En Holded puedes importar todo tipo de documentos de venta del año en curso o las que corresponden a otros años. A continuación te explicamos paso a paso como importar tus ventas.

También podrás descargar la plantilla de importación desde el módulo del tipo de documento de la barra lateral, seleccionando la pestaña situada al lado del filtro de fecha.

1) Importa facturas emitidas

Una factura es un documento de carácter comercial que registra la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez a nivel legal y fiscal. Debe incluir toda la información de la operación.

Campos de la plantilla de facturas de venta

Si bien es cierto que no todos los campos de la plantilla son obligatorios, cuantos más campos completemos mejor detallada estará la información en Holded. A continuación indicamos todos los campos de la plantilla y con un * los campos que no deberías dejar vacíos, a pesar de que siempre los podrás completar una vez importada la plantilla:

1. Num factura*: Debes incluirlo en cada línea, sigue el contenido de muestra.
2. Formato de numeración: Esta numeración podrás establecerla desde Holded en Facturación > Crea las líneas de numeración para tus facturas.
3. Fecha*: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy.
4. Fecha de vencimiento*: Pasada esta fecha la factura cambiará de estado en Holded.
5. Descripción interna: Filtra por esta descripción para encontrar tu factura en Holded.
6. Nombre del contacto: Incluir el cliente a quién va dirigida la factura.
7. NIF*: Es importante incluir este campo para relacionar la factura con el contacto.
8. Dirección: Añadir la dirección de facturación del contacto.
9. Población: Ubicación de la dirección del contacto.
10. Código postal: Añadir el código de la dirección de contacto.
11. Provincia: Región donde se sitúa esta dirección.
12. País: Datos del contacto.
13. Concepto*: Incluir los nombres de los productos, uno por línea.
14. Descripción: Información adicional del producto introducido.
15. SKU*: Con este campo Holded podrá relacionar las facturas con productos que ya estén registrados.
16. Precio unidad*: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
17. Unidades*: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
18. IVA%*: Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable. Hay que incluir la key del impuesto que encontrarás en configuración > impuestos. Ejemplo: Si necesitas incluir un IVA 21% deberás indicar la siguiente key: s_iva_21
19. Retención: En el caso de que la factura contenga una retención adicional.
20. Rec. de eq.: Incluir este campo cuando la factura contenga Recargo de Equivalencia.
21. Operación: Tipo de factura (intracomunitaria, general...).
22. Forma de pago: Debes incluir la API KEY de la forma de pago. Primero generas la KEY desde el apartado de Desarrolladores > Nueva API KEY. Para finalizar generas la forma de pago accediendo a Facturación > Formas de pago y encontrarás la API KEY (número azul).
23. Cantidad cobrada*: Añadir esta cantidad con Impuestos incluidos para detallar en que estado se encuentra la factura.
24. Fecha de cobro: Momento en el que se recibe el cobro.
25. Cuenta de pago: Cuenta contable donde se ha hecho efectivo el pago del cliente.
26. Tags: Descubre todas las funciones de las etiquetas en Facturación > Listado de Tags y cómo utilizarlos.
27. Nombre canal de venta: Nombre personalizado donde se agruparán tus facturas de una misma cuenta contable.
28. Cuenta canal de venta: Añadir la cuenta de ventas para llevar una contabilidad correcta.
29. Moneda: Añadir la divisa de la factura.
30. Cambio de moneda: Incluir este cambio si queremos conservar el cambio del documento.

Importa facturas por ítem

En las facturas por ítem tendremos que añadir una línea por cada producto, indicando la información imprescindible del producto cómo por ejemplo el SKU, para que Holded pueda relacionarlo con los conceptos que ya están registrados.

• Cantidad cobrada*: Al importar las facturas por item deberás rellenar sólo la primera línea de la factura con el Importe Total cobrado. Por ejemplo, una factura con 3 items de 50 euros (150 euros con IVA). Para que aparezca como Cobrada deberás añadir en la línea del 1er item el valor de 150 y dejar las otras 2 líneas vacías.

