Cada vez que registres una factura puedes aprovechar para añadir un nuevo contacto. Debes escribir su nombre y hacer clic en Añadir.

Completa los siguientes campos básicos:

1. Número de documento: se trata del número de documento proporcionado por el proveedor
2. Número interno: si has activado la numeración interna de compras, este número se rellenará automáticamente al crear el documento de gasto

   Consulta este artículo para conocer más detalles acerca de cómo activar la numeración interna.

   Necesitas activar la numeración interna de compras para poder tener un registro automático de tus documentos de compra.

3. Contacto: selecciona un contacto que hayas creado o crea uno nuevo escribiendo su nombre y clicando Añadir

   Al añadir un contacto a la factura se rellenarán automáticamente la fecha de vencimiento, línea de numeración, impuestos, cuenta de gastos, descuento, tags y moneda asignados a dicho contacto.

4. Fecha: se rellenará de manera automática con la fecha del día, ya que es cuando se emite la factura. Holded te permitirá editarla si quieres contabilizar facturas anteriores
5. Vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento de la factura. Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 o un número de días determinado. También podrás asignar múltiples fechas para que quede reflejado en el PDF de la factura y en el Cash flow

   La fecha de vencimiento es la fecha límite para que se emita el pago de una factura. Se suele poner una fecha fija (por ejemplo, el 11 marzo de 2021) o en número de días concreto (30, 60, 90).

Completa los siguientes campos en el área central y el bloque inferior izquierdo del panel de creación:

Los campos de la factura se rellenarán de forma automática en el siguiente orden de prioridad: Preferencias del contacto, preferencias del producto, y preferencias de la empresa.

1. Concepto: escribe el concepto o selecciona el ítem mediante la lupa o la tecla @

   Los ítems introducidos quedan identificados con el icono de una caja, en el caso de productos, y con uno de tres capas, en el caso de servicios.

   Agrupa conceptos en una factura cuando quieras englobar varias líneas bajo un mismo concepto, o añadir una descripción para los conceptos que se muestran. Aprende cómo agrupar conceptos aquí.

2. Descripción: añade la explicación acerca del concepto para especificar los detalles del producto o servicio. Si seleccionas un producto creado se rellenará de forma automática
3. Cantidad: especifica el número de unidades. Se utilizará para el cálculo del total, es decir, unidades x precio + impuestos
4. Precio: incluye el importe sin impuestos del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el artículo con la "lupa"
5. Impuestos: selecciona un impuesto de la base de datos (por ejemplo; IVA 21%, retención 19%, importación o recargo de equivalencia). Aparecerán por defecto los impuestos del contacto, producto y cuenta en esta preferencia
6. Total: se calculará automáticamente al añadir el precio y las unidades. Puedes modificarlo cuando quieras. Al hacerlo, cambiará el precio automáticamente
7. Mensaje visible en compra: apartado para incluir un mensaje específico para una factura.
8. Añadir campo personalizado: añade información adicional mediante una tabla, por ejemplo, un número de pedido. Se puede configurar para que aparezcan por defecto desde Configuración > Plantillas

Al contabilizar la compra en Holded, puedes adjuntar la factura en PDF para tenerla documentada.

1. Dirígete al bloque superior de información
2. Haz clic en el botón Selecciona o arrastra un documento

1. Dirígete al bloque superior de información
2. Haz clic en el botón Opciones
3. Completa las opciones detalladas a continuación

Estas son las opciones que deberás informar en el panel lateral:

1. Descuento: rellena la casilla con el % que quieras descontar y se aplicará al total de la factura
2. Moneda: selecciona la moneda que aparecerá en la factura desde el menú desplegable

   Al elegir una divisa diferente a la que está asignada en la cuenta de la empresa, se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo necesitas, puedes editar el cambio manualmente.

3. Modo Documento: esta función está deshabilitada para compras, ya que no se genera un PDF al contabilizarlas
4. Factura: en caso de desactivar esta opción desaparecerán los campos de Descuento y Fecha de vencimiento
5. Cuenta por ítem: activa la casilla para poder asignar una cuenta de gasto por línea de factura
6. Tags por ítem: activa la casilla para poder asignar un tag por línea de factura
7. Descuento por producto: al activar esta opción se añadirá una nueva columna en la tabla donde podrás aplicar un descuento para cada línea de producto
8. Mostrar suplidos: esta opción te permitirá añadir suplidos a la factura
9. Campos de factura-e: haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato .xml para subirlo a la web del organismo pertinente

Estos campos vienen predefinidos con lo que hayas introducido en Configuración > Preferencias. Si crees que la línea de numeración o la moneda de una factura no son correctas, es posible que sea debido a que el contacto tiene una información diferente a la de la configuración de la cuenta. Haz clic en el contacto y en Editar para comprobarlo.

1. Ve a la sección de Categorización
2. Usa el primer campo desplegable para buscar o crear una nueva cuenta de gasto
3. Selecciona una cuenta para asignarla a la factura y poder segmentar tus compras

   Siempre deberán ser cuentas de grupos de compras o gastos (60, 65, 66 o 67)

Recuerda que una vez hayas creado varias cuentas de gasto y las hayas asignado a tus facturas, podrás analizar cuánto has gastado por cada cuenta en el apartado de Informes.

Holded te permite añadir etiquetas o tags a tus facturas para poder exportar informes personalizados.

1. Dirígete al bloque inferior derecho de información
2. Haz clic encima del recuadro Tags
3. Escribe para buscar o crear un nuevo tag

Aprende aquí cómo crear tags o etiquetas para tus filtros y contabilidad analítica.

Los suplidos son gastos que un profesional paga en nombre de su cliente. Es decir, es un pago que corresponde al cliente, pero del que se encarga el profesional para agilizar trámites. Por eso, no sería correcto asignarlos a una cuenta de gasto, y se asignan a cuentas de proveedores o clientes.

1. Dirígete al bloque superior de información
2. Haz clic en el botón Opciones
3. Activa la casilla Mostrar suplidos

   Una vez hayas activado esta opción podrás dirigirte al apartado de Cuenta de gasto y verás cómo se activan las cuentas de suplidos del grupo 4: Acreedores y deudores, cosa que te permitirá gestionarlos.

4. Desde Categorización, asigna ahora cuentas del grupo 40 (Proveedores), 43 (Clientes), 47 (Hacienda Pública)

En caso de que solo quieras añadir una línea de la factura a una cuenta contable de suplidos, activa la casilla de Mostrar suplidos desde el botón Opciones para poder diferenciar las líneas con cuenta de gasto de las de suplidos.

Desde la sección de Proyectos puedes asignar proyectos a tu factura de compra para calcular la rentabilidad de los proyectos asociados.

Descubre más aquí sobre cómo comprobar la rentabilidad de tus proyectos y facturarlos.

Al guardar un documento, podrás seleccionar la opción de Guardar como borrador o Aprobar.