Aprende más aquí sobre qué es Gastos en Holded y todo lo que ofrece
Cómo llegar
- Ve a Gastos desde la barra de navegación
- Haz clic en Nueva compra
Crear una compra
Recuerda que cada factura que generes creará un asiento contable de forma automática en la plataforma. Además, al añadir a la factura contactos, productos y empresas que ya tienen ciertas preferencias establecidas, estas se informarán automáticamente en la factura en el siguiente orden de prioridad: preferencias del contacto > preferencias del producto > preferencias de la empresa.
1. Rellena los datos básicos
Completa los campos básicos:

Contacto |
Selecciona un contacto que hayas registrado o crea uno nuevo escribiendo su nombre y clicando Añadir. Al añadir un contacto a la factura se rellenarán automáticamente la fecha de vencimiento, línea de numeración, impuestos, cuenta de gastos, descuento, tags y moneda que se hayan asignado a dicho contacto. |
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Número de documento | Se trata del número de documento proporcionado por el proveedor. |
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Número interno |
Si has activado la numeración interna de compras, este número se rellenará automáticamente al generar el documento de gasto. Necesitas activar la numeración interna de compras para poder tener un registro automático de tus documentos de compra. |
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Fecha |
Se rellenará de manera automática con la fecha del día, ya que es cuando se emite la factura. Holded te permitirá editarla si quieres contabilizar facturas anteriores. Desde aquí también puedes especificar la Fecha de deducción*. |
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Usa este campo para indicar el periodo impositivo en el que quieres deducir la factura de compra o compra rectificativa. Será la fecha de referencia en el resumen de impuestos, los modelos de impuestos, los informes de gastos y compras, la lista de gastos, así como el correspondiente campo del SII (Deducir en periodo posterior). |
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Vencimiento |
Selecciona una fecha de vencimiento de la factura, es decir, fecha límite para que se emita el pago de una factura. Puedes seleccionar un día del calendario o marcar la opción de 30, 60 o un número de días determinado. También podrás asignar múltiples fechas para que quede reflejado en el PDF de la factura y en el cash flow. |
2. Completa los elementos de la tabla
- Completa los campos en el área central del panel de creación:
Concepto Escribe el concepto o búscalo mediante la tecla @. Si haces clic en la lupa, podrás acceder a una búsqueda detallada, con filtros por tipo de producto o servicio, y columnas que puedes mostrar u ocultar para facilitar tu búsqueda.
Los ítems introducidos quedan identificados con el icono de una caja, en el caso de productos, y con uno de tres capas, en el caso de servicios. Puedes agrupar conceptos en una factura cuando quieras englobar varias líneas bajo un mismo concepto, o añadir una descripción para los conceptos que se muestran. Aprende cómo aquí.
Descripción Añade la explicación acerca del concepto para especificar los detalles del producto o servicio. Si seleccionas un producto ya creado se rellenará de forma automática.
Cantidad Especifica el número de unidades. Se utilizará para el cálculo del total, es decir, unidades x precio + impuestos
Precio Incluye el importe sin impuestos del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el artículo con la "lupa" (ya que se trata de productos que has registrado previamente en la plataforma).
Impuestos Selecciona un impuesto de la base de datos (por ejemplo; IVA 21%, retención 19%, importación o recargo de equivalencia). Aparecerá por defecto la preferencia de los impuestos del contacto, producto y cuenta que se haya establecido.
Total Se calculará automáticamente al añadir el precio y las unidades. Puedes modificarlo cuando quieras. Al hacerlo, cambiará el precio automáticamente.
- Informa los campos en el bloque inferior izquierdo del editor de facturas:
Mensaje visible en compra Apartado para incluir un mensaje específico para una factura.
Añadir campo personalizado Añade información adicional mediante una tabla, por ejemplo, un número de pedido.
3. Adjunta el PDF de compra
Al contabilizar la compra en Holded, puedes adjuntar la factura en PDF para tenerla documentada.
