unidades. Si quieres modificarlo puedes hacerlo y cambiara el el valor de la columna "precio" automáticamente.
• Mensaje visible en factura: Si quieres añadir un mensaje especifico para esta factura y que aparezca en el PDF de la factura puedes hacerlo en este apartado.
• Añadir Campo Personalizado: Añade información adicional mediante una tabla (p. ej: Número de pedido). Configura que aparezcan por defecto desde Plantillas.
• Forma de pago: Selecciona la forma de pago que hayas creado para que aparezca en el PDF de la factura. Este campo es meramente informativo y no tiene ningún efecto en la contabilidad.

Autocompletar: Los campos de la factura se rellenarán de forma automática en el siguiente orden de prioridad:
1)Preferencias del contacto
2)Preferencias del producto
3)Preferencias de la empresa
Por ejemplo al añadir un contacto a la factura se rellenará la fecha de vencimiento, forma de pago, línea de numeración, impuestos, canal de venta*, descuento*, tarifa*,tags*,moneda* asignada a ese contacto de forma automática. En caso de no haber especificado esta información dentro del contacto aparecerá lo informado en Producto y por último en Configuración>Preferencias

*Campos todavía no mostrados en el artículo

3) Cumplimenta las opciones avanzadas

Cambio de moneda automático: Al elegir una divisa diferente a la de la asignada a la cuenta de la empresa se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo deseas puedes editar el cambio manualmente.

Al hacer clic en "Opciones" se abrirá un desplegable con las siguientes opciones:

• *Numeración: Aparecerá la línea de numeración asignada al contacto o por defecto. Podrás seleccionar una de las que hayas creado.
• *Descuento: Rellena la casilla con un número y se aplicará ese % de descuento al total de la factura.
• *Idioma: Selecciona el idioma en el que quieres que aparezcan los campos de la factura en formato PDF. Por defecto aparecerá el seleccionado en Configuración>Preferencias.
• *Moneda: Selecciona la moneda en la que aparecerá la factura y en caso que quieras editar manualmente el cambio haz clic en "Guardar" la factura y vuelve a hacer clic en "Editar" y el botón "Opciones".Podrás entonces cambiar manualmente el cambio.
• *Modo Documento: En función de la opción que elijas aparecerán más o menos campos en el PDF de la factura. Por defecto aparecerá la opción Items en la activa la columna Cantidad. Si activas la opción de Tiempo aparecerán las columnas Horas & Precio/Hora mientras que si activas la opción Total desparecerá la columna Cantidad. Por último, si seleccionas las opción Sin impuestos en el resumen de las factura no aparecerá el importe de los impuestos desglosados.
• *Diseño: Selecciona uno de los modelos de plantilla PDF que hayas creado.
• Descripción detallada: Activa la opción para añadir un campo de texto previo a la tabla del PDF.
• Descuento por producto: Al activar la opción se añadirá una nueva columna en la tabla podrás aplicar un descuento para cada línea de producto.
• Campos de facturae: Haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato .xml para subirlo a la web del Organismo pertinente.

*Revisa tu Configuración: Estos campos vienen predefinidos por lo informado en Configuración>Preferencias. Si por ejemplo crees que la línea de numeración o la moneda de una factura no son correctas es posible que sea debido a que el contacto tiene una información diferente a la de la configuración de la cuenta. Haz clic en el contacto y editar para comprobarlo.

4) Asigna un canal de venta

Empieza a escribir para buscar o crear una nueva cuenta de ventas.

• Canal de Venta: Selecciona una cuenta para asignar la factura a un canal de venta y poder segmentar tus ventas por canales. Deberán ser siempre cuentas de grupos de ventas o ingresos (70, 75, 76 o 77)
• Cuenta por item: Activa la casilla para poder asignar un canal de ventas por línea de factura.

Reporting por cuenta de venta: Un vez hayas creado varios canales de venta y los hayas asignado a las facturas podrás analizar dentro del apartado de Reporting cúanto has vendido por cada canal de venta.

5) Utiliza los tags o etiquetas

Holded te permite añadir etiquetas a tus facturas para poder exportar "Reports" personalizados. D

• Tags: Empieza a escribir para buscar o crear un nuevo Tag o etiqueta
• Tags por item: Activa la casilla para poder asignar un canal de ventas por línea de factura

Tags para la contabilidad analítica: Descubre todo el provecho que puedes sacar de los Tags o etiquetas en el siguiente artículo.

6) Activa la opción de crear y enviar automático

Cuando lo actives se crearán las facturas de venta de forma automática el día de la fecha de emisión y se enviarán al cliente por email. 

Esto te permitirá que puedas olvidarte de crear facturas cada mes para los mismos clientes de forma manual.

Para que se utiliza el envío automático? Esta opción puede ser muy útil en caso que tengas clientes que pagan una cuota mensual por tus servicios o para ventas que realizas al mismo cliente cada año o semestre.

7) Guarda la factura recurrente y comprueba la información

Al guardar la factura recurrente aparecerá un listado Resumen con todas las facturas que se deben emitir este año y toda la información referente a esa factura recurrente.

• Inicio: Fecha en la que se emitirá la primera factura
• Canal de Venta: Canal de venta y poder segmentar tus ventas por canales
• Total Recurrente: Suma total de lo previsto en convertir a facturas
• Total Convertido: Suma total de lo convertido a día de hoy
• Crear y enviar automático: En verde (activo), en rojo (desactivado)
• Próxima conversión: Aparece la fecha del la próxima factura a convertir.

También aparecerán los botones de:

• Duplicar:  Se generará una nueva factura recurrente con la misma información para que edites lo que necesites y la guardes.
• Editar: Haz clic para cambiar las opciones de la factura. Sólo se cambiará la información para las próximas facturas que conviertas, no para las ya emitidas.

Convierte a facturas: Haz clic en una línea del listado que aparece a la izquierda y aparecerá la opción para Convertir las recurrentes a facturas que te explicamos en el siguiente artículo.

Ahora que ya sabes cómo crear una factura recurrente es hora de aprender a convertirlas en facturas para enviar a tus clientes!