Cómo acceder:
- Accede al apartado de "Contabilidad" de la barra superior
- Accede a la sección de "Activos"
¿Qué es un activo?
Un activo por norma general es aquella adquisición que cuya naturaleza generalmente es un bien, tangible o intangible, asociado a un compra, y que en la mayoría de los casos será susceptible de amortización, generando por tanto con su contabilización la activación del mismo, no imputando el gasto proveniente de la compra sino el gasto asociado a depreciación que el mismo sufre a razón de unos coeficientes, establecidos reglamentariamente.
Así debemos tener en cuenta que este tipo de activos los representaremos a nivel de balance de situación, y llegado el momento del cierre, ya sea el mismo mensual, trimestral o anual, imputaremos la parte proporcional al periodo respecto de su amortización.
Al crear un activo si informamos que la contrapartida es una cuenta del grupo 2 es decir, de activos, nos incorporará dicho bien en la sección de activos, generándonos en consecuencia una tabla en la que podemos observar diversos aspectos informativos sobre los mismos, estos aspectos son los siguientes:
- Fecha de compra del activo
- Cuenta en la que se ha incluido el activo
- Nombre de la cuenta
- Nombre o descripción del activo
- Documento que origina la inclusión del bien
- Precio de compra
- Valor amortizado hasta la fecha
- Valor actual del bien, una vez deducida la amortización acumulada
- Estado del activo, podemos encontrarlo en estado en curso o amortizado
Amortizando tu activo
Introducida en el sistema la factura de compra o creando el activo sin factura que originará la contabilización del bien como un activo, este será incluido en el apartado de activos, y clicando en el mismo podremos entrar en su ficha, pero ¿Qué información nos proporciona la ficha de activo?
Dentro de la ficha de cada uno de los activos nos encontramos con 4 grandes bloques, los cuales a continuación te detallamos.
- Descripción del activo: En este bloque encontramos los aspectos más relevantes que nos permiten la identificación del activo, en este sentido encontramos; la cuenta, la fecha de compra, la cantidad de unidades de activo, la posibilidad de incluir una imagen del mismo, y un botón para acceder a la factura que ha generado el activo.
- Widgets de valoración: Con un vistazo a este apartado podemos ver el valor del activo cuando se compró el importe amortizado hasta la fecha (Amortización acumulada) y el valor actual del bien (valor de adquisición - Amortización acumulada).
- Detalles de la amortización: En este apartado encontramos un resumen de algunos aspectos relevantes a efectos de amortización como puede ser el concepto de tablas escogido para realizar la amortización, el periodo de amortización, el coeficiente aplicado (% de amortización) y el numero de años de acuerdo con las tablas oficiales, a continuación podemos observar las cuentas seleccionadas a efectos de amortización acumulada y gasto de amortización.
- Tabla de amortización: La tabla de amortización la genera Holded de manera automática, con la selección de los valores que conforman la amortización, en este sentido en la tabla nos aparecen los elementos; periodo, coeficiente, cantidad, acumulado, pendiente, y el marcador del asiento, que nos informa si ha sido generado.
Amortización mensual y anual. Generación de asientos contables
En el apartado de activos está incluida la opción de realizar la amortización tanto mensual como anual, en este caso, Holded tendrá en cuenta dicho dato a la hora de generar la tabla de amortización y el correspondiente asiento.
En este caso el sistema actúa a modo de prorrata y realiza la distribución del gasto anual a modo mensual, del mismo modo se realiza un cálculo respecto del día de compra para que la amortización solo se tenga en cuenta en el periodo de fecha en que ha estado en nuestra empresa
Si tenemos seleccionado el periodo anual, el asiento de amortización se generará a fecha de 31 de diciembre del año en curso, por el contrario si seleccionamos amortización mensual, se contabilizará el último día de cada uno de los meses
Recuerda que con nuestros posts ofrecemos un ejemplos genéricos de algunas de las situaciones más cotidianas que transcienden y deben contabilizarse, en todo caso si tu casuística implica o requiere de un mayor conocimiento o especificidad a nivel contable o fiscal recuerda que deberás de acudir a tu gestor o asesor fiscal.
Cómo se amortiza un activo en Holded?
