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Crear un albarán de venta o compra
Crear un albarán de venta o compra

Crea albaranes y certifica la entrega o recepción de tus envíos

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Escrito por Héctor Emperador
Actualizado hace más de una semana

Para crear un albarán en Holded, sigue estos pasos:

  1. Ve a Inventario > Albaranes, en la barra de navegación.

  2. Selecciona la pestaña Albaranes de venta o Albaranes de compra.

  3. Haz clic en el botón Nuevo albarán, en la esquina superior derecha.

  4. En el apartado "Archivo" (solo en albaranes de compra), selecciona o arrastra un documento para subirlo al sistema.

  5. Ingresa la información básica del albarán, incluyendo destino/contacto, número de documento, fecha y vencimiento.

  6. Completa los campos de las líneas de albarán (concepto, descripción, cantidad, precio, impuestos, peso y total).


    ☝🏼 Puedes agrupar conceptos que engloben varias líneas en el campo "Concepto".

  7. Rellena, por último, los campos adicionales y, si lo deseas, configura las opciones.

  8. Arriba a la derecha, haz clic en el botón "Vista previa" para visualizar el PDF del albarán; en "Guardar como borrador", para seguirlo editando en otro momento; y en "Guardar" para registrarlo en tu listado de albaranes.

💎 Recuerda que únicamente puedes utilizar los pedidos y albaranes activando la gema de pago Inventario en la Holded Store.


También puedes crear un albarán mediante el botón "+" de la barra de navegación. Solo necesitas activar la opción de "albarán" en el apartado Personalizar.


Campos a rellenar en el albarán

Campos básicos

  • Destino (albaranes de venta): selecciona el nombre del cliente al que quieres enviar la mercancía, o el nombre de uno de tus almacenes (añade un nuevo contacto escribiendo su nombre y haciendo clic en "Añadir").

  • Contacto (albaranes de compra): selecciona el nombre del proveedor del que recibes la mercancía.

  • Número de documento: se asignará un número de documento de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado en Preferencias de facturación, aunque siempre puedes editarlo.

  • Fecha: se rellenará por defecto con la fecha del día (ya que es cuando se emite el albarán) aunque siempre puedes editarla.

  • Vencimiento: puedes seleccionar un día de vencimiento del calendario o marcar la opción de 7, 14, 30, un número de días determinado.

Campos de las líneas del albarán

  • Concepto: incluye artículos que hayas introducido anteriormente en Holded, escribiendo su nombre o buscándolos por medio del símbolo @. Haz clic en la lupa para una búsqueda detallada, con filtros por tipo de producto o servicio. Puedes también crear nuevos artículos, escribiendo su nombre y pulsando el símbolo "+":


    Además, puedes agrupar artículos para englobar varias líneas bajo un mismo concepto o "Título".

  • Descripción: añade una breve explicación para especificar los detalles del producto o servicio. Si has seleccionado un producto o servicio ya registrado, se rellenará de forma automática.

  • Cantidad: el número de unidades del producto o servicio. Se utilizará para el cálculo del total, es decir, unidades x precio + impuestos.

  • Precio: el importe sin impuestos del producto o servicio. Se rellenará automáticamente al seleccionar con la lupa un producto ya registrado.

  • Impuestos: selecciona un impuesto de la base de datos. Por ejemplo, IVA 21%, Retención 19%, o Recargo de equivalencia 1,4%. Aparecerán por defecto los impuestos ya configurados del contacto, producto y cuenta, en este orden de prioridad.

  • Peso (en albaranes de venta): el peso del producto expresado en kilogramos.

  • Total: se calculará automáticamente al añadir el precio y las unidades. Si lo modificas, se cambiará automáticamente el valor de la columna Precio.

Campos adicionales

  • Añadir línea: haz clic en "Añadir línea" para incluir líneas de concepto adicionales a tu pedido; o bien pulsa la flecha desplegable junto a Añadir línea, para Añadir Título (agrupar conceptos) o Escanear productos (aprende a hacerlo aquí).

  • + Añadir descuento: haz clic aquí si deseas añadir un descuento a tu pedido. Puedes añadir descuentos unitarios a cada uno de los productos marcando la casilla "Descuento por producto"; o bien, aplicar un descuento global a todo el pedido marcando la casilla "Descuento global".

