Contabilidad automática: Cada factura que des de alta creará un asiento contable de forma automática. Crea tu primera factura en menos de 1 minuto.

¿Estás empezando a registrar facturas con Holded? A continuación te daremos toda la información necesaria para sacar el máximo partido al panel de creación.

1) Rellena los datos básicos

Crea contactos desde facturas: Cada vez que registres una factura puedes aprovechar para sumar un nuevo contacto. Debes escribir su nombre y hacer clic en "añadir".

• Número de documento: se asignará de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado. Puedes editarlo si lo necesitas.
• Número interno: activa la numeración interna de compras para tener un registro automático de tus documentos de compra. Si quieres saber más detalles de cómo hacerlo consulta el artículo de Facturación>Configuración en "Opciones de los Documentos y Líneas de Numeración".
• Contacto: selecciona un contacto que hayas creado o crea uno nuevo escribiendo su nombre y clicando en "añadir".
• Fecha: se rellenará de forma automática con la fecha del día, ya que es cuando se emite la factura. Holded te permitirá editarla si quieres contabilizar facturas pasadas.
• Vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento de la factura. Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 ó un número de días determinado.También podrás asignar múltiples fechas para que quede reflejado en el PDF de la factura y en el Cashflow.

Numeración interna de compras: actívala para poder tener un registro automático de tus documentos de compra.

¿Qué es el vencimiento?: La fecha de vencimiento es la fecha límite para que se emita el pago de una factura. Se suele poner una fecha fija (Ej. 11 marzo de 2021) o en número de días 30, 60, 90.

2) Completa los elementos de la tabla

Seleccionar ítem: haz clic en la lupa o escribe @ en la línea del concepto para seleccionar un producto registrado. Al añadirlos quedarán identificados con un icono de en forma de etiqueta para diferenciarlos de los conceptos añadidos a mano.

• Concepto: escribe el concepto o selecciona el ítem mediante la lupa o la tecla @.
• Descripción: añade la explicación acerca del concepto para especificar los detalles del producto o servicio. Si seleccionas un producto creado se rellenará de forma automática.
• Cantidad: especifica el número de unidades. Se utilizará para el cálculo del total, es decir, unidades x precio + impuestos.
• Precio: incluye el importe sin impuestos del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el artículo con la "lupa"
• Impuestos: selecciona un impuesto de la base de datos (por ejemplo; IVA 21%, retención 19%, importación o recargo de equivalencia). Aparecerán por defecto los impuestos del contacto, producto y cuenta en esta preferencia.
• Total: se calculará automáticamente al añadir el precio y las unidades. Puedes modificarlo cuando quieras. Al hacerlo, cambiará el precio automáticamente.
• Mensaje visible en compra: apartado para incluir un mensaje específico para una factura y que aparezca en el PDF.
• Añadir campo personalizado: añade información adicional mediante una tabla, por ejemplo un número de pedido. Se puede configurar para que aparezcan por defecto desde Configuración>Plantillas.

Agrupa conceptos en una factura: cuando quieras englobar varias líneas bajo un mismo concepto o añadir una descripción para los conceptos que se muestran debajo. Aprende cómo hacerlo en el artículo de Facturas de compras>Opciones y trucos para tus facturas de compra. 

Autocompletar: los campos de la factura se rellenaran de forma automática en el siguiente orden de prioridad:
1)Preferencias del contacto
2)Preferencias del producto
3)Preferencias de la empresa

Por ejemplo, al añadir un contacto a la factura se rellenará la fecha de vencimiento, línea de numeración, impuestos, cuenta de gasto*, descuento*, tags*, moneda* asignada a ese contacto de forma automática. 

*Campos todavía no mostrados en el artículo

3) Adjunta el PDF de la factura de compra

Guarda los PDF en Holded: podrás contabilizar la compra y adjuntar la factura en PDF para tenerla documentada.

4) Cumplimenta las opciones avanzadas

Cambio de moneda automático: al elegir una divisa diferente a la que está asignada en la cuenta de la empresa, se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo necesitas, puedes editar el cambio manualmente.