- Dirígete al bloque superior de información
- Haz clic sobre Selecciona o arrastra un documento
- Arrastra el documento que corresponda o escógelo desde la ventana emergente
4. Cumplimenta las opciones avanzadas
- Dirígete al bloque superior de información
- Haz clic en el botón Opciones
- Completa las siguientes opciones según convenga:
Descuento Rellena la casilla con el % que quieras descontar y se aplicará al total de la factura.
Moneda Selecciona la moneda que aparecerá en la factura desde el menú desplegable. Al elegir una divisa diferente a la que está asignada en la cuenta de la empresa, se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo necesitas, puedes editar el cambio manualmente. Modo Documento Esta función está deshabilitada para compras, ya que no se genera un PDF al contabilizarlas.
Factura En caso de desactivar esta opción desaparecerán los campos de Descuento y Fecha de vencimiento.
Cuenta por ítem Activa la casilla para poder asignar una cuenta de gasto por línea de factura.
Tags por ítem Activa la casilla para poder asignar un tag por línea de factura.
Descuento por producto Al activar esta opción se añadirá una nueva columna en la tabla donde podrás aplicar un descuento para cada línea de producto.
Mostrar suplidos Esta opción te permitirá añadir suplidos a la factura.
Campos de factura-e Haz clic para rellenar los campos de la factura electrónica que podrás descargar en formato .xml para subirlo a la web del organismo pertinente.
5. Asigna una cuenta de gasto
- Ve a la sección de Categorización
- Usa el campo desplegable para buscar o crear una nueva cuenta de gasto
- Selecciona una cuenta para asignarla a la factura y poder segmentar tus compras
Siempre deberán ser cuentas de grupos de compras o gastos (60, 65, 66 o 67)
Recuerda que una vez hayas creado varias cuentas de gasto y las hayas asignado a tus facturas, podrás analizar cuánto has gastado por cada cuenta en el apartado de Informes.
6. Utiliza tags o etiquetas
Holded te permite añadir etiquetas o tags a tus facturas para poder exportar informes personalizados.
- Dirígete al bloque inferior derecho
- Haz clic encima del recuadro Tags
- Escribe para buscar o crear un nuevo tag
Aprende aquí cómo crear tags o etiquetas para tus filtros y contabilidad analítica
7. Añade suplidos a la factura
Los suplidos son gastos que un profesional paga en nombre de su cliente. Es decir, es un pago que corresponde al cliente, pero del que se encarga el profesional para agilizar trámites. Por eso, no sería correcto asignarlos a una cuenta de gasto, y se asignan a cuentas de proveedores o clientes.
- Dirígete al bloque superior de información
- Haz clic en el botón Opciones
- Activa la casilla Mostrar suplidos
Una vez hayas activado esta opción podrás dirigirte al apartado de Cuenta de gasto y verás cómo se activan las cuentas de suplidos del grupo 4: Acreedores y deudores, cosa que te permitirá gestionarlos.
- Desde Categorización, asigna ahora cuentas del grupo 40 (Proveedores), 43 (Clientes), 47 (Hacienda Pública)
En caso de que solo quieras añadir una línea de la factura a una cuenta contable de suplidos, activa la casilla de Mostrar suplidos desde el botón Opciones para poder diferenciar las líneas con cuenta de gasto de las de suplidos.
8. Asigna proyectos
Desde el bloque de Proyectos puedes asignar proyectos a tu factura de compra para calcular la rentabilidad de los proyectos asociados.

Descubre más aquí sobre cómo comprobar la rentabilidad de tus proyectos y facturarlos
9. Aprueba la factura o guardarla como borrador
Para guardar como borrador:
- Ve a la esquina superior derecha del editor
- Pulsa el botón Guardar como borrador
Al guardar las compras como borrador… |
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Para aprobar una factura:
- Ve a la esquina superior derecha del editor
- Pulsa el botón Aprobar
Al aprobar documentos… |
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