Si dejamos líneas en blanco entre facturas la plantilla no se importará, es importante añadir las facturas sin dejar espacio y de forma correlativa, no se pueden combinar líneas de diferentes facturas.

2) Importa tickets de venta

Un ticket de venta es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales. A continuación te enseñamos a importar tus tickets de venta con la plantilla de importación. Explicamos los campos imprescindibles, la mayoría coinciden con el apartado 1.

Campos imprescindibles de la plantilla de tickets de venta

1. Num documento*: Debes incluirlo en cada línea, sigue el contenido de muestra.
2. Fecha*: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy.
3. Fecha de vencimiento*: Pasada esta fecha el ticket cambiará de estado en Holded.
4. Descripción interna: Filtra por esta descripción para encontrar tu ticket en Holded.
5. Nombre del contacto: Incluir el cliente a quién va dirigida la factura simplificativa.
6. NIF*: Es importante incluir este campo para relacionar la factura con el contacto.
7. SKU*: Con este campo Holded podrá relacionar los tickets con productos que ya estén registrados.
8. Precio unidad*: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
9. Unidades*: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
10. IVA%*: Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable.
11. Cantidad cobrada*: Añadir esta cantidad para detallar en que estado se encuentra la factura.

3) Importa tus presupuestos

Un presupuesto es una estimación de la cantidad que va a suponer un proyecto u operación. A continuación te enseñamos los campos básicos a rellenar para importar tus presupuestos.

1. Num documento*: Debes incluirlo en cada línea, sigue el contenido de muestra.
2. Formato de numeración: Esta numeración podrás establecerla desde Holded en Facturación > Crea las líneas de numeración para tus facturas.
3. Fecha*: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy.
4. Fecha de vencimiento*: Pasada esta fecha el ticket cambiará de estado en Holded.
5. Descripción interna: Filtra por esta descripción para encontrar tu ticket en Holded.
6. Nombre del contacto: Incluir el cliente a quién va dirigida la factura simplificativa.
7. NIF*: Es importante incluir este campo para relacionar la factura con el contacto.
8. SKU*: Con este campo Holded podrá relacionar los tickets con productos que ya estén registrados.
9. Precio unidad*: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
10. Unidades*: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
11. IVA%*: Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable.

4) Importa tus proformas

Una proforma es una factura borrador en la que se incluyen los detalles específicos que luego se traspasarán a la factura original. Estos son los campos imprescindibles para importar tus proformas:

1. Num documento*: Debes incluirlo en cada línea, sigue el contenido de muestra.
2. Formato de numeración: Esta numeración podrás establecerla desde Holded en Facturación > Crea las líneas de numeración para tus facturas.
3. Fecha*: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy.
4. Fecha de vencimiento*: Pasada esta fecha la proforma cambiará de estado en Holded.
5. Descripción interna: Filtra por esta descripción para encontrar tus proformas en Holded.
6. Nombre del contacto: Incluir el cliente a quién va dirigida la proforma.
7. NIF*: Es importante incluir este campo para relacionar la proforma con el contacto.
8. SKU*: Con este campo Holded podrá relacionar las proformas con productos que ya estén registrados.
9. Precio unidad*: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
10. Unidades*: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
11. IVA%*: Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable.

5) Importa tus pedidos de venta

Un pedido de venta es un documento que comprende un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos definidos.  Estos son los campos imprescindibles que necesitas completar para importar tus pedidos de venta:

1. Num pedido*: Debes incluirlo en cada línea, sigue el contenido de muestra.
2. Formato de numeración: Esta numeración podrás establecerla desde Holded en Facturación > Crea las líneas de numeración para tus facturas.
3. Fecha*: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy.
4. Fecha de vencimiento*: Pasada esta fecha el pedido cambiará de estado en Holded.
5. Descripción interna: Filtra por esta descripción para encontrar tus pedidos en Holded.
6. Nombre del contacto: Incluir el cliente a quién va dirigido el pedido.
7. NIF*: Es importante incluir este campo para relacionar el pedido con el contacto.
8. SKU*: Con este campo Holded podrá relacionar los pedidos con productos que ya estén registrados.
9. Precio unidad*: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
10. Unidades*: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
11. IVA%*: Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable.

