Recuerda que puedes utilizar los albaranes solo al activar la Gema de Inventario Gratis o la de Inventario Pro. Puedes acceder a estas Gemas activándolas desde la Holded Store o bien seleccionando Inventario en la barra de navegación y luego haciendo clic el ícono de la gema.
Aprende qué es un albarán en este artículo
Cómo llegar
- Ve a Inventario en la barra de navegación
- Selecciona Albaranes
- Haz clic en Nuevo envío
Para crear un nuevo albarán, puedes también usar el botón + Crear en la barra de herramientas desde cualquier pantalla de Holded. Solo necesitarás activar la opción de Albarán en el apartado Personalizar. Aprende aquí cómo personalizar el botón + Crear.
Crear un albarán
Al crear un albarán, podrás encontrar tres áreas de información con todos los campos que tendrás que completar.
Campos básicos
Estos son los campos básicos a rellenar:
- Destino
Selecciona el nombre del cliente al que quieres enviar la mercancía o el nombre de uno de tus almacenes.
Cada vez que registres un albarán, puedes añadir un nuevo contacto sin necesidad de ir al apartado de Contactos, simplemente escribe el nombre del contacto y haz clic en el botón Añadir.
- Num. Documento
Se asignará un número de documento de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado en Configuración > Facturación > Documentos.
Para saber cómo modificar las líneas de numeración, lee este artículo
- Fecha
Por defecto, se rellenará con la fecha del día, ya que es cuando se emite el albarán.
Recuerda que puedes editar la fecha en caso de que quieras procesar albaranes pasados
- Vencimiento
Selecciona una fecha de vencimiento del albarán. Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 o un número de días determinado.
Campos de las líneas del albarán
Completa los campos de la tabla que reúne las líneas del albarán en el área central del panel de creación:
- Concepto
Escribe el concepto del albarán, que corresponde al nombre del producto o servicio.
Haz clic en la lupa o escribe @ en la línea de concepto para seleccionar un producto o servicio que hayas registrado anteriormente. Estos quedarán identificados con el icono de una caja en el caso de productos, y con uno de tres capas, en el caso de servicios para diferenciarlos de los conceptos añadidos a mano.
- Descripción
Una breve explicación acerca del concepto de tu albarán para especificar los detalles del producto o servicio.
Si seleccionas un producto o servicio ya registrado, se rellenará de forma automática
- Cantidad
El número de unidades del producto o servicio. Se utilizará para el cálculo del total, es decir, unidades x precio + impuestos.
- Precio
El importe sin impuestos del producto o servicio.
Se rellenará automáticamente al seleccionar con la lupa un producto ya registrado
- Impuestos
Selecciona un impuesto de la base de datos. Por ejemplo, IVA 21%, Retención 19%, o Recargo de equivalencia 1,4%.
Aparecerán por defecto los impuestos ya configurados del contacto, producto y cuenta en este orden de prioridad.
- Peso
El peso del producto expresado en kilogramos.
- Total
Se calculará automáticamente al añadir el precio y las unidades. Si quieres modificarlo, se cambiará automáticamente el valor de la columna Precio.
Campos adicionales
- Mensaje visible
Añade un mensaje específico para este albarán. Aparecerá en el correspondiente PDF.
Recuerda que puedes utilizar las palabras dinámicas, más detalles aquí
- Añadir Campos Personalizados
Añade información adicional mediante una tabla, por ejemplo un número de pedido.
Desde Plantillas, puedes configurar que estos campos aparezcan por defecto
- Información de pago
Selecciona la forma de pago que hayas creado para que aparezca en el PDF del albarán.
Este campo es meramente informativo y no tiene ningún efecto en la contabilidad
- Categorización
- Selecciona una cuenta de venta para asignar tu albarán a un canal de venta y segmentar tus ventas por canales. Deberán ser siempre cuentas de grupos de ventas o ingresos (70, 75, 76 o 77)
- Añade una descripción interna
- Crea o busca un tag para clasificar tu albarán
Aprende aquí cómo crear un tag
- Una vez que hayas creado y asignado canales de venta y tags al albarán los podrás utilizar para analizar tus datos en Analítica > Informes
- Proyectos
Asigna un proyecto a tu albarán o un proyecto para cada ítem dentro del albarán.
Ahora tu albarán está configurado según los detalles que hayas especificado. Puedes también personalizarlo según tus necesidades del momento desde el botón Opciones, arriba a la derecha.
Opciones
- Haz clic en el botón Opciones y aparecerá un panel lateral
Desde Opciones, podrás elegir tus preferencias y también marcar distintas casillas que añadirán datos a tu albarán.
Preferencias
- Origen
Almacén de origen del producto.
- Numeración
La línea de numeración asignada al contacto o por defecto. Podrás también seleccionar una de las que hayas creado. - Descuento
Rellena la casilla con un número y se aplicará ese porcentaje de descuento al total del albarán. - Idioma
Selecciona el idioma en el que quieres que aparezcan los campos del albarán en formato PDF.
Recuerda que por defecto aparecerán en el idioma de la cuenta de empresa. Aprende aquí cómo cambiar el idioma por defecto
- Moneda
Selecciona la moneda en la que aparecerá el importe del albarán.
Recuerda que por defecto el importe aparecerá la moneda de la cuenta de empresa. Aprende aquí cómo cambiar la moneda por defecto. Si solo quieres cambiar la moneda de este albarán, lo podrás hacer directamente en este campo.
- Modo Documento
En función de la opción que elijas, aparecerán más o menos campos en las líneas del albarán. - Ítems: es la opción por defecto y activa la columna Cantidad
- Tiempo: activa las columnas Horas y Precio/Hora
- Total: solo aparecerá la columna Precio y no se verán las columnas de Cantidad, Horas y Precio/Hora
- Sin impuestos: hace desaparecer el importe de los impuestos desglosados
- Diseño
Selecciona uno de los modelos de plantilla PDF que hayas creado.
Aprende aquí cómo crear tus plantillas de documentos en Holded
- Tarifa
Selecciona una tarifa o deja asignado el precio principal.
Aprende aquí cómo crear tarifas para tus productos. Ten en cuenta que este campo es visible solo si hay tarifas creadas. Activa la Gema de Inventario Pro desde la Holded Store para usar las tarifas.
Casillas a marcar
- Cuenta por ítem
Asigna una cuenta de venta por línea del albarán.
- Tags por ítem
Asigna tags a cada línea del albarán.
- Descripción detallada
Añade un campo de texto extendido antes de las líneas del albarán.
- Albarán valorado
Marca esta casilla para que en el documento aparezca el valor monetario de los productos que contiene el albarán.
- Mostrar peso
Marca esta casilla para incluir el peso de los productos en tu albarán.
- Descuento por producto
Añade un campo de descuento para cada línea del albarán.
- Mostrar descuento
Esta opción está activada por defecto y en el caso de desactivarla no aparecerá el desglose de los impuestos en el apartado de resumen final del albarán.
- Campos factura-e
Haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato XML para subirlo a la web del organismo pertinente.
Una vez rellenados todos los campos, puedes elegir entre Previsualizar, Guardar como borrador, o simplemente Guardar.