Contabilidad automática: Con Holded cada factura que des de alta creará un asiento contable de forma automática. Crea tu primera factura en menos de 1 minuto.

Empiezas a registrar facturas con Holded? Verás que el panel de creación de facturas te ofrece múltiples opciones y a continuación te explicamos en detalle cada una de ellas. Vamos a ello!

1) Rellena los datos básicos

Crea contactos desde facturas: Cada vez que registres una factura puedes añadir un nuevo contacto sin necesidad de ir al apartado de Contactos. Debes escribir el nombre del contacto y hacer clic en el botón "añadir".

• Num.Documento: Se asignará un número de documento de forma automática en función de las líneas de numeración que hayas creado. Puedes editar el número si lo necesitas.
• Num.interno: Activa la numeración interna de compras para poder tener un registro automático de tus documentos de compra.Para aprender a hacerlo consutla el apartado de Facturación>Configuración en el Academy "Opciones de los Documentos y Líneas de Numeración"
• Contacto: Selecciona un contacto que hayas creado o crea uno nuevo escribiendo el nombre y haciendo clic en "añadir".
• Fecha: Se rellenará de forma automática con la fecha de hoy, ya que es cuando se emite la factura. Holded permite editar esta fecha en caso que quieras contabilizar facturas pasadas.
• Vencimiento: Selecciona una fecha de vencimiento de la factura. Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 o un número de días determinado.También podrás asignar multiples fechas para que quede reflejado en el PDF de la factura y en el Cashflow.

Numeración interna compras: Activa la numeración interna de compras para poder tener un registro automático de tus documentos de compra.

Qué es el vencimiento?: La fecha de vencimiento no es más que la fecha límite para el cobro. Es decir, es la fecha máxima que indicamos para que se emita el pago. Se suele poner cómo una fecha fija (11 marzo de 2020) o en número de días 30,60,90.

2) Completa los elementos de la tabla

Seleccionar item: Haz clic en el botón "lupa" o escribe @ en la línea de concepto para seleccionar un producto que hayas registrado anteriormente en Holded. Al añadirlos quedarán identificados con un símbolo de "etiqueta" para diferenciarlos de los conceptos añadidos a mano.

• Concepto: Escribe el concepto o selecciona el item mediante la lupa o el botón @
• Descripción: Añade la explicación acerca del concepto añadido para especificar los detalles del producto o servicio. Si seleccionas un producto creado se rellenará de forma automática.
• Cantidad: Especifica el número de unidades. Se utilizará para el cálculo del Total (unidades x Precio + Impuestos)
• Precio: Especifica el importe sin impuestos del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar un producto con la "lupa"
• Impuestos: Selecciona un impuesto de la base de datos (por ejemplo; IVA 21%, Retención 19%, Importación o Recargo de equivalencia). Aparecerán por defecto los impuestos del contacto, producto y cuenta en esta preferencia.
• Total: Se calculará automáticamente al añadir el precio y unidades. Si quieres modificarlo puedes hacerlo y cambiara el el valor de la columna "precio" automáticamente.
• Mensaje visible en compra: Si quieres añadir un mensaje especifico para esta factura y que aparezca en el PDF de la factura puedes hacerlo en este apartado.
• Añadir Campo Personalizado: Añade información adicional mediante una tabla (p. ej: Número de pedido). Configura que aparezcan por defecto desde Configuración>Plantillas.

Agrupa conceptos en una factura: En ocasiones al crear una factura queremos englobar varias líneas bajo un mismo concepto o simplemente queremos añadir una descripción para los conceptos que se muestran debajo de éste. Aprende cómo hacerlo en el artículo del Academy>Facturas de compras>"Opciones y trucos para tus facturas de compra".

Autocompletar: Los campos de la factura se rellenarán de forma automática en el siguiente orden de prioridad:
1)Preferencias del contacto
2)Preferencias del producto
3)Preferencias de la empresa
Por ejemplo al añadir un contacto a la factura se rellenará la fecha de vencimiento, línea de numeración, impuestos, cuenta de gasto*, descuento*,tags*,moneda* asignada a ese contacto de forma automática. En caso de no haber especificado esta información dentro del contacto aparecerá lo informado en Producto y por último en Configuración>Preferencias

*Campos todavía no mostrados en el artículo

3) Adjunta el PDF de la factura de compra

Guarda los PDF en Holded: Con Holded podrás contabilizar al compra y adjuntar la factura de compra en PDF para comprobar que la compra ha existido y que está documentada.

