Emails enviados: Una vez enviadas las proformas aparecerá un sobre a la derecha de cada línea del listado. El sobre gris informa que el email ha sido enviado mientras que el sobre azul corresponde a enviado y leído por tu cliente.

Desde el apartado de proformas podrás consultar el listado de proformas que hayas creado o importado anteriormente.

1) Personaliza tu listado de proformas

Holded te permite personalizar la vista de tu listado de proformas para que aparezcan sólo los campos que sean de tu interés.

Los campos que aparecerán serán los siguientes. Para conocer cómo rellenarlos correctamente consulta el el artículo "Crea una proforma":

• Fecha: Corresponde a la fecha de emisión de la proforma
• Num: Número de documento de la proforma
• Cliente: Nombre del contacto registrado en Holded
• Descripción: Aparece el concepto de la primera línea de la proforma
• Tags: Son etiquetas para poder filtrar documentos fácilmente
• Canal: Corresponde al canal de venta, que sirve para segmentar las ventas.
• F.Pago: Forma de pago, se añade de forma informativa en la proforma.
• Subtotal: Se trata de la base imponible (cantidad x precio sin impuestos)
• IVA: Importe total de los impuestos de la proforma
• Retención:Importe total de las retenciones de la proforma
• Empleados: Campo no disponible en el listado de proforma
• Rec. de eq: Recargo de equivalencia
• Total: Importe total de la proforma, impuestos incluidos
• Facturado: Importe total facturado
• Facturado: Estado de la Proforma (Pendiente o Facturado).

Una vez hayas activado los campos, cada vez que un usuario de la cuenta acceda al listado de proformas aparecerán por defecto los campos activados.

Nota: Los campos en rojo no aparecerán en el listado. Para activarlos haz clic sobre ellos y se marcarán en negro.

2) Filtra tus documentos

Guardar Segmento: en la opción de "Añadir Filtros" añade varios filtros y haz clic en Guardar Segmento para que aparezca por defecto el filtro personalizado en el desplegable de Segmentos.

Con estas 4 herramientas podrás filtrar en el listado de proformas para poder encontrar rápidamente tus proformas o exportar el listado que necesites.

• Buscar: Escribe un número de proforma, importe o palabra que aparezca en el listado
• Calendario: Selecciona el rango de fechas de emisión de la proforma. Aparecerán las opciones rápidas de Año actual, Año anterior, Mes actual, Mes anterior, Trimestres o la opción de Personalizado para que puedas elegir las fechas exactas.
• Segmentos: Filtra rápidamente por estado de la proforma Facturado, No facturados, Facturado parcialmente, Borrador. 
• Añadir Filtro: Haz clic en seleccionar filtro para que aparezcan las siguientes opciones
• Estado:Facturado,Pendiente, Cancelado
• Facturado: Si, No
• Email: Email con la proforma puede estar No enviado, Enviado, Leído
• Canal de Venta: Filtra por canales de venta
• Subtotal: Igual a, mayor a, menor a y escribe el importe que desees
• Numeración de documentos: Elige entre las diferentes tipos de numeración creados.
• Forma de pago: Selecciona entre las diferentes Formas de pago creadas

Una vez hayas utilizado la opción de Añadir filtro y quieras volver al listado completo haz clic en el botón Rojo "Reset".

Estado proforma: Pendiente (Importe Total 0% cobrado), Facturado (Importe Total 100% cobrado)

3) Edita tus proformas

Duplicar proforma: Ahorra tiempo duplicando proformas! Si haces clic en el desplegable de la derecha de cada línea de la proforma te aparecerá la opción de duplicar. Se generará una nueva proforma con la misma información pero un número de proforma nuevo.

Estás viendo el listado de proformas y quieres hacer cambios? Para ello haz clic en Editar.

• Enviar: Se abrirá una nueva pestaña para poderlas "Enviar por correo electrónico"
• Descargar: Se descargará el PDF de la proforma en tu ordenador en el apartado de "Descargas"
• Editar: Se abrirá la proforma con los campos a editar directamente
• Duplicar:  Se creará una nueva proforma en modo edición con la misma información pero con un número de proforma diferente.
• Eliminar: Se eliminará la proforma y no aparecerá en el listado

4) Exporta tus proformas

Truco: Filtra por Segmento Pendiente + Parcialmente y exporta tus proformas pendientes para llevar un seguimiento.

• Importar: Descarga la plantilla para importar el listado de proformas
• Excel: Descarga el listado en excel manteniendo los filtros y fechas seleccionados
• PDF: Descarga el listado en PDF manteniendo los filtros y fechas seleccionados

5) Realiza acciones en masa

Desde el listado de proformas podrás descargar el PDF, enviar, convertir y eliminar en masa las proformas. De esta forma evitarás tener que hacer el proceso una por una.

• Canal de Venta: Te permitirá cambiar el canal de venta de varias proformas a la vez. Puede ser útil en caso que quieras realizar una mejor segmentación o hacer cambios debido a que has añadido nuevos canales de venta.
• Estado: Se marcarán todas las proformas seleccionadas como facturadas o no facturadas
• *Descargar PDF: Se descargarán todos los PDF de las proformas seleccionadas
• Enviar:  Se enviarán las proformas en masa al email que tenga asignado cada contacto.
• Eliminar: Se eliminaran la proforma y no aparecerán en el listado

*Descarga los PDF en masa: En el caso de "Descargar PDF" el máximo permitido será de 50 proformas y se generará un fichero en formato .ZIP para que se descargue rápidamente en tu ordenador.

Ahora que ya sabes hasta el último detalle de cómo funciona el listado de proformas, te enseñamos a rellenar una proforma!