En Holded podrás crear tantos formatos de Plantillas PDF cómo necesites para luego asignarlas a cada tipo de documento. De esta forma no deberás utilizar siempre el mismo formato para cada documento.

1) Escoge el modelo de plantilla

Te recomendamos que para elegir la plantilla hagas pruebas con varios modelos para ver cómo aparece el PDF al crear la factura o documento.

• Nombre & Descripción: Pon un nombre y descripción a tu plantilla, te servirá para poder localizarla cuando quieras cambiar la plantilla al crear un documento
• Plantilla: Haz clic en la imagen y se abrirá una "biblioteca" con todos los modelos disponibles. Desplázate hacia abajo para encontrar el que más te gusta y haz clic en la lupa para pre visualizar el formato de la plantilla. Selecciona una de las 40 disponibles.

En función de la Plantilla que elijas verás que al crear una factura hay campos que no aparecerán en el PDF debido al diseño de la Plantilla. Por ejemplo el teléfono del cliente en la plantilla (Classy).

También, en caso que quieras añadir una imagen secundaria, deberás fijarte que la Plantilla lo permite. Un ejemplo que sí lo permitiría seria la Plantilla modelo (Kellen).

Plantilla especial para Ticket TPV: En caso que necesites emitir tickets de venta y quieras utilizar un formato reducido echa un vistazo a la plantilla con el nombre POS-T1. Haz la prueba de crear un ticket con esta plantilla y verás que aparece en formato "ticket" para que puedas imprimirlo en formato reducido.

2) Añade el logo a la plantilla

Es el momento de añadir el logo de tu empresa para que aparezca en los documentos PDF de Holded.En función del tipo de plantilla aparecerá en una parte del documento u otra.

• Logo de la Plantilla: Haz clic en el recuadro y sube el logo desde tu ordenador.El tamaño del logo recomendado es de máximo 500px de ancho o alto. Formatos aceptados: png y jpg.
• Imagen de la Plantilla: En caso que quieras añadir una segunda imagen de fondo a la plantilla puedes hacerlo. Esta imagen sólo aparecerá en las plantillas con la imagen secundaria disponible.Por ejemplo, el tipo (Kellen) o (Clean2)
• Tamaño logo: Puedes seleccionar si quieres que aparezca cómo grande, mediano o pequeño

También, en caso que quieras añadir una imagen secundaria, deberás fijarte que la Plantilla lo permite. Un ejemplo que sí lo permitiría seria la Plantilla modelo (Kellen).

Logo Máximo 500px: El tamaño del logo recomendado es de máximo 500px de ancho o alto. Formatos aceptados: png y jpg.

Guardar: Recuerda hacer clic en el botón "Guardar" para no perder la configuración que estás creando en la plantilla.

3) Personaliza la tipografía y colores

Personaliza el diseño de la plantilla que tienes seleccionada. Pon tus colores corporativos, cambia el formato del documento o agrega marcas de agua a cada tipo de documento.

• Tipografía: Escoge entre las tipografías disponibles (Arial, Impact [...])
• Documento: Elige el formato en el que imprimes las facturas (Vertical, Horizontal) en tamaño DIN4.
• Color:Será el color principal de la plantilla. Se utiliza para la fuente y otros elementos.
• Color Secundario: Será el color que se utilice para los fondos. Varia en función de cada plantilla.
• Marcas de agua: En caso que selecciones la opción "Quiero poner marcas de agua" se abrirá un desplegable en el cual podrás escribir la palabra que aparezca en cada tipo de documento. Verás que esa palabra aparece en Diagonal encima de la información de la factura. Es ideal para poner mensajes cómo "PAGADO" o "ENVIADO".

Marcas de agua: Las marcas de agua se suelen utilizar en el equipo de facturación para identificar claramente aquellas facturas que están pagadas. Ya que al imprimir en el PDF aparece claramente un texto de PAGADO en Diagonal dentro de la factura.