  • Campos personalizados: marca esta casilla para añadir información adicional mediante una tabla; por ejemplo, un número de pedido. Desde plantillas, puedes configurar que estos campos aparezcan por defecto.

  • Añadir texto en el documento (en albaranes de venta): marca esta casilla para añadir un mensaje específico para este pedido. Aparecerá en el PDF del pedido, después de la información básica y antes de los campos de las líneas de pedido. Puedes utilizar las palabras dinámicas, más detalles aquí.

  • Añadir mensaje al final: marca esta casilla si deseas añadir un mensaje determinado al final del pedido. Aparecerá en la parte final del PDF, tras los campos de las líneas de pedido.

  • Método de pago (en albaranes de venta): selecciona la forma de pago que hayas creado para que aparezca en el PDF del albarán. Este campo es meramente informativo y no tiene ningún efecto en la contabilidad.

  • Categorización

    • Cuenta contable: asigna tu albarán a una cuenta de venta o una cuenta de gasto para segmentar tus ventas por canales. Deberán ser siempre cuentas de grupos de compras o gastos (60, 65, 66 o 67), en el caso de los pedidos de compra; y cuentas de grupos de ventas o ingresos (70, 75, 76 o 77), en el caso de los pedidos de venta.

    • Etiquetas: crea o busca un tag para clasificar tu albarán.

    • Nota interna: añade una descripción interna.


      Una vez que hayas creado y asignado canales de venta y tags al pedido los podrás utilizar para analizar tus datos en Analítica > Informes.

  • +Asignar a proyecto: asigna un proyecto a tu albarán o un proyecto para cada ítem dentro del mismo haciendo clic en este desplegable.

 


Opciones

Una vez que tu albarán esté configurado, puedes personalizarlo según tus necesidades. Elige tus preferencias y marca las casillas deseadas desde el botón "Opciones", arriba a la derecha:

  • Origen (albarán de venta): almacén de origen del albarán.

  • Almacén (albarán de compra): almacén de destino del albarán.

  • Numeración (albarán de venta): la línea de numeración asignada al contacto o por defecto.

  • Idioma (albarán de venta): elige el idioma en que quieres que aparezcan los campos del albarán en formato PDF (por defecto, el idioma de la cuenta de la empresa).

  • Moneda: selecciona la moneda en la que aparecerá el importe del albarán (por defecto, la moneda de la cuenta de empresa.

  • Plantilla email: selecciona la plantilla de email para el envío del albarán.

  • Tarifa: selecciona una tarifa o deja asignado el precio principal.

  • Albarán valorado (albarán de venta): marca esta casilla para que en el documento aparezca el valor monetario de los productos que contiene el albarán.

  • Mostrar peso (albarán de venta): marca esta casilla para incluir el peso de los productos en tu albarán.

  • Campos factura-e: haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato XML para subirlo a la web del organismo pertinente.

  • Plantilla de diseño (albarán de venta): selecciona uno de los modelos de plantilla PDF que hayas creado.

Una vez rellenados todos los campos, puedes elegir entre "Previsualizar", "Guardar como borrador", o simplemente "Guardar".


Agrupar conceptos en un albarán ("Título")

Esta funcionalidad te permite englobar varias líneas del albarán bajo un mismo Título o descripción.

  1. Crea un nuevo pedido o albarán, e ingresa la información básica.

  2. Ve al desplegable, junto al botón "Añadir línea", y haz clic en "Añadir Título" (o también puedes teclear *t* directamente en el campo 'Concepto'), debajo de las líneas de artículos.

  3. Introduce un nombre o descripción para tu grupo.

  4. Añade nuevos productos mediante el botón "Añadir línea", o "Escanear productos", en el desplegable (Puedes borrar conceptos o productos pulsando el icono de papelera, en el extremo derecho de cada línea).

  5. Completa el resto de campos y haz clic en "Guardar" para registrar el albarán.

Puedes también agrupar conceptos al modificar un albarán desde el listado, haciendo clic en el botón de tres puntos ( ⋮ ) > Editar.

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