¿Nuevo en Holded? Para saber cómo empezar a controlar tus gastos y beneficios en Holded, consulta nuestra Guía de inicio.
Cómo llegar
- Accede a Gastos en el menú de navegación
- Selecciona Gastos
- Ve a la pestaña Compras recurrentes
Desde el listado de Compras recurrentes puedes consultar todas las compras recurrentes que hayas creado o importado previamente, además de realizar múltiples acciones adicionales con estos documentos.
Recuerda que las compras recurrentes son borradores de futuras compras y, por lo tanto, no se consideran facturas reales hasta que se convierten o emiten. Aprende más sobre las compras recurrentes aquí.
Gestionar el listado de compras recurrentes
Ver pendientes
Desde la plataforma puedes comprobar fácilmente cuáles son aquellas compras recurrentes que aún no se han convertido en facturas. Es decir, aquellas que aún permanecen en estado borrador:
- Haz clic en el botón Ver pendientes
- Desde la lista en el panel lateral consulta todas las compras recurrentes pendientes por proveedor
Personalizar la vista
Holded te permite personalizar cómo visualizas el listado de Compras recurrentes. Puedes seleccionar rápidamente aquellas columnas con los elementos que quieras que aparezcan:
- Haz clic en el icono de dos columnas justo debajo del icono de exportación
- Marca las casillas de aquellos elementos que quieres que se muestren en las columnas del listado
Los elementos que selecciones siempre se mostrarán cuando accedas a tu listado de compras recurrentes.
| Contacto | Nombre del contacto registrado en Holded |
| Intervalo | Frecuencia con la que se emite la compra recurrente (Mensual, Trimestral, Bimestral, Semestral, Anual, Semanal, Quincenal, Diario) |
| Inicio | Fecha en la que se inicia el ciclo de creación de compras recurrentes |
| Final | Fecha en la que finaliza el ciclo de creación de compras recurrentes |
| Siguiente | Fecha en la que se emitirá el siguiente borrador generado para una compra recurrente determinada |
| Estado | Pendiente (aún no se ha convertido), Omitido (se ha cancelado), Convertida (se ha emitido), Completado (se ha completado el ciclo) |
| Descripción | Aparece el concepto de la primera línea de la factura |
| Tags | Etiquetas para poder filtrar documentos fácilmente |
| Cuenta | Corresponde a la cuenta de gasto, que sirve para segmentar el listado de compras recurrentes |
| Proyectos | Para poder visualizar los proyectos asociados a cada compra recurrente |
| Subtotal | Se trata de la base imponible (cantidad x precio sin impuestos) |
| Total | Importe total con impuestos incluidos |
| Auto | Indica si está activada la opción para crear compras automáticamente el día de su fecha |
No es posible cambiar el orden de las columnas, pero sí puedes organizar la información de forma ascendente y descendente.
Filtrar y segmentar
Puedes acotar tus búsquedas en el listado de compras recurrentes por medio de los segmentos y filtros disponibles.
Usar segmentos predeterminados
- Ve al menú desplegable en el lado superior izquierdo
- Selecciona el segmento que quieras visualizar:
| Todos | Todas las compras recurrentes, sin ningún tipo de segmentación |
| Convierten hoy | Compras recurrentes que se emitirán a día de hoy y que, por tanto, se convertirán en facturas de compra |
| Próximos 5 días | Compras recurrentes que convertirán en los próximos 5 días |
| Próximos 30 días | Compras recurrentes que convertirán en los próximos 30 días |
| Pendiente | Compras recurrentes que aún no se han emitido, sin tener en cuenta el tiempo que falta para que conviertan |
| En curso | Compras recurrentes que se están en el proceso de conversión/emisión |
| Completadas | Compras recurrentes que ya han convertido |
| Manual | Compras recurrentes que han convertido de forma manual |
| Recurrentes automáticas | Compras recurrentes que han convertido de forma automática |
Emplear filtros predefinidos
- Haz clic en + Filtro
- Selecciona uno o varios de los filtros disponibles:
| Estado | Los estados se corresponden con la mayoría de segmentos principales: Convierten hoy, en los próximos 5, 10 o 30 días, Pendientes, En curso y Completados |
| Cuenta de gasto | Emplea este filtro para ver las compras recurrentes asociadas a una cuenta de gasto determinada |
| Intervalo | Para ver las compras recurrentes que se emiten con una frecuencia predeterminada: Mensual, Trimestral, Bimestral, Semestral, Anual, Semanal, Quincenal, Diario |
| Conversión | Para visualizar aquellas recurrentes que han convertido manualmente o de manera automática |
Guardar combinaciones de filtros personalizadas como segmentos
- Haz tu selección de filtros
- Haz clic en Guardar segmento
- Escribe un nombre para tu nuevo segmento
- Pulsa OK
El nuevo segmento será accesible desde el menú desplegable, para que puedas seleccionarlo fácilmente cuando lo necesites.
Asignar cuentas de gasto
Para asignar cuentas de gasto específicas a una o múltiples compras recurrentes:
- Selecciona una o varias recurrentes marcando las casillas correspondientes
- En la barra inferior, selecciona Asignar cuenta de gasto
- Escoge las cuentas que quieres asociar desde el menú desplegable
- Haz clic en Asignar
Exportar
Para exportar tu listado de compras recurrentes:
- Haz clic en el botón de descarga situado a la derecha de la barra de búsqueda
- Selecciona la opción de exportación que prefieras:
- Exportar Excel
- Exportar PDF
- Google Sheets