Cómo crear un gasto

Todos los negocios tienen gastos que deben incluirse en la contabilidad de la empresa. En Holded puedes subir todos los gastos que tengas. Solo tienes que crear un gasto y adjuntar la factura original que tu proveedor te ha mandado. Vamos a verlo paso a paso.

Crea un gasto

Paso 1. Selecciona Gastos

Desde el menú de la barra lateral, haz clic en la pestaña Gastos.

Gastos Holded

Paso 2. Haz clic en Nueva factura de gasto

Como esta va a ser nuestra primera factura de gasto, la aplicación nos invita a crearla. Así que podemos hacer clic en el botón Nueva factura de gasto.

Nueva factura de gasto Holded

Este botón solo nos aparecerá para la primera factura de gasto. Para las siguientes el proceso será el siguiente.

  1. Haz clic en Nuevo en la parte superior del menú.
    Acceso nueva factura de gasto Holded
  2. Selecciona nueva factura de gasto.
    Nueva factura de gasto Holded

Paso 3. Rellena los campos de la factura de gasto

Ahora te aparecerá una pantalla para que crees la factura de gasto que desees. Solo tienes que rellenar los campos.

Campos para crear factura de gasto Holded

En la parte superior aparece:

  • Contacto: deberás seleccionar el contacto que te ha emitido la factura. Haz clic en la flechita para abrir el desplegable y encontrarás un listado con todos tus contactos. Si todavía no has creado el contacto, aquí te explicamos cómo crear contactos.
  • Número de documento: todas las facturas deben ir correctamente numeradas. Aquí solo tienes que copiar el número que lleva la factura que te ha emitido tu proveedor.
  • Fecha: en todas las facturas debe aparecer la fecha de su emisión. Localiza y copia la fecha de emisión de la factura original. Haz clic encima del campo de texto de la fecha y se abrirá un calendario donde podrás seleccionar la fecha que desees.
    Fecha facturas Holded
  • Vencimiento: este campo funciona similar al campo fecha. Puedes abrir el calendario y escoger una fecha de vencimiento manualmente. O también tienes la opción de escoger vencimiento en 30, 60 o 90 días con las opciones que tienes a la derecha.
    Vencimiento facturas Holded

Ahora necesitaremos abrir el resto de los campos. Para que todos los campos se hagan visibles solo tenemos que hacer clic en el icono Icono más opciones facturas Holdedque se encuentra a la derecha del campo vencimiento. En la siguiente imagen lo hemos marcado con una flecha roja:

Botón para desplegar los campos al crear facturas de gasto Holded

Se abrirá un desplegable con los siguientes campos:

Campos factura gastos Hodled

  • Cuenta de gasto: abre el desplegable para seleccionar la cuenta de gasto asociada a la factura. Si aún no has creado ninguna cuenta de gasto, aquí te explicamos cómo crear cuentas de gasto.
  • Retención: en este campo debes determinar la retención IRPF que te ha aplicado tu proveedor en la factura. En nuestros artículos “El IVA y el IRPF en las facturas de un autónomo” y “El autónomo y la declaración del IRPF” tienes más información sobre el tema de las retenciones de IRPF.
  • Descuento: si te ha aplicado algún descuento, aquí es donde tienes que incluir el porcentaje.
  • Moneda: aquí tienes la opción de cambiar de moneda.
  • Modo factura: puedes elegir tres modos de factura:
    • Items: este modo es el que aparece por defecto. Es el modo de factura para productos.
      Factura items Holded
    • Tiempo: este es el modo de factura para tus servicios. Hay un campo para establecer el número de horas por concepto y otro para el precio por hora.
      Factura tiempo Holded
    • Total: en este modo de factura tienes un campo para el precio. Así de sencillo.
      Factura total Holded
  • Cuenta por ítem: selecciona esta opción si en la factura se han incluido diferentes ítems que tú quieres contabilizar en varias cuentas de gasto. Como ves en la siguiente imagen, se crea un nuevo campo llamado Cuenta, con un desplegable donde podrás elegir la cuenta de gastos a la que quieres asociar cada ítem de la factura.
    Cuenta por ítem en facturas de gasto Holded
  • Retención por producto: si habilitas este checkbox, en los ítems de tu factura aparecerá un nuevo campo: RET %. Se trata del porcentaje de retención de IRPF aplicado, diferenciando por cada producto o servicio facturado.

Ahora vamos a subir la factura original para tenerla correctamente archivada. Para ello, la escaneamos o le sacamos una foto (recuerda que todos los campos deben verse correctamente y no estar borrosa para que sea válida). Cuando tengamos el archivo en nuestro ordenador, lo seleccionamos o lo arrastramos aquí:

Subir documentos factura gastos Holded

Por último, ya solo tenemos que introducir el concepto, descripción, cantidad, precio, IVA, cuenta (si hemos seleccionado la opción previamente) y total.

Por defecto tienes un ítem creado, pero puedes añadir todos los que quieras haciendo clic en Añadir ítem.

Cuando termines, haz clic en Guardar.

Ahora ya tienes tu factura de gasto creada y puedes proceder al pago. Te explicamos cómo hacerlo en “Cómo pagar la primera factura de gasto“.

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