Cómo crear una factura de gasto recurrente

Si en tu empresa o negocio tienes gastos recurrentes, es decir, gastos que se repiten todos los meses. Por ejemplo, el alquiler del local, la electricidad, el servicio de limpieza, etc. Si utilizas Holded no tendrás que crear las factura de gasto cada mes, si no que solo será necesario que lo hagas una vez utilizando la opción factura de gasto recurrente. Te explicamos cómo.

Crea una factura de gasto recurrente

Paso 1. Selecciona Gastos

Desde el menú de la barra lateral, haz clic en la pestaña Gastos.

Pestaña gastos Holded

Paso 2. Selecciona Recurrente

En el menú de la parte superior tienes una pestaña que se llama Recurrente. Haz clic encima.

Pestaña recurrente en gastos Holded

Paso 3. Haz clic en Nuevo

Como todavía no hemos creado ninguna factura de gasto recurrente, la aplicación nos invita a hacerlo. Así que hacemos clic en Nuevo.

Factura gasto recurrente Holded

Este botón solo nos aparecerá para la primera factura de gasto recurrente. Para las siguientes el proceso será el siguiente.

  1. Haz clic en Nuevo en la parte superior del menú.
    Acceso nueva factura de gasto Holded
  2. Selecciona recurrente.
    Nueva recurrente Holded

Paso 3. Rellena los campos

Ahora te aparecerá una pantalla para que crees la factura de gasto recurrente. Solo tienes que rellenar los campos.

Campos para crear una factura de gasto recurrente Holded

Verás que los campos para crear una factura recurrente varían un poco con respecto a las facturas de gasto normales.

Los campos diferentes son los siguientes:

  • Intervalo: cada cuánto tiempo quieres emitir la factura.
  • Inicio: cuándo será el inicio del periodo de facturación.
  • Final: cuándo será el final del periodo de facturación. Si dejas este campo vacío, Holded entenderá que las facturas recurrentes se emitirán hasta final del año en curso.
  • Vencimiento: el funcionamiento es el mismo, lo único que varía son los periodos.
    Vencimiento facturas recurrentes Holded

Paso 4. Convertir en factura de gasto

Cuando creas una factura recurrente lo que estás haciendo es precrear las facturas de gasto. Por lo tanto, la aplicación creará tantas prefacturas de gasto como tú configures mediante el intervalo y las fechas de inicio y final. Luego deberás confirmarlas y será entonces cuando se conviertan en facturas de gasto propiamente dichas.

Nosotros hemos creado una factura de gasto recurrente para mostrarlo como ejemplo. El intervalo de facturación será mensual, la fecha de inicio el 1 de noviembre y la fecha de final el 31 de diciembre. Como vemos en la siguiente imagen, la aplicación ha creado dos facturas de gasto que aparecen como pendientes.

Ejemplo factura gasto recurrente Holded

Pues bien, cuando llega la fecha de emisión de la factura, Holded nos lo notificará. A continuación te indicamos dónde aparecen las notificaciones.

Notificaciones Holded

Si haces clic en el botón con el símbolo de la campana, se abrirá un desplegable con las notificaciones que tienes.

Desplegable notificaciones Holded

Siguiendo nuestro ejemplo, el sistema nos notifica de que tenemos 1 factura de gasto recurrente pendiente. Los avisos irán apareciendo conforme se acerque la fecha, así que no debemos preocuparnos.

Hacemos clic en la notificación 1 factura de gasto recurrente pendiente y nos aparecerá el panel de facturas recurrentes pendientes.

Convertir recurrente Holded

Ahora solo tenemos una factura recurrente pendiente, pero lo más habitual es que tengas múltiples. Puedes seleccionarlas todas (o las que quieras convertir) con el tick azul de la izquierda y presionar el botón Convertir situado a la derecha.

Se abrirá un cuadro donde tendrás que hacer click en Confirmar. Entonces se abrirá la factura. Puedes editar los campos que desees. Recuerda añadir el número de factura y adjuntar el documento original.

Gasto recurrente convertido Holded

Por último, hacemos clic en Guardar.

Ahora ya tienes tu factura de gasto creada y puedes proceder al pago. Te explicamos cómo hacerlo en “Cómo pagar la primera factura de gasto“.

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