4) Añade un pie de página

Dependiendo del diseño que hayas seleccionado, aparecerá en diferentes tamaños o ubicaciones dentro de la plantilla.

• No quiero poner un pie de página: El pie de página aparecerá en blanco o con una imagen en el caso que la plantilla tenga una imagen secundaria.
• Quiero poner un pie de página: Podrás escribir el mensaje que quieres que aparezca al final de los PDF de las facturas o documentos. Ten en cuenta que tendrás otro apartado en la Plantilla para añadir la información del Registro Mercantil y la Forma de Pago.

Qué puedo añadir en el pie de página? Puedes añadir por ejemplo información relativa a la Protección de Datos. (De conformidad con la Ley[...]).

5) Añade un campo extra

Serán campos que aparecerán en el creador de documentos y también en el pdf de tus documentos. Aparecerán debajo de las líneas de la factura y constaran de un nombre y un recuadro a su izquierda para que puedas rellenar con la información.

• Campo: Escribe el nombre del campo que aparecerá en el PDF del documento. Cuando lo crees, dentro del editor de la factura te aparecerá el nombre y un recuadro para que puedas rellenarlo. Por ejemplo, si creas el campo "Proyecto" especificar al cliente que esa factura pertenece a un Proyecto determinado.
• Listado: Podrás añadir tantos campos como necesites y ordenarlos para que aparezcan en formato listado.

Qué puedo añadir en los campos extra? Puedes añadir por ejemplo campos que no aparezcan en la descripción de tus productos o en la factura. Por ejemplo, el Proyecto, el almacén desde el que se envía o la persona responsable.

6) Agrega los términos y condiciones

Agrega la información del Registro Mercantil para que aparezca en tus documentos. Aparecerán debajo de las líneas de la factura, de Términos y condiciones y encima del pie de página.

• No quiero poner Términos y condiciones: Debajo de las líneas de factura no aparecerá el apartado de Términos y condiciones.
• Quiero poner Términos y condiciones:Podrás "pegar" tus términos y condiciones para que aparezcan en el PDF de la factura  debajo del listado de productos. En el caso que sea un texto muy extenso podrás marcar la opción de  "Mostrar en página completa".

Qué son los términos y condiciones? Los Términos y condiciones es un acuerdo en el que comprador y vendedor aceptan unas "reglas" que regirán la prestación del servicio o venta del producto. Por ejemplo, la política de devoluciones.

7) Cumplimenta la información del registro mercantil

Agrega la información de los términos y condiciones para que aparezca en tus documentos. Aparecerán debajo de las líneas de la factura y encima del Registro Mercantil & pie de página.

• No quiero poner la información del Registro Mercantil: No aparecerá la información del Registro Mercantil encima del pie de página.
• Quiero poner la información del Registro Mercantil:Podrás escribir la información del Registro Mercantil y aparecerá justo encima del pie de página.

Qué es la información del Registro Mercantil? Son los datos de registro de tu empresa en España. En qué Registro Mercantil se encuentra y con qué número. Ejemplo: MATOS RESIDENCIAL, S.L. CIF: B638353 Registro Mercantil de Madrid, Tomo 3643 - Folio 200 - Hoja B287634.

8) Selecciona los datos de tu empresa que aparecerán en el documento

Selecciona la información de tu empresa que quieras que aparezca en el PDF de la plantilla al crear los documentos.Ten en cuenta que en función del tipo de plantilla hay campos que no aparecerán.

• Nombre de la compañia
• Núm. identificación fiscal
• Dirección
• País
• Email
• Teléfono
• Fecha de Vencimiento: si lo desmarcas no aparecerá la fecha de vencimiento de las facturas o documentos en el PDF.

Cómo edito esta información? Podrás modificar estos datos dentro del apartado de Configuración> Cuenta.

9) Selecciona los datos del contacto que aparecerán en el documento

Selecciona la información del contacto que quieras que aparezca en el PDF de la plantilla al crear los documentos.Ten en cuenta que en función del tipo de plantilla hay campos que no aparecerán.

