Cómo acceder:
- Accede a Ventas
- Haz clic en Albaranes
Emails enviados: Una vez enviados los albaranes aparecerá un sobre a la derecha de cada línea del listado. El sobre gris informa que el email ha sido enviado mientras que el sobre azul corresponde a enviado y leído por tu cliente.
1) Personaliza tu listado de albaranes
Cómo acceder:
- Haz clic en la "caja" superior derecha (a la derecha del botón "Filtros")
- Selecciona los elementos que aparecerán en el listado
Holded te permite personalizar la vista de tu listado de albaranes para que aparezcan sólo los campos que sean de tu interés.
Los campos que aparecerán serán los siguientes.
- Num: Número de documento del albarán.
- Fecha: Corresponde a la fecha de emisión del albarán.
- Destino: Corresponde al nombre del cliente al que quieres enviar la mercancía o el nombre de unos de tus almacenes.
- Tags: Son etiquetas para poder filtrar documentos fácilmente.
- Descripción: Aparece el concepto de la primera línea del albarán.
- Canal: Corresponde al canal de venta, que sirve para segmentar las ventas.
- Almacén: Corresponde al almacén donde están las unidades que añadimos al albarán.
- F.Pago: Forma de pago, se añade de forma informativa en el albarán
- Unidades: Se trata del número de unidades que has realizado de ese albarán.
- IVA: Importe total de los impuestos de la albarán.
- Retención:Importe total de las retenciones del albarán.
- Empleados: Campo no disponible en el listado de Albaranes.
- Rec. de eq: Recargo de equivalencia.
- Total: Importe total del albarán, impuestos incluidos
- Facturado: Importe total facturado.
- Pipeline: Es necesario activar la APP de Inventario para utilizarlo.Descubre cómo funciona en el apartado del Academy>Inventario.
Una vez hayas activado los campos, cada vez que un usuario de la cuenta acceda al listado de ingresos aparecerán por defecto los campos activados.
Nota: Los campos en rojo no aparecerán en el listado. Para activarlos haz clic sobre ellos y se marcarán en negro.
2) Filtra tus documentos
Cómo acceder:
- Haz clic en Buscar
- Haz clic en el Calendario
- Haz clic en Segmentos
- Haz clic en Añadir Filtro
Guardar Segmento: en la opción de "Añadir Filtros" añade varios filtros y haz clic en Guardar Segmento para que aparezca por defecto el filtro personalizado en el desplegable de Segmentos.
Con estas 4 herramientas podrás filtrar en el listado de albaranes para poder encontrar rápidamente tus albaranes o exportar el listado que necesites.
- Buscar: Escribe un número de albarán, importe o palabra que aparezca en el listado
- Calendario: Selecciona el rango de fechas de emisión del albarán. Aparecerán las opciones rápidas de Año actual, Año anterior, Mes actual, Mes anterior, Trimestres o la opción de Personalizado para que puedas elegir las fechas exactas.
- Segmentos: Filtra rápidamente por estado de albarán Facturado, Pendiente, Facturado Parcialmente, Borrador
- Añadir Filtro: Haz clic en seleccionar filtro para que aparezcan las siguientes opciones
- Facturado: Pendiente, Facturado o Facturado parcialmente
- Email: Email con el albarán puede estar No enviado, Enviado, Leído
- Subtotal: Igual a, mayor a, menor a y escribe el importe que desees
- Canal de Venta: Filtra por canales de venta
- Pipeline: Selecciona por el embudo que quieres filtrar.
- Numeración de documentos: Elige entre las diferentes tipos de numeración creados.
- Borrador: Por si lo has marcado como un borrador, SI o NO
- Forma de pago: Selecciona entre las diferentes Formas de pago creadas
Una vez hayas utilizado la opción de Añadir filtro y quieras volver al listado completo haz clic en el botón Rojo "Reset".
3) Edita tus albaranes
Cómo acceder:
- Haz clic en el botón "desplegable" que aparece a la derecha de cada línea de albarán.
Duplicar albaranes: Ahorra tiempo duplicando albaranes! Si haces clic en el desplegable de la derecha de cada línea del albarán te aparecerá la opción de duplicar. Se generará un nuevo albarán con la misma información pero un número de albarán nuevo.
Estás viendo el listado de albaranes y quieres hacer cambios? Para ello haz clic en Editar.
- Enviar: Se abrirá una nueva pestaña para poderlas "Enviar por correo electrónico"
- Descargar: Se descargará el PDF del albarán en tu ordenador en el apartado de "Descargas"
- Editar: Se abrirá el albarán con los campos a editar directamente
- Duplicar: Se creará un nuevo albarán en modo edición con la misma información pero con un número de albarán diferente.
- Convertir: Utiliza la información del albarán para convertirlo a factura, Ticket o proforma
- Eliminar: Se eliminará el albarán y no aparecerá en el listado
4) Exporta tus albaranes
Cómo acceder:
- Haz clic en el desplegable superior derecho (a la derecha de Calendario)
Truco: Filtra por Segmento Pendiente + Facturado parcialmente y exporta tus albaranes pendientes para llevar un seguimiento de los albaranes que no han sido cobradas.
- Importar: Descarga la plantilla para importar el listado de albaranes
- Excel: Descarga el listado en excel manteniendo los filtros y fechas seleccionados
- PDF: Descarga el listado en PDF manteniendo los filtros y fechas seleccionados
5) Realiza acciones en masa
Cómo acceder:
- Selecciona varios albaranes haciendo clic en el "checkbox" a la izquierda de la columna "Fecha"
- Haz clic en el botón correspondiente (Estado, Asignar Canal, Enviar, Convertir o Eliminar)
Desde el listado de albaranes podrás Asignar el canal, enviar, convertir y eliminar en masa los albaranes. De esta forma evitarás tener que hacer el proceso una por una.
- Estado: Selecciona entre "Facturado" o "No Facturado" y "Marcar" o "Quitar" Borrador.
- Canal de Venta: Te permitirá cambiar el canal de venta de varios albaranes a la vez. Puede ser útil en caso que quieras realizar una mejor segmentación o hacer cambios debido a que has añadido nuevos canales de venta.
- Enviar: Se enviarán los albaranes en masa al email que tenga asignado cada contacto.
- Convertir: Podrás convertir tus albaranes en Factura, Ticket de venta o Pedido de venta
- Eliminar: Se eliminaran los albaranes y no aparecerán en el listado
*Descarga los PDF en masa: En el caso de "Descargar PDF" el máximo permitido será de 50 albaranes y se generará un fichero en formato .ZIP para que se descargue rápidamente en tu ordenador.
Ahora que ya sabes hasta el último detalle de cómo funciona el listado de albaranes, te enseñamos a rellenar un albarán!