4) Cumplimenta las opciones avanzadas

Cambio de moneda automático: Al elegir una divisa diferente a la de la asignada a la cuenta de la empresa se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo deseas puedes editar el cambio manualmente.

Al hacer clic en "Opciones" se abrirá un desplegable con las siguientes opciones:

• *Numeración: Aparecerá la línea de numeración asignada al contacto o por defecto. Podrás seleccionar una de las que hayas creado.
• *Descuento: Rellena la casilla con un número y se aplicará ese % de descuento al total de la factura.
• *Moneda: Selecciona la moneda en la que aparecerá la factura y en caso que quieras editar manualmente el cambio haz clic en "Guardar" la factura y vuelve a hacer clic en "Editar" y el botón "Opciones".Podrás entonces cambiar manualmente el cambio.
• *Modo Documento: Esta función está deshabilitada para compras ya que no se genera un PDF al contabilizar compras.
• Descuento por producto: Al activar la opción se añadirá una nueva columna en la tabla podrás aplicar un descuento para cada línea de producto.
• Mostrar suplidos: Activa esta opción para añadir suplidos a la factura. Descubre que son al final de este artículo.
• Campos de facturae: Haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato .xml para subirlo a la web del Organismo pertinente.
• Factura: En caso de desactivar esta opción desaparecerán los campos de Descuento y fecha de vencimiento
• Borrador: Al activar esta opción en la parte inferior derecha la compra se convertirá en un borrador y no generará asientos en la contabilidad.

*Revisa tu Configuración: Estos campos vienen predefinidos por lo informado en Configuración>Preferencias. Si por ejemplo crees que la línea de numeración o la moneda de una factura no son correctas es posible que sea debido a que el contacto tiene una información diferente a la de la configuración de la cuenta. Haz clic en el contacto y editar para comprobarlo.

5) Asigna una cuenta de gasto

Empieza a escribir para buscar o crear una nueva cuenta de gasto.

• Canal de Gasto: Selecciona una cuenta para asignar la factura a una cuenta de gasto y poder segmentar tus compras por cuenta. Deberán ser siempre cuentas de grupos de compras o gastos (60, 65, 66 o 67).
• Cuenta por item: Activa la casilla para poder asignar una cuenta de gasto por línea de factura.

Reporting por cuenta de gasto: Un vez hayas creado varias cuentas de gasto y los hayas asignado a las facturas podrás analizar dentro del apartado de Reporting cúanto has gastado por cada cuenta de gasto.

6) Utiliza los tags o etiquetas

Holded te permite añadir etiquetas a tus facturas para poder exportar "Reports" personalizados.

• Tags: Empieza a escribir para buscar o crear un nuevo Tag o etiqueta
• Tags por item: Activa la casilla para poder asignar una cuenta de gasto por línea de factura

Tags para la contabilidad analítica: Descubre todo el provecho que puedes sacar de los Tags o etiquetas en el siguiente artículo.

7) Añade suplidos a la factura

Una vez hayas activado esta opción podrás dirigirte al apartado de Cuenta de Gasto y verás cómo se activan las cuentas de suplidos del (grupo 4: Acreedores y deudores). Esto te permitirá gestionar tus suplidos.

• Cuenta de Gasto: Asigna cuentas del grupo 40 (Proveedores), 43(Clientes), 47(Hacienda Pública).

Cuenta por item: En caso que sólo quieras añadir una línea de la factura a una cuenta contable de suplidos activa la casilla para poder diferenciar las líneas con cuenta de gasto de las de suplidos.

Para que se utilizan los suplidos? Los suplidos son gastos que un profesional paga en nombre de su cliente. Es decir, es un gasto que corresponde al cliente, pero que paga el profesional por agilizar trámites. Por lo cual no seria correcto asignarlos a cuenta de gasto y para ellos se asignan a cuentas de Proveedores o Clientes.

8) Previsualiza y guarda la factura

Antes de guardar el documento podrás pre-visualizarlo para asegurarte que tiene el formato que necesitas.

• Previsualizar: Haz clic y aparecerá el PDF con el formato y información de la factura.
• Guardar: Acuérdate de guardar los cambios cada vez que edites una factura.

No olvides guardar: En Holded no existe por ahora el guardado automático por lo cual recomendamos ir guardando los cambios que realizas en la factura para evitar pérdidas de información en caso que tengas un corte de la señal de internet.

Ahora que ya sabes cómo crear una factura es hora de aprender a descargar y imprimir facturas!