• Nombre
• Nombre comercial
• Núm identificación fiscal
• Dirección
• País
• Email

Cómo edito esta información? Podrás modificar estos datos dentro del apartado de Contactos> Editar contacto.

10) Configura las opciones avanzadas de datos a mostrar

Selecciona la información específica que quieras que aparezca en el PDF de la plantilla al crear los documentos.

• Mostrar descripción en conceptos: En caso que no lo actives sólo aparecerá el "nombre" del producto y no la descripción.
• Mostrar SKU/Lote: Si lo activas, aparecerá en el PDF de las facturas de venta el campo SKU, en caso que sea un producto con lotes aparecerá en la descripción del concepto el número de lote. Si tienes un producto con variantes aparecerán los campos de las variantes escogidos. En el caso de una factura de compra aparecerá el código de fabricación.
• Mostrar tipo de unidad: Si lo activas, en el editor de la factura podrás elegir entre diferentes tipos de unidades para que aparezcan en el PDF de las facturas. Por ejemplo (kg, cajas, botellas, minutos[...].
• Desglosar impuestos: Si lo activas, al final del PDF de la factura aparecerá desglosado el total por tipo de impuesto.
• Mostrar foto del producto: Si lo activas, aparecerá la foto del producto en el PDF. Primero deberás añadido dentro de la ficha del producto.

Qué es el SKU? El SKU es el código identificador del producto. Te permite diferenciar tus productos y es básico para tener una óptima gestión del stock.

11) Selecciona los elementos de la tabla

Selecciona las columnas que quieres que aparezcan en las plantillas PDF y personaliza el título de cada una de ellas.

• Concepto: Aparecerá la columna con el nombre y descripción del producto.
• Precio: Se mostrará el precio por unidad sin IVA
• Unidades: Se mostrará el número de unidades del producto.
• Descuento: Aparecerá una columna con el descuento para cada línea del producto
• Subtotal: Habrá una columna con el precio total sin IVA (unidades x precio)
• Impuestos: Se activará la columna mostrando el Tipo de impuesto en %
• Total: Será la columna del Precio Total, incluido IVA (unidades x precio con IVA)

Editar el texto de las columnas: En el caso que quieras que aparezca un título diferente a los anteriores deberás hacer clic en esta opción y escribir el nombre que quieras que aparezca. Recuerda que si cambias el idioma de un documento estos títulos modificados no se cambiarán. Para solucionarlo deberás crear una nueva plantilla para documentos en otros idiomas y añadir otra vez los títulos en el idioma correspondiente.

12) Personaliza los nombres de los documentos

Personaliza el nombre de los documentos. Este se cambiará en el PDF de la factura.

• Facturas
• Tickets de venta
• Proformas
• Presupuestos
• Pedidos de venta
• Rectificativas
• Pedidos
• Albaranes

Editar el nombre: Haz clic en el "checkbox" de cada tipo de documento para que se abra un recuadro para que puedas modificar el nombre. Verás que al cambiarlo y crear un nuevo documento aparecerá con ese nombre. Por ejemplo si cambias "Tickets de venta" a "Recibos" en el PDF del ticket de venta aparecerá "Recibo 2828".

Qué sucede con las facturas de compra? Recuerda que estas plantillas se utilizan para todos los documentos de venta y para los pedidos de compra. Los PDF de las facturas de compra no es posible generarlas desde Holded ya que es el proveedor el que debe que enviar dicho PDF para luego relacionarlo con las compras que contabilicemos en Holded.

Ahora ya sabes cómo personalizar tu plantilla de factura u otros documentos (Albaranes, pedidos, presupuestos), solo tendrás que asignar esta plantilla al tipo de documento que quieras. Puedes crear tantas plantillas cómo necesites y luego asignarlas a cada tipo de documento desde Configuración>Documentos.  Ya puedes crear tu primera factura siguiendo este Academy Primeros Pasos > Crea tu primera factura de Venta.