1) Rellena los datos básicos

Crea contactos desde albaranes: Cada vez que registres un albarán puedes añadir un nuevo contacto sin necesidad de ir al apartado de Contactos. Debes escribir el nombre del contacto y hacer clic en el botón "añadir".

• Num.Documento: Se asignará un número de documento de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado. Puedes editar el número si lo necesitas.
• Contacto: Selecciona un contacto que hayas creado o crea uno nuevo escribiendo el nombre y haciendo clic en "añadir".
• Fecha: Se rellenará de forma automática con la fecha de hoy, ya que es cuando se emite el albarán. Holded permite editar esta fecha en caso que quieras contabilizar albaranes pasados.
• Vencimiento: Selecciona una fecha de vencimiento del albarán. Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 o un número de días determinado.

2) Completa los elementos de la tabla

Seleccionar ítem: Haz clic en el botón "lupa" o escribe @ en la línea de concepto para seleccionar un producto que hayas registrado anteriormente en Holded. Al añadirlos quedarán identificados con un símbolo de "etiqueta" para diferenciarlos de los conceptos añadidos a mano.

• Concepto: Escribe el concepto o selecciona el ítem mediante la lupa o el botón @
• Descripción: Añade la explicación acerca del concepto añadido para especificar los detalles del producto o servicio. Si seleccionas un producto creado se rellenará de forma automática.
• Cantidad: Especifica el número de unidades. Se utilizará para el cálculo del Total (unidades x Precio + Impuestos)
• Precio: Especifica el importe sin impuestos del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar un producto con la "lupa"
• Impuestos: Selecciona un impuesto de la base de datos (por ejemplo; IVA 21%, Retención 19%, Exportación o Recargo de equivalencia). Aparecerán por defecto los impuestos del contacto, producto y cuenta en esta preferencia.
• Total: Se calculará automáticamente al añadir el precio y unidades. Si quieres modificarlo puedes hacerlo y cambiara el el valor de la columna "precio" automáticamente.
• Mensaje visible en el albarán: Si quieres añadir un mensaje especifico para este albarán y que aparezca en el PDF del albarán puedes hacerlo en este apartado.
• Añadir Campo Personalizado: Añade información adicional mediante una tabla (p. ej: Número de pedido). Configura que aparezcan por defecto desde Plantillas.
• Forma de pago: Selecciona la forma de pago que hayas creado para que aparezca en el PDF del albarán. Este campo es meramente informativo y no tiene ningún efecto en la contabilidad.

Agrupa conceptos en un albarán: En ocasiones al crear una albarán queremos englobar varias líneas bajo un mismo concepto o simplemente queremos añadir una descripción para los conceptos que se muestran debajo de éste. Aprende cómo hacerlo en el artículo del Academy>Albaranes>"Opciones y trucos para tus albaranes".

Autocompletar: Los campos del albarán se rellenarán de forma automática en el siguiente orden de prioridad:
1)Preferencias del contacto
2)Preferencias del producto
3)Preferencias de la empresa
Por ejemplo al añadir un contacto a la albarán se rellenará la fecha de vencimiento, forma de pago, línea de numeración, impuestos, canal de venta*, descuento*, tarifa*,tags*,moneda* asignada a ese contacto de forma automática. En caso de no haber especificado esta información dentro del contacto aparecerá lo informado en Producto y por último en Configuración>Preferencias

*Campos todavía no mostrados en el artículo

3) Cumplimenta las opciones avanzadas

Cambio de moneda automático: Al elegir una divisa diferente a la de la asignada a la cuenta de la empresa se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo deseas puedes editar el cambio manualmente.

Al hacer clic en "Opciones" se abrirá un desplegable con las siguientes opciones:

• Origen: Selecciona el almacén de origen del producto
• Numeración: Aparecerá la línea de numeración asignada al contacto o por defecto. Podrás seleccionar una de las que hayas creado.
• Descuento: Rellena la casilla con un número y se aplicará ese % de descuento al total del albarán.
• Idioma: Selecciona el idioma en el que quieres que aparezcan los campos del albarán en formato PDF. Por defecto aparecerá el seleccionado en Configuración>Preferencias.
• Moneda: Selecciona la moneda en la que aparecerá el albarán y en caso que quieras editar manualmente el cambio haz clic en "Guardar" el albarán y vuelve a hacer clic en "Editar" y el botón "Opciones".Podrás entonces cambiar manualmente el cambio.
• Modo Documento: En función de la opción que elijas aparecerán más o menos campos en el PDF del albarán. Por defecto aparecerá la opción Items en la activa la columna Cantidad. Si activas la opción de Tiempo aparecerán las columnas Horas & Precio/Hora mientras que si activas la opción Total desparecerá la columna Cantidad. Por último, si seleccionas las opción Sin impuestos en el resumen de las albarán no aparecerá el importe de los impuestos desglosados.
• Diseño: Selecciona uno de los modelos de plantilla PDF que hayas creado.
• Tarifa: Asigna una de las tarifas que hayas creado previamente.
• Descripción detallada: Activa la opción para añadir un campo de texto previo a la tabla del PDF.
• Albarán valorado: Para que en nuestro documento aparezca el valor monetario de los productos que contiene el albarán.
• Mostrar peso: Para incluir el peso de los productos en tu albarán, solo tendrás que activar una casilla, más fácil imposible
• Descuento por producto: Al activar la opción se añadirá una nueva columna en la tabla podrás aplicar un descuento para cada línea de producto.

*Revisa tu Configuración: Estos campos vienen predefinidos por lo informado en Configuración>Preferencias. Si por ejemplo crees que la línea de numeración o la moneda de un albarán no son correctas es posible que sea debido a que el contacto tiene una información diferente a la de la configuración de la cuenta. Haz clic en el contacto y editar para comprobarlo.

4) Asigna un canal de venta

Empieza a escribir para buscar o crear una nueva cuenta de ventas.

• Canal de Venta: Selecciona una cuenta para asignar el albarán a un canal de venta y poder segmentar tus ventas por canales. Deberán ser siempre cuentas de grupos de ventas o ingresos (70, 75, 76 o 77)
• Cuenta por item: Activa la casilla para poder asignar un canal de ventas por línea de albarán.

Reporting por cuenta de venta: Un vez hayas creado varios canales de venta y los hayas asignado los albaranes podrás analizar dentro del apartado de Reporting cúanto has vendido por cada canal de venta.

5) Utiliza los tags o etiquetas

Holded te permite añadir etiquetas a tus albaranes para poder exportar "Reports" personalizados.

• Tags: Empieza a escribir para buscar o crear un nuevo Tag o etiqueta
• Tags por item: Activa la casilla para poder asignar un canal de ventas por línea de albarán

6) Previsualiza y guarda el albarán

Antes de guardar el documento podrás pre-visualizarlo para asegurarte que tiene el formato que necesitas.

• Previsualizar: Haz clic y aparecerá el PDF con el formato y información del albarán.
• Guardar: Acuérdate de guardar los cambios cada vez que edites un albarán.

No olvides guardar: En Holded no existe por ahora el guardado automático por lo cual recomendamos ir guardando los cambios que realizas en el albarán para evitar pérdidas de información en caso que tengas un corte de la señal de internet.

Ahora que ya sabes cómo crear un albarán es hora de aprender a descargar y enviar un albarán a tu cliente!