6) Importa tus ventas rectificativas

La factura de venta rectificativa es un tipo de factura que detalla alguna corrección en la factura original o añade algún dato que sea necesario. Se utiliza para rectificar diferentes errores en la factura o indicar devoluciones de mercancías. Completa estos campos de la plantilla para importar tus rectificativas:

1. Num factura*: Debes incluirlo en cada línea, sigue el contenido de muestra.
2. Formato de numeración: Esta numeración podrás establecerla desde Holded en Facturación > Crea las líneas de numeración para tus facturas.
3. Fecha*: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy.
4. Fecha de vencimiento*: Pasada esta fecha la rectificativa cambiará de estado en Holded.
5. Descripción interna: Filtra por esta descripción para encontrar tus rectificativas en Holded.
6. Nombre del contacto: Incluir el cliente a quién va dirigida la rectificativa.
7. NIF*: Es importante incluir este campo para relacionar la rectificativa con el contacto.
8. SKU*: Con este campo Holded podrá relacionar las rectificativas con productos que ya estén registrados.
9. Precio unidad*: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
10. Unidades*: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
11. IVA%*: Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable.

7) Importa tus albaranes

El albarán es un documento mercantil que certifica que un envío ha sido entregado correctamente. El receptor del envío debe firmar el albarán cuando recibe la entrega. De esta forma, el emisor sabe que su pedido ha llegado a su destino, y por otro lado, la persona que hace la entrega justifica que ha realizado el envío a su destinatario. Para importar tus albaranes fíjate bien en estos campos que encontrarás en la plantilla de importación.

1. Num documento*: Debes incluirlo en cada línea, sigue el contenido de muestra.
2. Formato de numeración: Esta numeración podrás establecerla desde Holded en Facturación > Crea las líneas de numeración para tus facturas.
3. Fecha*: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy.
4. Fecha de vencimiento*: Pasada esta fecha el albarán cambiará de estado en Holded.
5. Descripción interna: Filtra por esta descripción para encontrar tus albaranes en Holded.
6. Nombre del contacto: Incluir el cliente a quién va dirigido el albarán.
7. NIF*: Es importante incluir este campo para relacionar el albarán con el contacto.
8. SKU*: Con este campo Holded podrá relacionar los albaranes con productos que ya estén registrados.
9. Precio unidad*: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
10. Unidades*: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
11. IVA%*: Añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable.

8) Importa tus ventas recurrentes

Una factura de venta recurrente es una factura que se emite de forma repetida para el mismo cliente durante un período de tiempo determinado. Para importar este tipo de factura necesitas completar los siguientes campos de la plantilla de importación.

Campos imprescindibles de la plantilla de ventas recurrentes

• Identificador: Hace referencia al número de recurrente.
• Intervalo: Escribe el intervalo de tiempo que quieres que pase entre cada venta, sigue el contenido de muestra para seguir el formato:

• Diario:"d"
• Semanal:"w"
• Quincenal:"bw"
• Mensual: "m"
• Bimensual:"bm"
• Trimestral:"q"
• Semestral:"ba"
• Anual: "a" 

• Fecha inicio: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy, marca el inicio de la recurrente.
• Fecha final: La debes incluir en formato dd/mm/yyyy, marca el final de la recurrente.
• Vencimiento: Escribe el tipo de vencimiento de la recurrente.
• Nombre del contacto: Incluir el cliente al que emites las facturas.
• NIF: Es importante incluir este campo para relacionar la factura con el contacto.
• Concepto: Incluir los nombres de los productos, uno por línea.
• SKU: Con este campo Holded podrá relacionar las facturas con productos que ya estén registrados.
• Precio unidad: Incluir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
• Unidades: Añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
• Tags: Descubre todas las funciones de las etiquetas en Facturación > Listado de Tags y cómo utilizarlos.

Ahora que ya has importado tus ventas veamos cómo importar las ventas en Primeros Pasos > Importa tus compras.