1) Personaliza tu listado de pedidos de compra

Holded te permite personalizar la vista de tu listado de pedidos de compra para que aparezcan sólo los campos que sean de tu interés.

Los campos que aparecerán serán los siguientes. Para conocer cómo rellenarlos correctamente consulta el el artículo "Crea un pedido de compra":

• Num: Número de documento del pedido de compra
• Fecha: Corresponde a la fecha de emisión del pedido de compra
• Proveedor: Nombre del contacto registrado en Holded
• Descripción: Aparece el concepto de la primera línea del pedido de compra
• Tags: Son etiquetas para poder filtrar documentos fácilmente
• Cuenta: Corresponde a la cuenta de gasto, que sirve para segmentar las compras
• Proyecto: Es necesario activar la APP de Proyectos para utilizarlo.
• Unidades: Se trata del número de unidades que ha realizado de ese pedido.
• IVA: Importe total de los impuestos del pedido de compra
• Retención:Importe total de las retenciones del pedido de compra
• Empleados: Campo no disponible en el listado de pedido de compra
• Rec. de eq: Recargo de equivalencia
• Subtotal: Se trata de la base imponible (cantidad x precio sin impuestos)
• Total: Importe total del pedido de compra, impuestos incluidos
• Facturado: Importe total pagado
• Pipeline: Es necesario activar la APP de Proyectos para utilizarlo.
• Recibido: Aparecerá un % en función de la cantidad marcada como recibida.
• Estado: Aceptado, Pendiente, Cancelado
• Facturado: Pendiente, Parcialmente, Facturado

Una vez hayas activado los campos, cada vez que un usuario de la cuenta acceda al listado de ingresos aparecerán por defecto los campos activados.

Nota: Los campos en rojo no aparecerán en el listado. Para activarlos haz clic sobre ellos y se marcarán en negro.

2) Filtra tus documentos

Guardar Segmento: en la opción de "Añadir Filtros" añade varios filtros y haz clic en Guardar Segmento para que aparezca por defecto el filtro personalizado en el desplegable de Segmentos.

Con estas 4 herramientas podrás filtrar en el listado de los pedidos para poder encontrar rápidamente tus pedidos o exportar el listado que necesites.

• Buscar: Escribe un número de pedido, importe o palabra que aparezca en el listado
• Calendario: Selecciona el rango de fechas de emisión del pedido. Aparecerán las opciones rápidas de Año actual, Año anterior, Mes actual, Mes anterior, Trimestres o la opción de Personalizado para que puedas elegir las fechas exactas.
• Segmentos: Filtra rápidamente por estado del pedido Aceptado,Pendiente, Rechazado, Facturado, No facturado, Facturado parcialmente, Borrador
• Añadir Filtro: Haz clic en seleccionar filtro para que aparezcan las siguientes opciones
• Estado:Facturado, Pendiente, Cancelado
• Facturado: No, Sí, Parcialmente
• Email: Email con la factura puede estar No enviado, Enviado, Leído
• Cuenta de Gasto: Filtra por cuenta de gasto
• Subtotal: Igual a, mayor a, menor a y escribe el importe que desees
• Pipeline: Sale de almacén o está en Reparto
• Almacén: Desde donde sale el pedido creado de los almacenes que tienes creados
• Borrador: Filtra tus pedidos por si están en Si o No cómo borrador
• Numeración de documentos: Elige entre las diferentes tipos de numeración creados.
• Forma de pago: Selecciona entre las diferentes Formas de pago creadas

Una vez hayas utilizado la opción de Añadir filtro y quieras volver al listado completo haz clic en el botón Rojo "Reset".

Estado Facturado Pedido de compra: Aceptado (Importe total 100% convertido a factura), Pendiente (Importe Total 0% convertido a Factura), Parcialmente(Importe Total mayor que 0% y menor que 100% facturado a día de hoy).

3) Edita tus Pedidos de compra

Duplicar pedidos de compra: Ahorra tiempo duplicando pedidos de compra! Si haces clic en el desplegable de la derecha de cada línea de los pedidos te aparecerá la opción de duplicar. Se generará un nuevo pedido con la misma información pero un número de pedido nuevo.

Estás viendo el listado de pedidos y quieres hacer cambios? Para ello haz clic en Editar.

• Enviar: Se abrirá una nueva pestaña para poderlas "Enviar por correo electrónico"
• Descargar: Se descargará el PDF del pedido en tu ordenador en el apartado de "Descargas"
• Editar: Se abrirá el pedido con los campos a editar directamente
• Duplicar:  Se creará un nuevo pedido en modo edición con la misma información pero con un número de pedido diferente.
• Eliminar: Se eliminará el pedido de compra y no aparecerá en el listado

4) Exporta tus pedidos de compra

Truco: Filtra por Segmento Pendiente y exporta tus pedidos pendientes de facturar para llevar un seguimiento.

• Importar: Descarga la plantilla para importar el listado de pedidos de compra
• Excel: Descarga el listado en excel manteniendo los filtros y fechas seleccionados
• PDF: Descarga el listado en PDF manteniendo los filtros y fechas seleccionados

5) Realiza acciones en masa

Desde el listado de pedidos de compra podrás cambiar el Estado, enviar, convertir y eliminar en masa los pedidos de compra. De esta forma evitarás tener que hacer el proceso una por una.

• Estado: Podrás cambiar el estado en masa. Para Facturación (Facturado, No Facturado), Estado( Aceptado, Pendiente, Cancelado), Borrardor (Marcar Borrador, Quitar Borrador).
• Cuenta de gasto: Te permitirá cambiar el cuenta de gasto de varios pedidos a la vez. Puede ser útil en caso que quieras realizar una mejor segmentación o hacer cambios debido a que has añadido nuevos cuentas de gasto..
• Enviar:  Se enviarán los pedidos en masa al email que tenga asignado cada contacto.
• Convertir: Podrás convertir tus pedidos del MISMO contacto a los siguientes documentos: Factura, Ticket, Albarán, Pedido de compra o Factura de compra.
• Eliminar: Se eliminaran los pedidos y no aparecerán en el listado

Ahora que ya sabes hasta el último detalle de cómo funciona el listado de ingresos, te enseñamos a rellenar un pedido de compra!