En Holded podrás amortizar fácilmente tus activos para que se contabilicen de forma automática sin la necesidad de añadir asientos manualmente.
Por ejemplo podrás amortizar tus equipos para procesos de información, Construcciones, Maquinaria, Mobiliario, Elementos de Transporte, Instalaciones o Propiedad Industrial, etc..
En Holded podrás dar de alta un activo creando la factura de compra en el año correspondiente.
1) Crea un activo
Cómo acceder:
- Accede al apartado de "Contabilidad" de la barra superior
- Accede a la sección de "Activos"
- Haz clic en el botón superior derecho azul "+"
- Selecciona la opción de "Crear activo" o "Factura de compra"
En Holded podrás dar de alta un activo creando la factura de compra en el año correspondiente. En el caso que no dispongas de la factura tendrás la opción de crearlo manualmente o importar varios activos.
1.1) Crea un activo sin factura de compra
- Accede a la sección de "Activos"
- Haz clic en el botón superior derecho azul "+"
- Selecciona la opción de "Crear activo"
- Rellena la información de los "Detalles de activo" y haz clic en "Crear"
En el caso que quieras registrar Activos adquiridos en años anteriores y no desees introducir la factura de compra en el año correspondiente deberás rellenar los siguientes campos para generar la ficha de Activo:
- Nombre: Detalla el nombre del activo.
- Contacto: Selecciona un contacto previamente creado.
- Fecha de inicio: Selecciona la fecha inicial de amortización en Holded. Puedes introducir la fecha actual y el valor pendiente de amortizar a día de hoy.
- Descripción: Especifica detalles acerca del activo.
- Pendiente de amortizar: Añade el importe unitario sin impuestos pendiente de amortizar en la fecha de que indiques.
- Unidades: Añade el número de unidades.
- Total: Este campo se rellenará automáticamente al incluir los datos anteriores de Precio y unidades.
- Cuenta: Selecciona el número de cuenta contable del grupo 2 (Activo No corriente). Por ejemplo, 20100000 Desarrollo, 21000000 Terrenos y Construcciones.
1.2) Crea un activo con factura de compra
- Accede a la sección de "Activos"
- Haz clic en el botón superior derecho azul "+"
- Selecciona la opción de "Factura de compra"
- Rellena la información de la factura y selecciona una cuenta contable del grupo 2 (Activo no corriente)
- Haz clic en "Guardar"
Al registrar una factura de compra sólo se generará la ficha de Activo si en el apartado inferior izquierdo "Categorización" seleccionas una cuenta contable del grupo 2 (Activo no corriente). Por ejemplo, la cuenta 21700000 (Equipos para procesos de información).
2) Genera las tablas de amortización
- Accede al apartado de "Contabilidad" de la barra superior
- Accede a la sección de "Activos"
- Accede a la ficha de un "Activo"
- Haz clic en el botón superior derecho azul "Amortizar", selecciona las opciones y haz clic en "Guardar"
Para poder amortizar el activo deberás configurar los principales campos para el cálculo de la amortización:
Por ejemplo, en este caso queremos contabilizar la compra de 100 ordenadores a amortizar de forma lineal al porcentaje del 20%.
- Concepto de tablas de amortización: Equipos electrónicos (20%)
- Período de amortización: Anual
- Coeficiente: 20%
- Años: 10
- Cuenta de Amortización Acumulada: (Grupo 28)
- Cuenta de Gasto de Amortización: (Grupo 68)
Verás cómo queda el cuadro de amortización, pudiendo ver la amortización del período, la acumulada y la pendiente. Recuerda que puedes generar tu amortización de forma anual o mensual.
3) Crea los asientos de amortización
- Accede al apartado de "Contabilidad" de la barra superior
- Accede a la sección de "Activos"
- Accede a la ficha de un "Activo"
- Marca el botón "asiento" de la cuota de amortización
Una vez generada la tabla de amortización del Activo podrás crear los asientos haciendo clic en el botón "Asiento" en el apartado derecho de la tabla. Una vez haya sido registrado el asiento el botón quedará marcado en verde.
Una vez hayas dado de alta tus activos y realizado la amortización aprende a darlos de baja.