Al hacer clic en "Opciones" se abrirá un desplegable con las siguientes opciones:

• Numeración: aparecerá la línea de numeración por defecto o la asignada al contacto. Podrás seleccionar una de las que hayas creado.
• Descuento: rellena la casilla con el % que quieras descontar y se aplicará al total de la factura.
• Moneda: selecciona la moneda que aparecerá en la factura y en caso que quieras editar manualmente el cambio, solo tienes que seguir estos pasos: haz clic en "Guardar" > "Editar" > "Opciones" y podrás modificar manualmente el cambio.
• Modo Documento: esta función está deshabilitada para compras ya que no se genera un PDF al contabilizarlas.
• Descuento por producto: al activar esta opción se añadirá una nueva columna en la tabla donde podrás aplicar un descuento para cada línea de producto.
• Mostrar suplidos: esta opción te permitirá añadir suplidos a la factura. Descubre qué son al final de este artículo.
• Campos de factura: haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato .xml para subirlo a la web del Organismo pertinente.
• Factura: en caso de desactivar esta opción desaparecerán los campos de ‘Descuento’ y ‘Fecha de vencimiento’.
• Borrador: al activar esta opción en la parte inferior derecha, la compra se convertirá en un borrador y no generará asientos en la contabilidad.

*Revisa tu configuración: estos campos vienen predefinidos con lo que has puesto en Configuración>Preferencias. Si crees que la línea de numeración o la moneda de una factura no son correctas es posible que sea debido a que el contacto tiene una información diferente a la de la configuración de la cuenta. Haz clic en el contacto y en ‘Editar’ para comprobarlo.

 

5) Asigna una cuenta de gasto

Empieza a escribir para buscar o crear una nueva cuenta de gasto.

• Canal de gasto: selecciona una cuenta para asignar la factura y poder segmentar tus compras. Siempre deberán ser cuentas de grupos de compras o gastos (60, 65, 66 o 67).
• Cuenta por ítem: activa la casilla para poder asignar una cuenta de gasto por línea de factura.

Reporting por cuenta de gasto: una vez hayas creado varias cuentas de gasto y las hayas asignado a las facturas, dentro del apartado de ‘Reporting’ podrás analizar cúanto has gastado por cada cuenta.

6) Utiliza los tags o etiquetas

Holded te permite añadir etiquetas a tus facturas para poder exportar informes personalizados.

• Tags: Empieza a escribir para buscar o crear un nuevo Tag o etiqueta
• Tags por item: Activa la casilla para poder asignar una cuenta de gasto por línea de factura

Tags para la contabilidad analítica: Descubre todo el provecho que puedes sacar de los Tags o etiquetas en el siguiente artículo.

7) Añade suplidos a la factura

Una vez hayas activado esta opción podrás dirigirte al apartado de ‘Cuenta de gasto’ y verás cómo se activan las cuentas de suplidos del grupo 4: Acreedores y deudores y así poder gestionarlos.

• Cuenta de Gasto: Asigna cuentas del grupo 40 (Proveedores), 43(Clientes), 47(Hacienda Pública).

Cuenta por ítem: en caso que solo quieras añadir una línea de la factura a una cuenta contable de suplidos, activa la casilla para poder diferenciar las líneas con cuenta de gasto de las de suplidos..

¿Para qué se utilizan los suplidos? Son gastos que un profesional paga en nombre de su cliente. Es decir, es un pago que corresponde al cliente, pero del que se encarga el profesional para agilizar trámites. Por eso, no sería correcto asignarlos a cuenta de gasto y para ellos se asignan a cuentas de proveedores o clientes.

8) Previsualiza y guarda la factura

Antes de guardar el documento podrás pre-visualizarlo para asegurarte que tiene el formato que necesitas.

• Previsualizar: haz clic y aparecerá el PDF con el formato y la información de la factura.
• Guardar: recuerda guardar los cambios cada vez que edites una factura.

No olvides guardar: por ahora, en Holded no existe el guardado automático. Por eso, se recomienda ir guardando los cambios que realizas en la factura para evitar pérdidas de información en caso que tengas un corte de la señal de internet.

9) Guarda la compra como borrador

Una de nuestras últimas novedades es la mejora del funcionamiento de los borradores de compras.

Al guardar un documento, podrás seleccionar la opción de "Guardar como borrador" o "Aprobar".

Al guardar las compras como borrador:

• No quedarán registradas en tu contabilidad (Libro diario).
• No aparecerán en los informes (Libro de facturas recibidas, compras, pérdidas y ganancias).
• Sí que descontarán del stock de tus productos.

Al aprobar las compras:

• Quedarán registradas en tu contabilidad (Libro diario).
• Aparecerán en los informes (Libro facturas recibidas, compras, pérdidas y ganancias).
• Podrás editar y eliminar la compra aunque esté aprobada.