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- Haz clic en Pedidos de Compra
En el siguiente artículo te explicamos los siguientes trucos & opciones:
- Adjunta archivos a tus pedidos
- Duplica un pedido
- Escribe notas & mensajes en tus pedidos
- Comprueba el historial de edición de tus pedidos
- Exporta tu listado de pedidos
- Convierte un pedido en otro documento
- Agrupar conceptos en un pedido
1) Adjunta archivos a tus pedidos
- Haz clic en una línea del pedido para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [Adjuntar archivos] de la parte derecha, dentro del apartado "Archivos"
Adjuntar archivos en el email: Cuando adjuntes un archivo a el pedido este se enviará junto al PDF del pedido al enviar el pedido por email. (Activa esta opción en Configuración>Envío emails).
Tipos de archivos aceptados: Podrás adjuntar archivos del tipo PDF,JPG,PNG, XLS,XLSX, ZIP, CSV, GIF con un límite máximo de volumen.
2) Duplica un pedido
- Haz clic en una línea del pedido para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [V] de la parte superior, a la derecha del botón Enviar
- Haz clic en la opción Duplicar
Duplicar pedido: Ahorra tiempo duplicando pedidos! Si haces clic en el desplegable de la derecha de cada línea del pedido te aparecerá la opción de duplicar. Se generará un nuevo pedido con la misma información pero un número de pedido nuevo.
- Duplicar: Se creará una nuevo pedido en modo edición con la misma información pero con un número de pedido diferente.
3) Escribe notas & mensajes en tus pedidos
- Haz clic en una línea de pedido para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [conversación] de la parte superior, al lado del botón Detalles
- Escribe el mensaje y nota y haz clic en Enviar
Comunícate con tu cliente por mensajes: Cada vez que escribas un mensaje en el pedido el cliente recibirá un email con la información y un "link" para contestarte desde su portal del cliente.
- Mensaje: Con Holded podrás escribir comentarios en los pedidos que hayas creado previamente y serán visibles para el cliente
- Notas: Podrás escribir notas que sólo podrán ver los usuarios de la cuenta de tu empresa
Notas en amarillo: Para diferencias entre mensajes y notas verás que las notas aparecen en color amarillo y los mensajes en color blanco.
4) Comprueba quién modifica tus pedidos
- Haz clic en una línea de pedido para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón con el logo de [conversación] de la parte superior, al lado del botón Detalles
- Comprueba el Historial de edición en la parte superior izquierda
Comprueba quién ha modificado los pedidos: Al acceder podrás comprobar el usuario y la fecha en la cual se ha editado el pedido.
- Editado por: aparecerá el nombre del usuario que ha creado o editado el pedido
- Fecha: aparecerá la fecha y hora en la que se ha creado o editado el pedido.
Fecha y hora: Podrás comprobar la fecha y la hora que se ha editado un documento para comprobar quién y cuando realizó cambios en el pedido.
5) Exporta tus pedidos
- Dentro del listado de pedidos de compra, haz clic en el desplegable superior derecho (a la derecha de Calendario)
- Selecciona la opción de Excel o PDF
Truco: Filtra por Segmento Pendiente + Vencido y exporta tus pedidos pendientes de pago para llevar un seguimiento de las pedidos que no han sido cobrados.
- Importar: Descarga la plantilla para importar el listado de pedidos de compra
- Excel: Descarga el listado en excel manteniendo los filtros y fechas seleccionados
- PDF: Descarga el listado en PDF manteniendo los filtros y fechas seleccionados
6) Convierte un pedido en otro documento
- Haz clic en una línea de pedido para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en "+Compra" o "Facturar Todo"
Truco: Esta función te permitirá crear nuevos documentos con la misma información que la factura creada para que no tengas que hacerlo "manualmente".
- Compra: Podrás confirmar el pedido de compra y convertirlo a factura de compra para que quede registrado en la contabilidad sin necesidad de volver a escribir manualmente la información.
7) Agrupa conceptos en un pedido
- Haz clic en una línea de pedido para que se abra el visualizador del PDF
- Haz clic en el botón [V] de la parte superior, a la derecha del botón Enviar
- Haz clic en "Editar".
Truco: En ocasiones al crear un pedido queremos englobar varias líneas bajo un mismo concepto o simplemente queremos añadir una descripción para los conceptos que se muestran debajo de éste.
- Dirígete a concepto y escribe *t*: Al escribir *t* se eliminarán los separadores de las columnas y podrás escribir el concepto correspondiente.
- Escribe el concepto correspondiente que quieres que englobe las líneas que añadirás a continuación.
- Añade las líneas que quedarán englobadas bajo este concepto: Haz clic en añadir línea y automáticamente quedará incluida dentro del concepto. En caso que quieras añadir un concepto fuera de esta agrupación deberás volver a escribir *t* para que quede agrupado en otro apartado.
- Haz clic en Guardar
Importes totales: Después de seguir este proceso y al visualizar el PDF verás que las líneas quedarán agrupadas bajo un mismo concepto y aparecerá en la columna total el importe total de las líneas agrupadas.
Añade líneas fuera de la agrupación: En caso que quieras añadir una línea debajo y fuera de la agrupación deberás repetir el proceso (escribir *t* en la línea y añadir líneas a continuación) para que quede separado de la agrupación anterior.
Ahora ya lo sabes todo acerca de los pedidos en Holded!